Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

LA COMISION DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Visto el Reglamento (CEE) nº 729/70 del Consejo, de 21 de abril de 1970, sobre la financiación de la política agrícola común , cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) nº 1287/95 , y, en particular, el apartado 6 de su artículo 4 y apartado 3 de su artículo 5,

Considerando que la reforma del procedimiento de liquidación de cuentas, efectuada por el Reglamento (CE) nº 1287/95, prevé el establecimiento de disposiciones de aplicación relativas a la certificación y liquidación de las cuentas anuales de los organismos pagadores autorizados;

Considerando que, habida cuenta de la evolución del número y naturaleza de las medidas financiadas por la sección de Garantía del FEOGA y de la evolución de las técnicas de registro y transmisión de la información, es necesario revisar la naturaleza y el contenido de la información que debe facilitarse a la Comisión para realizar la liquidación de cuentas ;

Considerando, por lo tanto, que conviene derogar el Reglamento (CEE) nº 1723/72 de la Comisión, cuya última modificación la constituye el Reglamento (CEE) nº 295/88;

Considerando que el Comité FEOGA no ha emitido su dictamen en el plazo fijado por su presidente,

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

Artículo 1

1. Cada uno de los Estados miembros, previa consulta a la Comisión, limitará el número de organismos pagadores autorizados de conformidad con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 4 del Reglamento (CEE) nº 729/70. La Comisión podrá en particular comunicar la existencia de cualquier obstáculo que este número implique para la observancia del plazo fijado en la letra b) del apartado 2 del artículo 5 de dicho Reglamento así como para la transparencia de los controles relativos a las operaciones del Fondo. La Comisión informará al Comité del Fondo acerca de los organismos pagadores autorizados en todos los Estados miembros.

2. El Estado miembro informará a la Comisión, para cada organismo pagador, acerca de la autoridad o autoridades encargadas de emitir y retirar la autorización y de determinar el período de tiempo concedido para realizar las adaptaciones necesarias de conformidad con el apartado 4 del artículo 4 del Reglamento (CEE) nº 729/70 (« la autoridad competente »).

3. Antes de conceder la autorización a un organismo pagador, la autoridad competente deberá asegurarse de que las disposiciones administrativas y contables de este organismo ofrecen las garantías a que se refiere la letra a) del apartado 1 del artículo 4 del Reglamento (CEE) nº 729/70. Los criterios serán establecidos por el Estado miembro y aplicados por la autoridad competente a efectos de autorización, teniendo en cuenta las orientaciones generales de la Comisión para estos criterios que figuran en el Anexo. En caso de inobservancia de criterios importantes para las operaciones efectuadas por el organismo pagador se aplicarán las disposiciones del apartado 4 del artículo 4 de dicho Reglamento.

La decisión de autorización deberá basarse en un examen de las condiciones administrativas y contables, incluyendo las disposiciones adoptadas para

proteger los intereses de la Comunidad en lo que respecta a anticipos pagados, garantías obtenidas, existencias de intervención e importes que deben percibirse. El examen incluirá, en particular, las condiciones de ejecución de los pagos, la protección de la tesorería, la seguridad de los sistemas informáticos, la teneduría de los registros contables, el reparto de funciones y la idoneidad de los controles internos y externos relativos a las transacciones financiadas por la sección de Garantía del FEOGA.

4. Si la autoridad competente comprueba que el organismo pagador examinado cumple con todos los requisitos pertinentes, ésta procederá a su autorización. En caso contrario, la autoridad competente impartirá al organismo pagador instrucciones sobre las disposiciones administrativas y contables que deben adoptarse y, en particular, sobre las condiciones que el organismo pagador debe cumplir antes de obtener la autorización. La autorización podrá otorgarse con carácter provisional para un período que se fijará en función de la gravedad del problema en espera de la aplicación de las modificaciones que deben introducirse en las disposiciones administrativas y contables.

5. En caso de retirada de la autorización, el Estado miembro designará otro organismo pagador, en las condiciones establecidas en el artículo 4 del Reglamento (CEE) nº 729/70 y de conformidad con los apartado 3 y 4 del presente artículo, asegurándose de que los pagos a los beneficiarios no sean interrumpidos.

6. El acta de autorización consistirá en una confirmación escrita de que el organismo responde a los criterios de autorización y en la que se incluirán, en su caso, todas las instrucciones sobre las modificaciones que deban introducirse y el plazo fijado, dicha acta se remitirá a la Comisión.

7. La comunicación prevista en el apartado 3 del artículo 4 del Reglamento (CEE) nº 729/70 se realizará tras la primera autorización del organismo pagador y deberá incluir los siguientes datos sobre cada uno de los organismos pagadores:

- funciones atribuidas,

- subdivisión de funciones dentro de sus servicios,

- relaciones con otros organismos, públicos o privados, que asuman igualmente una parte de las funciones para la ejecución de medidas que supongan una imputación de gastos al Fondo,

- procedimientos empleados para la recepción, verificación y validación de las solicitudes de los beneficiarios, autorización y pago de los gastos,

- disposiciones relativas a la auditoría interna.

La información que debe suministrarse en caso de aplicación del apartado 4 del artículo 4 del Reglamento (CEE) nº 729/70 incluirá, en particular, todas las instrucciones sobre las disposiciones administrativas y contables, y sobre las adaptaciones que el organismo pagador esté obligado a realizar para evitar la retirada de la autorización, así como el plazo de aplicación.

Artículo 2

1. El organismo de coordinación mencionado en la letra b) del apartado 1 del artículo 4 del Reglamento (CEE) nº 729/70 será el único representante del Estado miembro ante la Comisión para todas aquellas cuestiones relativas a la sección de Garantía del FEOGA concernientes a :

- la difusión de los textos y orientaciones comunitarias respectivas a los diferentes organismos pagadores y a los servicios encargados de su ejecución,

- la promoción de su aplicación uniforme,

- la transmisión a la Comisión de la información prevista en el presente Reglamento y en el Reglamento (CEE) nº 729/70,

- la puesta a disposición de la Comisión de toda la información contable necesaria a efectos estadísticos o para la realización de controles.

No será necesario el envío a la Comisión de la información en posesión de los organismos pagadores u ordenadores de pagos en un suporte documental ; no obstante, los organismos pagadores o los ordenadores de pagos mantendrán disponible esta información. Un organismo pagador podrá desempeñar el papel de organismo de coordinación, siempre que ambas funciones se mantengan separadas. En el ejercicio de sus funciones, el organismo de coordinación podrá, con arreglo a los procedimientos nacionales, recurrir a otros órganos o servicios administrativos en particular los competentes en cuestiones contables o técnicas.

2. El Estado miembro comunicará a la Comisión los datos sobre la denominación y el estatuto del organismo de coordinación, así como las condiciones administrativas, contables y de control interno en que se efectúen tales operaciones.

3. Previa consulta del Comité del Fondo, la Comisión determinará la forma y contenido de la información contable a que se refiere el apartado 1, y los transmitirá a los Estados miembros dentro de los tres meses siguientes la entrada en vigor del presente Reglamento. Toda modificación deberá ser comunicada a los Estados miembros dentro de los tres meses siguientes al acontecimiento que haya provocado la modificación y los Estados miembros deberán llevarla a cabo dentro de un plazo que será fijado por la Comisión previa consulta al Comité del Fondo.

Artículo 3

1. El certificado a que se refiere la letra b) del apartado 1 del artículo 5 del Reglamento (CEE) nº 729/70 será expedido por un servicio u organismo independiente, desde el punto de vista funcional, de los organismos pagadores y de coordinación, con funciones técnicas (organismo de certificación).

El certificado se basará en un examen de los procedimientos y en el examen de una muestra de transacciones. Deberá garantizar la conformidad de los pagos con las disposiciones comunitarias, solamente en lo que respecta a la capacidad de las estructuras administrativas de los organismos pagadores para efectuar tales controles de conformidad antes de realizar el pago.

El organismo de certificación realizará su examen con arreglo a normas de auditoría aceptadas internacionalmente. Los controles se realizarán tanto a lo largo del ejercicio financiero como al final de éste. Antes del 31 de enero del ejercicio siguiente, el organismo de certificación expedirá un certificado y un informe sobre sus conclusiones en el que deberá indicar, en particular, si ha obtenido garantías razonables sobre la integridad, exactitud y veracidad de las cuentas que deben transmitirse a la Comisión y que los procedimientos de control interno han sido realizados

satisfactoriamente.

2. Cuando se haya autorizado a más de un organismo pagador, el Estado miembro podrá basarse en los certificados expedidos por los servicios u organismos que hayan certificado las cuentas de los organismos pagadores respectivos, siempre y cuando obtenga la garantía de que el alcance de la auditoría y las normas observadas a tal fin responden a las exigencias previstas en el apartado 1.

3. El informe mencionado en el apartado 1 precisará :

- si los procedimientos aplicados por los organismos pagadores, teniendo particularmente en cuenta los criterios de autorización, ofrecen garantías razonables de que las operaciones imputadas al Fondo son conformes con las reglas comunitarias, y qué recomendaciones se han formulado para mejorar los sistemas,

- si las cuentas anuales a que se refiere la letra a) del apartado 1 del artículo 4 se ajustan a los libros y registros de los organismos pagadores,

- si las declaraciones de gastos y de operaciones de intervención previstos en el artículo 5 constituyen básicamente una relación verdadera, completa y precisa de las operaciones imputadas al Fondo,

- si se protegen debidamente los intereses financieros de la Comunidad en lo que se refiere a los anticipos pagados, garantías obtenidas, existencias de intervención, e importes que deben percibirse,

- si las recomendaciones dirigidas al organismo pagador para mejorar los sistemas han sido tenidas en cuenta.

El informe irá acompañado de la información acerca del número y de las cualificaciones del personal que lleve a cabo la auditoría, del trabajo realizado, del número de operaciones examinadas, del grado de exactitud y de confianza obtenido, de los puntos débiles detectados y de las recomendaciones formuladas para la mejora del sistema así como sobre las operaciones del organismo de certificación y de los otros organismos de auditoría, internos o externos a los organismos pagadores, de los que el organismo de certificación haya recibido garantía total o parcial en relación con los asuntos objeto del informe.

Artículo 4

1. A los efectos de liquidación de cuentas prevista en la letra b) del apartado 2 del artículo 5 del Reglamento (CEE) nº 729/70, los Estados miembros enviarán a la Comisión:

a) las cuentas anuales de los gastos imputados a la sección de Garantía del Fondo y los informes elaborados por cada servicio u organismo con arreglo al apartado 1 del artículo 5 de dicho Reglamento ;

b) los certificados e informes elaborados por el organismo u organismos de certificación.

2. Los documentos previstos en el apartado 1 se remitirán a la Comisión, en cuatro ejemplares, a más tardar el 10 de febrero del año siguiente a la finalización del ejercicio financiero al que se refieran.

3. A petición de la Comisión, o a iniciativa del Estado miembro, podrá remitirse a ésta, información suplementaria sobre la liquidación de cuentas pertinente dentro de un plazo que la Comisión fijará en función del volumen de trabajo requerido para proporcionarla. A falta de esta información

suplementaria, la Comisión podrá aprobar la liquidación de cuentas basándose en la información de que disponga en dicho plazo.

4. La Comisión podrá aceptar una solicitud de ampliación del plazo para el envío de la información en caso justificados, si dicha solicitud se ha dirigido a la Comisión antes de la fecha límite.

Artículo 5

1. Las cuentas mencionadas en la letra a) del apartado 1 del artículo 4 incluirán :

a) un resumen de los gastos por partida y subpartida del presupuesto comunitario ;

b) un resumen de las operaciones de intervención y un estado de la cantidad y ubicación de las existencias al final del ejercicio financiero ;

c) información sobre los gastos, o confirmación de que los datos de cada operación están contenidos en un archivo informatizado o disposición de la Comisión;

d) confirmación de que los datos de cada movimiento de las existencias de intervención están contenidos en los archivos del organismo pagador ;

e) justificación de las diferencias entre el gasto declarado en las cuentas anuales y el declarado para el mismo período en los documentos mencionados en el apartado 5 del artículo 3 del Reglamento (CEE) nº 2776/88 de la Comisión , con las correcciones efectuadas de conformidad con el apartado 7 del artículo 9 de dicho Reglamento.

2. Los informes a que se refiere la letra a) del apartado 1 del artículo 4 deberán contener la información siguiente relativa al organismo de coordinación y a cada organismo pagador:

- toda transacción excepcional o dificultad técnica que se hayan producido durante el ejercicio financiera de que se trate,

- toda modificación significativa de los datos a que se refiere el apartado 7 del artículo 1 que se haya producido desde la elaboración del informe anterior.

Artículo 6

Los documentos justificativos de los gastos financiados y los importes que debe recuperar la sección de Garantía del FEOGA estarán a disposición de la Comisión al menos durante los tres años siguientes a aquel en que la Comisión lleve a cabo la liquidación de cuentas del ejercicio financiero de que se trate y, en caso de que la decisión de liquidación de cuentas sea objeto de un recurso ante el Tribunal de justicia de las Comunidades Europeas, hasta un año después de finalizado este procedimiento.

Artículo 7

1. La decisión de liquidación de cuentas, prevista en la letra b) del apartado 2 del artículo 5 del Reglamento (CEE) nº 729/70, determinará el importe de los gastos efectuados en cada Estado miembro durante el ejercicio financiero correspondiente que deben ser reconocidos como imputables al FEOGA, sin perjuicio de las decisiones adoptadas con posterioridad de conformidad con la letra c) del apartado 2 del citado artículo.

Los importes que, de conformidad con la mencionada decisión, deban recuperarse de cada Estado miembro o abonarse a éstos se determinarán deduciendo los anticipos pagados en el transcurso del ejercicio financiero

correspondiente de los gastos reconocidos para el mismo ejercicio con arreglo al párrafo primero. Estos importes se deducirán, de los anticipos, o se añadirán a los anticipos que deban pagarse en el transcurso del segundo mes siguiente al mes en que surta efecto la decisión de liquidación de cuentas.

2. La Comisión comunicará, al Estado miembro interesado, los resultados de sus verificaciones sobre las informaciones transmitidas, junto con las modificaciones que proponga, antes del 31 de marzo siguiente al final del ejercicio financiero.

3. Cuando, por causas que sean imputables al Estado miembro interesado, la Comisión no pueda liquidar las cuentas del mismo antes del 30 de abril del año siguiente, la Comisión notificará al Estado miembro las investigaciones suplementarias que se proponga realizar de conformidad con el artículo 9 del Reglamento (CEE) nº 729/70.

Artículo 8

1. En el caso de que la Comisión, a raíz de un control, considere que los gastos no se han realizado de conformidad con la normativa comunitaria, comunicará al Estado miembro de que se trate sus conclusiones e indicará las medidas correctivas que deban adoptarse para garantizar el cumplimiento de la normativa en el futuro, así como una evalución de aquellos gastos que prevea excluir de conformidad con la letra c) del apartado 2 del artículo 5 del Reglamento (CEE) nº 729/70. La comunicación hará referencia al presente Reglamento. El Estado miembro deberá dar una respuesta dentro de un plazo de dos meses y la Comisión podrá, en consecuencia, modificar su posición. En casos justificados, la Comisión puede prorrogar dicho plazo.

Después de finalizar el plazo previsto para la respuesta, la Comisión iniciará una discusión bilateral y ambas partes procurarán llegar a un acuerdo sobre las medidas que deban tomarse. La Comisión comunicará, formalmente, sus conclusiones al Estado miembro, haciendo referencia a la Decisión 94/442/CE de la Comisión .

2. Las decisiones a que se refiere la letra c) del apartado 2 del artículo 5 del Reglamento (CEE) nº 729/70 serán tomadas tras haber examinado un informe elaborado por el órgano de conciliación de conformidad con la Decisión 94/442/CE.

3. Los gastos que deben excluirse de la financiación comunitaria a que se refiere la letra c) del apartado 2 del artículo 5 del Reglamento (CEE) nº 729/70 se deducirán de los activos relativos a los gastos del segundo mes siguiente al de la decisión prevista en dicho artículo. Sin embargo, a petición de un Estado miembro y cuando la importancia de las deducciones lo justifique ; la Comisión, previa consulta al Comité del Fondo, pueda decidir otras fechas.

Artículo 9

Queda derogado el Reglamento (CEE) nº 1723/72 con efectos a partir del 16 de octubre de 1995. Sin embargo, seguirá siendo aplicable a la liquidación de las cuentas del Fondo de Garantía hasta las de su ejercicio financiero de 1995.

Artículo 10

El presente Reglamento entrará en vigor el séptimo día siguiente al de su

publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

Será aplicable a partir del ejercicio financiero que comienza el 16 de octubre de 1995.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Bruselas, el 7 de julio de 1995.

Por la Comisión

Franz FISCHLER

Miembro de la Comisión

ANEXO

Orientaciones generales para los criterios de autorización de un organismo pagador

Los criterios de autorización son aquellos a partir de los cuales el organismo pagador pueda ofrecer la seguridad suficiente relativa al correcto funcionamiento de su organización administrativa y de su sistema de control interno, así como de la conservación de los documentos de acuerdo con el artículo 4 del Reglamento (CEE) nº 729/70. Solamente el reducido volumen de operaciones del organismo pagador puede justificar la aplicación de criterios de simplificación. La falta de respeto de alguno de los criterios significativamente relevantes para las operaciones del organismo pagador conllevará la aplicación del artículo 4.4 de aquel Reglamento.

1. La constitución del organismo pagador (« organismo ») se realizará bajo la forma de un texto formal que fije los poderes del organismo, así como sus obligaciones y responsabilidades, especialmente en relación con los gastos de la sección de Garantía del FEOGA, tal como se establece en los artículos 2 y 3 del Reglamento (CEE) nº 729/70, y que establezca la estructura administrativa del organismo.

2. El organismo ejercerá tres funciones principales en relación a los gastos de la sección Garantía del FEOGA:

i) autorización de los pagos : el objetivo de esta función es el establecimiento de la cantidad que debería ser pagada a un solicitante de acuerdo con la legislación comunitaria;

ii) ejecución de los pagos : el objetivo de esta función es la emisión de una instrucción dirigida a los servicios pagadores del organismo, o en determinados casos, dirigida a un servicio de tesorería del gobierno, para el pago de la cantidad autorizada al solicitante (o a su cesionario) ;

iii) contabilidad de pago : el objetivo de esta función es el registro del pago en los libros de contabilidad del organismo, el cuál tendrá generalmente la forma de un sistema informático, y la preparación de las cuentas recpitulativas de gastos particularmente las declaraciones mensual y anual para la Comisión. Los libros de contabilidad también registrarán los activos financiados por el Fondo, especialmente en lo relativo a las existencias de intervención, anticipos no liquidados y deudores.

3. Sin perjuicio de las delegaciones establecidas en el punto 4 siguiente, el organismo dispondrá normalmente de dos servicios :

i) servicio de control interno : el objetivo de este servicio o procedimiento equivalente es asegurar el efectivo funcionamiento del sistema de control interno del organismo; el servicio de control interno será

independiente de los otros departamentos del organismo e informará directamente a los órganos de dirección del mismo;

ii) servicio técnico : su objetivo es verificar los hechos en base a los cuáles los pagos a los solicitantes son realizados ; por ejemplo, los hechos relativos a aspectos tales como la calidad y las características de los productos, del ganado, de la tierra etc., la fecha de entrega, la transformación en otro producto y otras comprobaciones de naturaleza técnica. La verificación de estos hechos está asegurada a través del sistema de control e inspección. Una función principal del servicio técnico es el seguimiento de este sistema de control.

4. Parte o toda de la función de autorización y/o del servicio técnico puede ser delegado a otros órganos siempre que se cumplan las siguientes condiciones :

i) las responsabilidades y obligaciones de estos otros órganos, especialmente las relativas al control y a la verificación de la conformidad con la legislación comunitaria, estén claramente definidas ;

ii) los órganos dispongan de sistemas efectivos que aseguren el cumplimiento de sus responsabilidades de manera satisfactoria ;

iii) los órganos confirmen explícitamente al organismo el cumplimiento de sus responsabilidades y describan los medios empleados para ello;

iv) el organismo sea informado regular y oportunamente de los resultados de los controles efectuados, de tal manera que la suficiencia de tales controles pueda ser tenida en consideración antes de la liquidación de la solicitud. El trabajo efectuado será descrito detalladamente en el informe que acompañe a cada solicitud, grupo de solicitudes o, cuando así se considere oportuno, en un informe relativo a la campaña de comercialización. El informe irá acompañado de una certificación de admisibilidad de las solicitudes aprobadas y de la naturaleza, alcance y límites del trabajo realizado. En el caso de controles físicos o administrativos, no necesariamente exahustivos, realizados a partir de un muestreo de las solicitudes, las solicitudes seleccionadas deberán ser identificadas, el método de muestreo descrito, informándose de los resultados de todas las inspecciones y medidas tomadas en relación a las discrepancias e irregularidades descubiertas. El soporte documental entregado al organismo debería ser suficiente para asegurar que todos los controles necesarios acerca de la admisibilidad de las solicitudes autorizadas, han sido efectuados ;

v) cuando los documentos relativos a las solicitudes autorizadas y/o a los controles efectuados obren en poder de otros órganos, tanto el organismo como estos órganos establecerán un procedimiento dirigido a asegurar que la ubicación de estos documentos relevantes para los pagos específicos efectuados por el organismo, ha sido debidamente registrada, y que estos documentos podrán estar a disposición en caso de una inspección en las oficinas del organismo a petición de las personas y órganos que tendrían normalmente el derecho a inspeccionar tales documentos, entre los cuáles habría que incluir:

- al personal del organismo encargado de tramitar la solicitud,

- al servicio de control interno del organismo,

- el órgano que certifica la declaración anual del organismo,

- funcionarios bajo mandato de la Unión Europea.

5. La estructura administrativa del organismo asegurará la separación de las tres funciones de autorización, ejecución y contabilidad del pago, cada una de las cuales deberá ser responsabilidad de una subunidad administrativa separada, cuyas competencias serán definidas en un Organigrama de funcionamiento. La estructura administrativa puede establecer que la función del servicio técnico sea desempeñada por el departamento de autorización, en aquellos casos que se consideren pertinente.

6. El organismo pagador adoptará los procedimientos siguientes o bien aquellos que ofrezcan garantías equivalentes :

i) El organismo establecerá por escrito el procedimiento detallado relativo a la recepción, registro y tratamiento de las solicitudes, incluyendo la descripción de todos los documentos a utilizar.

ii) La separación de funciones estará estructurada de tal forma que un funcionario sea competente solamente para las tareas derivadas de una de las siguientes atribuciones : autorización, pago y contabilidad de las cantidades imputadas al FEOGA, y además ningún funcionario realizará una de estas funciones sin que su trabajo sea supervisado por un segundo funcionario.

Las responsabilidades de cada funcionario serán definidas por escrito, incluyendo el establecimiento de las limitaciones financieras bajo su autoridad. La formación de personal será apropiada y habrá una política de rotación del personal en puestos de responsabilidad, o alternativamente para una mayor supervisión.

iii) Cada funcionario responsable de la autorización tendrá a su disposición una exhaustiva lista de control de las verificaciones que deba efectuar, e incluirá en los documentos que sirven de base a la solicitud, su certificación de que tales controles han sido realizados. Esta certificación puede ser realizada mediante medios electrónicos de acuerdo con las condiciones establecidas en el inciso vi). El trabajo de cada funcionario será revisado y documentado por un funcionario superior.

iv) La autorización de pago de una solicitud se efectuará solamente después de que se hayan realizado suficientes controles dirigidos a verificar su conformidad con los reglamentos comunitarios. Entre estos controles, estarán incluidos los requeridos en el reglamento relativo a la medida específica bajo la cuál la ayuda es solicitada, y aquellos requeridos por el artículo 8 del reglamento (CEE) nº 729/70 para prevenir y detectar el fraude y las irregularidades con especial consideración a los riesgos presentados. Los controles a tomar serán especificados en una lista de control, y su ejecución deberá ser certificada para cada solicitud o para cada grupo de solicitudes.

v) Los procedimientos deberán asegurar que el pago solamente será realizado en favor del beneficiario, en su cuenta bancaria o en la de su cesionario. El pago será ordenado por el servicio pagador del organismo, o, cuando así se considere oportuno, por un servicio de tesorería del gobierno, o mediante cheque expedido por correo, dentro de los cinco días laborables siguientes a la fecha en que se carga al FEOGA. Se establecerán procedimientos para

asegurar que todos los pagos en los que no se hay llevado a cabo la transferencia, o bien los cheques no hayan sido cobrados, se abonen de nuevo al fondo. No se realizarán pagos en efectivo. La autorización del funcionario facultado y/o de su supervisor puede ser realizada mediante medios electrónicos siempre y cuando un adecuado nivel de seguridad en estos medios sea asegurado, y siempre que la identidad del firmante sea recogida mediante registro electrónicos.

vi) Cuando las solicitudes sean procesadas utilizando un sistema informático, el acceso al sistema informático será protegido y controlado de tal manera que :

- toda la información introducida en el sistema sea verificada para asegurar que los errores en la introducción de datos sean detectados y corregidos ;

- solamente funcionarios autorizados mediante un código de acceso podrán introducir, modificar o verificar las informaciones ;

- la identidad de cada funcionario que introduce o modifica informaciones deberá ser registrada en un registro de operaciones.

Los códigos de acceso serán cambiados regularmente para evitar su utilización incorrecta. Los sistemas informáticos deberán ser protegidos ante accesos no autorizados mediante controles físicos, y la información será mantenida en copias de seguridad guardadas en sitios separados y protegidos. La introducción de información deberá ser controlada mediante controles lógicos dirigidos a detectar toda información que carezca de sentido o de carácter excepcional.

vii) Los procedimientos del organismo asegurarán que cada cambio en los reglamentos comunitarios, y especialmente aquellos que afecten al importe de las ayudas aplicables, sean registrados y que las instrucciones, bases de datos y las listas de control sean actualizados a su debido tiempo.

7. Los anticipos serán identificados en los registros contables, adoptándose los procedimientos siguientes para asegurar que :

i) las garantías sean obtenidas solamente de instituciones financieras que reúnan las condiciones establecidas por el reglamento (CEE) nº 2220/85 de la Comisión, autorizadas por las autoridades competentes y, que ofrezcan garantías válidas hasta la liquidación o su exigencia. Estas garantías son satisfechas con la sola petición del organismo ;

ii) los anticipos sean liquidados dentro de los plazos de tiempo estipulados, y que aquellos pendientes de liquidación sean identificados y las garantías sean inmediatamente aplicadas;

iii) la liquidación de los anticipos esté sujeta a los mismos controles que los establecidos para la autorización de los pagos.

8. La contabilidad de las existencias de intervención asegurará que las cantidades y los costes asociados sean registrados correcta y oportunamente por lotes identificados y en la cuenta correcta en cada fase, desde la aceptación de la oferta hasta la salida física del producto de acuerdo con la reglamentación, y asegurará que la cantidad y naturaleza de las existencias en cada lugar pueda ser determinada en cualquier momento. Las existencias deberán ser verificadas físicamente a intervalos regulares por personas, órganos o departamentos independientes de los almacenistas.

9. Los procedimientos contables deberán asegurar que las declaraciones

mensuales y anuales sean completas, precisas y realizadas a tiempo, y que cualquier error u omisión es detectado y corregido, especialmente a través de controles y conciliaciones llevadas a cabo en intervalos no superiores a los tres meses.

10. El servicio de control interno verificará si los procedimientos adoptados por el organismo son adecuados y aseguran la conformidad con los reglamentos comunitarios y que la contabilidad es precisa, completa y realizada a tiempo. Las verificaciones pueden limitarse a las medidas seleccionadas y a las muestras tomadas de las transacciones siempre que el programa de trabajo asegure que todas las áreas significativas, incluidos los servicios responsables de la autorización, estén cubiertas en un período que no exceda de cinco años. El trabajo del servicio de control será realizado de acuerdo a normas internacionalmente aceptadas, será registrado en documentos de trabajo y será plasmado en informes y recomendaciones dirigidas a los órganos de dirección del organismo. Los programas e informes de control deben ser puestos a disposición del organismo de certificación y de los funcionarios comisionados por la Unión Europea para la realización de auditorias financieras con el solo objetivo de valorar la efectividad de las funciones de la auditoria interna.

11. Todos los párrafos hasta ahora mencionados se aplicarán, mutatis mutandis, a los « gastos negativos » (tasas, garantías ejecutadas, reembolsos de pagos, etc.) que el organismo deba recaudar a favor de la sección de Garantía del FEOGA. En particular, el organismo establecerá un sistema de reconocimiento de todas las cantidades debidas al FEOGA y un sistema de registro en un libro mayor de deudores de todas estas deudas previamente a su ingreso. El libro mayor de deudores será inspeccionado regularmente con la finalidad de llevar a cabo la recaudación de las deudas impagadas.

El organismo puede delegar la responsabilidad de la recaudación de ciertas categorías de gastos negativos a otros órganos, de acuerdo con las condiciones establecidas en el párrafo 4, adaptado adecuadamente, con la condición adicional de que este órgano informe regular y oportunamente al organismo, al menos mensualmente, de todos los ingresos reconocidos y del dinero recibido.

12. El organismo establecerá procedimientos que aseguren que todas las solicitudes recibidas serán examinadas con toda prontitud.