Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, leído en relación con el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica,
Visto el Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión, por el que se modifican los Reglamentos (UE) n.o 1296/2013, (UE) n.o 1301/2013, (UE) n.o 1303/2013, (UE) n.o 1304/2013, (UE) n.o 1309/2013, (UE) n.o 1316/2013, (UE) n.o 223/2014 y (UE) n.o 283/2014 y la Decisión n.o 541/2014/UE y por el que se deroga el Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 (1), y en particular su artículo 70,
Considerando lo siguiente:
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(1) |
el Reglamento Delegado (UE) n.o 1271/2013 de la Comisión (2) establece el Reglamento Financiero marco de los organismos creados por la Unión en virtud del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea y el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica y que tienen personalidad jurídica y reciben contribuciones con cargo al presupuesto de la Unión (en lo sucesivo, «organismos de la Unión»). El Reglamento Delegado (UE) n.o 1271/2013 se basa en el Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo (3). El Reglamento (CE, Euratom) n.o 966/2012 ha sido sustituido por el Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. |
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(2) |
Es necesario derogar el Reglamento (UE) n.o 1271/2013 y sustituirlo por el presente Reglamento con el fin de armonizarlo con el Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 y permitir una mayor simplificación y clarificación de las normas para tener en cuenta la experiencia adquirida en su aplicación y mejorar la estructura de gobernanza de los organismos de la Unión y su obligación de rendición de cuentas. |
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(3) |
El presente Reglamento debe establecer los principios generales y las normas básicas aplicables a los organismos creados con arreglo al TFUE y al Tratado Euratom que reciben contribuciones con cargo al presupuesto de la Unión y sin perjuicio de lo dispuesto en el acto constitutivo. Sobre la base de este Reglamento los organismos de la Unión deben adoptar sus propias normas financieras que no podrán apartarse del presente Reglamento, salvo en caso de que así lo exijan necesidades específicas y previo acuerdo de la Comisión. |
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(4) |
Por motivos de coherencia, los organismos de la Unión que se autofinancian plenamente y a los que no se aplica el presente Reglamento deben establecer normas similares, cuando proceda. De conformidad con la Declaración Común del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión, de 19 de julio de 2012, relativa a las agencias descentralizadas estos organismos deben presentar al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión un informe anual sobre la ejecución de su presupuesto y tener debidamente en cuenta sus solicitudes y recomendaciones. |
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(5) |
Los organismos de la Unión deben establecer y ejecutar su presupuesto de conformidad con los principios de unidad, veracidad, universalidad, especialidad, anualidad, equilibrio, unidad de cuenta, buena gestión financiera y rendimiento, y transparencia. |
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(6) |
Se debe hacer hincapié en el carácter equilibrado de la contribución de la Unión. La parte del resultado presupuestario positivo de los organismos de la Unión que supere el importe de la contribución de la Unión abonada durante el ejercicio debe ser reembolsada al presupuesto de la Unión. |
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(7) |
Cuando el acto constitutivo establezca que, además de la contribución de la Unión, los ingresos estén constituidos por tasas y cánones y que los ingresos derivados de las tasas y cánones se afecten a determinadas partidas de gasto, los organismos de la Unión deben tener la posibilidad de transferir el saldo en forma de ingresos afectados. A fin de permitir una mayor flexibilidad, el resultado negativo en relación con los ingresos afectados procedentes de tasas y cánones podría compensarse mediante el excedente acumulado de ejercicios anteriores. |
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(8) |
Es preciso garantizar que las tasas se fijan a un nivel adecuado para cubrir los costes de prestación de los servicios y evitar excedentes significativos. |
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(9) |
La delegación excepcional de tareas y la concesión de subvenciones a los organismos de la Unión han de ser autorizadas en el acto constitutivo o en un acto de base y estar debidamente justificadas por las características de las tareas y de los conocimientos especializados específicos del organismo de la Unión, garantizando al mismo tiempo la buena gestión financiera y la rentabilidad. Estas tareas adicionales deben entrar en el ámbito de aplicación de los objetivos del organismo de la Unión y ser compatibles con el mandato del organismo de la Unión, tal como se define en el acto constitutivo. |
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(10) |
A fin de aumentar la transparencia, la Comisión debe, en principio, celebrar acuerdos de asociación con los organismos de la UE que abarquen todos los fondos concedidos además de la contribución anual de la Unión, y en particular cuando estos fondos tienen un impacto significativo en las operaciones de los organismos de la Unión. |
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(11) |
Las disposiciones relativas a las prórrogas y los ingresos afectados deben ser modificadas para tener en cuenta las disposiciones del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. Por lo que se refiere a los ingresos afectados internos, debe autorizarse, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, la financiación de nuevos proyectos inmobiliarios con los ingresos procedentes de indemnizaciones arrendaticias y de la venta de edificios. A tal fin, esos ingresos deben considerarse ingresos afectados internos que pueden ser prorrogados hasta ser plenamente utilizados. |
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(12) |
A fin de permitir una mayor flexibilidad, los organismos de la Unión deben poder llevar a cabo operaciones en monedas distintas del euro para las necesidades de la gestión administrativa. |
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(13) |
A tenor de lo dispuesto en el Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, solo debe autorizarse el desglose en pagos anuales de los compromisos que se prolonguen a lo largo de varios años cuando el acto constitutivo o acto de base así lo contemple o cuando los compromisos se refieran a gastos administrativos. |
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(14) |
Teniendo en cuenta las características específicas de los organismos de la Unión, la aceptación de las donaciones debe estar sometida a un control reforzado. Por otra parte, los organismos de la Unión no deben poder utilizar el patrocinio de empresas. |
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(15) |
Debe aclararse el concepto de rendimiento, para relacionarlo con el principio de buena gestión financiera. Debe aclararse el principio de buena gestión financiera. Debe establecerse un vínculo entre los objetivos fijados y los indicadores de rendimiento, los resultados y la economía, la eficiencia y la eficacia en el uso de los créditos. |
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(16) |
Con arreglo al artículo 53 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, el organismo de la Unión ha de participar en una evaluación comparativa con otras instituciones y organismos de la Unión. |
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(17) |
Es necesario establecer normas relativas al plan de acción para el seguimiento de las conclusiones de las evaluaciones periódicas generales a fin de garantizar la eficacia de su aplicación. |
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(18) |
Con el fin de garantizar una programación coherente, el organismo de la Unión debe elaborar un documento único de programación que contenga una programación anual y plurianual, un estado de previsiones de sus ingresos y gastos, una programación de recursos, información sobre su política inmobiliaria, una estrategia para la cooperación con terceros países u organizaciones internacionales, una estrategia para lograr mejoras de eficiencia y sinergias. El organismo de la Unión debe elaborar una estrategia para la gestión operativa de los sistemas de control interno, incluida una estrategia de lucha contra el fraude. El documento único de programación debe tener en cuenta las directrices de la Comisión. |
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(19) |
El documento de programación debe incluir la estrategia para evitar la reaparición de casos de conflicto de intereses, irregularidades y fraude, en particular cuando las deficiencias han dado lugar a recomendaciones críticas. |
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(20) |
El calendario para el documento único de programación debe ajustarse al procedimiento presupuestario para garantizar su eficacia y la coherencia de todos los documentos de programación. |
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(21) |
Los organismos de la Unión deben adaptar sus sistemas de control interno cuando gestionan oficinas fuera de la sede principal. |
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(22) |
Es conveniente prever la posibilidad de que los organismos de la Unión celebren acuerdos de nivel de servicio entre sí y con las otras instituciones de la Unión, de conformidad con el artículo 59 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, en particular con el fin de facilitar la ejecución de sus créditos, cuando ello está en consonancia con el principio de buena gestión financiera. Debe estar garantizada la información adecuada sobre los acuerdos de nivel de servicio. |
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(23) |
Es necesario aclarar la arquitectura de las funciones de auditoría interna y de control interno y racionalizar los requisitos de presentación de información. La función de auditoría interna dentro de un organismo de la Unión debe ser llevada a cabo por el auditor interno de la Comisión, que debe realizar auditorías cuando esté justificado por los riesgos existentes. Es necesario establecer normas relativas a la creación y el funcionamiento de las estructuras de auditoría interna. |
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(24) |
Deben racionalizarse las obligaciones de información. Los organismos de la Unión deben presentar un informe de actividad consolidado anual que incluya información completa sobre la consecución de los objetivos y resultados, la ejecución de su programa de trabajo, el presupuesto, el plan de política de personal, y su gestión operativa y los sistemas de control interno. |
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(25) |
Con el fin de mejorar la relación coste-eficacia de los organismos de la Unión, es necesario establecer la posibilidad de compartir servicios o de transferirlos a otro organismo de la Unión o a la Comisión. Es, por lo tanto, necesario permitir que se confíe al contable de la Comisión la totalidad o parte de las tareas del contable del organismo de la Unión. |
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(26) |
Con el fin de alinear las normas relativas a los ingresos afectados con las del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, es necesario establecer normas relativas a la diferenciación de ingresos afectados internos y externos y a su prórroga. |
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(27) |
Con el fin de alinear las normas relativas al tratamiento de los intereses generados por la contribución de la Unión al organismo de la Unión con las del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, es necesario establecer que no se adeudan intereses al presupuesto. |
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(28) |
El Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 contempla la posibilidad de que, en determinados casos, se contraiga un compromiso jurídico antes de un compromiso presupuestario. Los organismos de la Unión también deben contar con esta posibilidad. |
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(29) |
En aras de garantizar la coherencia, no deben autorizarse disposiciones específicas en materia de adjudicación de contratos y de subvenciones. La aplicación de un único conjunto de normas garantiza la simplificación del trabajo del organismo de la Unión y permite la utilización de directrices y modelos preparados por la Comisión. |
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(30) |
El organismo de la Unión debe tener la posibilidad de conceder subvenciones y premios de conformidad con el acto constitutivo o delegado de la Comisión de conformidad con el artículo 62, apartado 1, letra c), inciso iv), del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. |
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(31) |
Además de las formas de contribución de la Unión ya establecidas (reembolso de los gastos subvencionables realmente efectuados, costes unitarios, sumas a tanto alzado y financiación a tipo fijo), es conveniente permitir a los organismos de la Unión que proporcionen financiación no vinculada a los costes de las operaciones pertinentes. Esta forma adicional de financiación debe basarse en el cumplimiento de determinadas condiciones previas o en la consecución de resultados medidos en relación con hitos predeterminados o mediante indicadores de rendimiento. |
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(32) |
A fin de proteger los intereses financieros de la Unión, deben aplicarse a los organismos de la Unión las normas sobre un único sistema de exclusión y detección precoz establecidas por el Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. |
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(33) |
De conformidad con el artículo 8, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo (4), los organismos de la UE deberán transmitir a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude sin demora cualquier información relativa a posibles casos de fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión. De conformidad con el artículo 24, apartado 1, del Reglamento (UE) 2017/1939 (5) del Consejo, los organismos de la Unión informarán, sin demora indebida, a la Fiscalía Europea de todo comportamiento constitutivo de delito respecto del cual esta pueda ejercer su competencia de conformidad con dicho Reglamento. Con el fin de reforzar la gobernanza de los organismos de la Unión, estos deben comunicar asimismo a la Comisión sin demora los casos de fraude, de irregularidades financieras e investigaciones. La Comisión y los organismos de la Unión deben establecer procedimientos que protejan debidamente los datos personales y garanticen el respeto del principio de necesidad de conocer en relación con cualquier transmisión de información relativa a la presunción de fraude y otras irregularidades, así como las investigaciones en curso o finalizadas. |
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(34) |
Con el fin de identificar y gestionar correctamente el riesgo real o aparente de conflicto de intereses, los organismos de la Unión deben estar obligados a adoptar normas relativas a la prevención y gestión de los conflictos de intereses. Dichas normas deben tener en cuenta las orientaciones elaboradas por la Comisión. |
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(35) |
Los derechos de acceso generales de la Comisión, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude y el Tribunal de Cuentas deben especificarse en el presente Reglamento. |
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(36) |
Las disposiciones relativas a la política inmobiliaria, incluida la posibilidad y las condiciones para que los organismos de la Unión financien proyectos de adquisición inmobiliaria mediante empréstitos, deben adaptarse a lo dispuesto en el Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 con objeto de garantizar una aplicación coherente de las normas por parte de todos los organismos e instituciones de la Unión. |
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(37) |
Dado que se ha derogado el Reglamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 (6), debe suprimirse el requisito de que el organismo de la UE adopte sus propias normas de desarrollo con el consentimiento previo asimismo de la Comisión. |
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(38) |
Es necesario establecer disposiciones transitorias en materia de programación y presentación de informes anuales de actividades consolidados, dado que la Comisión necesita tiempo para desarrollar las orientaciones adecuadas en colaboración con los organismos de la Unión y estos necesitan tiempo para adaptarse a las nuevas normas de programación y presentación de informes. |
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(39) |
El presente Reglamento debe entrar en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea, a fin de permitir la adopción a su debido tiempo de las normas financieras revisadas por parte de los organismos de la Unión a más tardar el 1 de julio de 2019, de manera que las agencias se beneficien de la simplificación y la armonización con el Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. |
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
Objeto
El presente Reglamento establece las normas básicas para los organismos creados por la Unión en virtud del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea y el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica y que tienen personalidad jurídica y reciben contribuciones con cargo al presupuesto de la Unión (en lo sucesivo, «organismos de la Unión»).
Sobre la base de este Reglamento, cada organismo de la Unión ha de aprobar sus propias normas financieras. Las normas financieras del organismo de la Unión no se apartarán del presente Reglamento salvo si así lo exigen sus necesidades específicas y previo acuerdo de la Comisión.
Definiciones
A efectos del presente Reglamento, se entenderá por:
— «acto constitutivo»: el instrumento del Derecho de la Unión que rige los principales aspectos de la creación y el funcionamiento del organismo de la Unión,
— «consejo de administración»: la principal instancia interna del organismo de la Unión, responsable de la adopción de decisiones sobre cuestiones financieras y presupuestarias, independientemente de su denominación concreta en el acto constitutivo,
— «director»: la persona responsable de la ejecución de las decisiones del consejo de administración y del presupuesto del organismo de la Unión en calidad de ordenador, independientemente de su denominación concreta en el acto constitutivo,
— «comité ejecutivo»: la instancia interna del organismo de la Unión que asiste al consejo de administración y cuyas responsabilidades y reglamento interno se establecen, en principio, en el acto constitutivo con independencia del nombre dado a este organismo en dicho acto.
Será de aplicación, mutatis mutandis, el artículo 2 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Plazos, fechas y términos
Salvo disposición en contrario, el Reglamento (CEE, Euratom) n.o 1182/71 (7) del Consejo será aplicable a los plazos establecidos en el presente Reglamento.
Protección de datos de carácter personal
El presente Reglamento se entenderá sin perjuicio de las disposiciones del Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo (8), y del Reglamento (CE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (9).
Respeto de los principios presupuestarios
El presupuesto del organismo de la Unión deberá respetar, en su elaboración y ejecución, los principios de unidad, veracidad presupuestaria, anualidad, equilibrio, unidad de cuenta, universalidad, especialidad, buena gestión financiera y transparencia, según lo establecido en el presente Reglamento.
Ámbito de aplicación del presupuesto del organismo de la Unión
1. Para cada ejercicio presupuestario, el presupuesto del organismo de la Unión autorizará los ingresos y los gastos previsibles del organismo de la Unión que se consideren necesarios. Comprenderá los ingresos y gastos del organismo de la Unión, incluidos los gastos administrativos.
2. El presupuesto del organismo de la Unión constará de:
a) los créditos no disociados;
b) si las necesidades operativas lo justifican, los créditos disociados que den lugar a créditos de compromiso y a créditos de pago.
3. Los créditos autorizados para el ejercicio presupuestario se compondrán de:
a) los créditos de la subvención anual concedida por la Unión;
b) los créditos resultantes de todas las tasas y cánones que el organismo de la Unión esté autorizado a percibir en virtud de las competencias conferidas, y otros diversos ingresos;
c) los créditos de las contribuciones financieras de los Estados miembros que acojan al organismo;
d) los créditos habilitados a raíz de la percepción de los ingresos afectados durante el año financiero destinados a financiar gastos específicos conforme al artículo 20, apartado 1;
e) los créditos prorrogados de los ejercicios presupuestarios precedentes.
4. Los ingresos procedentes de las tasas y cánones solo se asignarán en casos excepcionales y debidamente justificados, previstos en el acto constitutivo.
5. A reserva de lo dispuesto en el artículo 75, apartado 2, los créditos de compromiso financiarán el coste total de los compromisos jurídicos contraídos durante el ejercicio presupuestario.
6. Los créditos de pago financiarán los gastos resultantes de la ejecución de los compromisos jurídicos contraídos durante el ejercicio presupuestario en curso o en ejercicios precedentes.
7. Los apartados 3 y 5 del presente artículo no impedirán la posibilidad de comprometer créditos en términos globales o de efectuar compromisos presupuestarios por tramos anuales, según lo previsto, respectivamente, en el artículo 74, apartado 1, letra b), y en el artículo 74, apartado 2.
Convenios de contribución, convenios de subvención y acuerdos marco de colaboración financiera
1. Los convenios de contribución y los convenios de subvención podrán celebrarse entre la Comisión y un organismo de la Unión con carácter excepcional siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a) el acto constitutivo del organismo de la Unión o un acto de base prevea expresamente dicha posibilidad;
b) la celebración de tal convenio o acuerdo esté debidamente justificada por el especial carácter de la acción y los conocimientos técnicos específicos del organismo de la Unión;
c) las tareas que deban ser realizadas por el organismo de la Unión en virtud del convenio o acuerdo satisfagan los siguientes criterios:
i) entran en el ámbito de aplicación de los objetivos del organismo de la Unión y las tareas son compatibles con el mandato del organismo de la Unión, tal como se establece en el acto constitutivo,
ii) las tareas no forman parte de las encomendadas al organismo de la Unión en el acto constitutivo y financiado por la subvención anual concedida por la Unión.
2. Cuando se hayan celebrado los convenios de contribución y convenios de subvención a que se refiere el apartado 1 y acuerdos de nivel de servicio en relación con los servicios ofrecidos por el organismo de la Unión a la Comisión, esta podrá celebrar un acuerdo marco de colaboración financiera con el organismo de la Unión, de conformidad con el artículo 130 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
3. La elección del organismo de la Unión por parte de la Comisión tendrá debidamente en cuenta la relación coste-eficacia derivada de encomendarle dichas tareas.
4. En caso de que la Comisión firme excepcionalmente un convenio de contribución con el organismo de la Unión, se aplicarán al organismo de la Unión las normas aplicables a la gestión indirecta, tal como se define en los títulos V y VI del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 respecto de los fondos asignados a ese convenio y no se aplicarán los artículos 105 y 106 del presente Reglamento.
5. Las tareas a que se refiere el apartado 1 deben incluirse en el documento único de programación del organismo de la Unión a que se refiere el artículo 32, únicamente a efectos informativos. La información sobre los convenios a que se refiere el apartado 2 se incluirá en el informe anual de actividades consolidado a que se refiere el artículo 48.
6. El ordenador informará al consejo de administración antes de proceder a la firma de cualquier convenio a que se hace referencia en el apartado 2.
Normas específicas relativas a los principios de unidad y de veracidad presupuestaria
1. Todos los ingresos y gastos se consignarán en una línea presupuestaria del organismo de la Unión.
2. No podrá efectuarse ningún compromiso de gastos ni ordenamiento de pagos que exceda de los créditos autorizados por el presupuesto del organismo de la Unión.
3. No podrá consignarse en el presupuesto del organismo de la Unión ningún crédito si no corresponde a un gasto que se considere necesario.
4. Los intereses devengados por los pagos de prefinanciaciones efectuados con cargo al presupuesto del organismo de la Unión no serán pagaderos al organismo de la Unión, salvo que se estipule lo contrario en los convenios de contribución a que se hace referencia en el artículo 7.
Definición
Los créditos consignados en el presupuesto del organismo de la Unión se autorizarán por un ejercicio presupuestario, que se prolongará del 1 de enero al 31 de diciembre.
Contabilidad aplicable a los ingresos y los créditos
1. Los ingresos del organismo de la Unión de un determinado ejercicio financiero a que se refiere el artículo 6 se contabilizarán con cargo a ese ejercicio en función de los importes percibidos durante el mismo.
2. Los ingresos del organismo de la Unión darán lugar a la apertura de créditos de pago por el mismo importe.
3. Los compromisos se contabilizarán en el ejercicio presupuestario tomando como base los compromisos jurídicos contraídos hasta el 31 de diciembre de dicho ejercicio. No obstante, los compromisos presupuestarios globales a que se refiere el artículo 74, apartado 1, letra b), se contabilizarán en el ejercicio presupuestario en función de los compromisos presupuestarios efectuados hasta el 31 de diciembre de ese ejercicio.
4. Los pagos se contabilizarán con cargo a un ejercicio presupuestario tomando como base los pagos efectuados por el contable hasta el 31 de diciembre de ese ejercicio.
5. Cuando el acto constitutivo establezca que se financien por separado tareas claramente definidas o cuando el organismo de la Unión aplique los acuerdos ad hoc a que se refiere el artículo 7, el organismo de la Unión mantendrá líneas presupuestarias específicas sobre las operaciones de ingresos y de gastos. El organismo de la Unión deberá identificar claramente cada grupo de tareas en su programación de recursos incluida en el documento de programación único elaborado de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 32.
Compromiso de créditos
1. Los créditos consignados en el presupuesto del organismo de la Unión podrán comprometerse con efectos a partir del 1 de enero, una vez haya sido definitivamente aprobado el presupuesto del organismo de la Unión.
2. A partir del 15 de octubre del ejercicio presupuestario, los gastos administrativos corrientes podrán ser comprometidos anticipadamente con cargo a los créditos previstos para el ejercicio siguiente, siempre que los gastos hayan sido homologados en el último presupuesto del organismo de la Unión debidamente adoptado, y tan solo hasta un máximo de una cuarta parte de los créditos decididos por el consejo de administración respecto de la línea presupuestaria correspondiente para el ejercicio presupuestario en curso.
Anulación y prórroga de créditos
1. Los créditos que no se hubieren utilizado al término del ejercicio presupuestario en el que fueron consignados serán anulados, salvo que sean prorrogados de conformidad con los apartados 2 y 4.
2. Los siguientes créditos podrán ser prorrogados mediante decisión adoptada en virtud del apartado 3, pero únicamente al ejercicio presupuestario siguiente:
a) los créditos de compromiso y créditos no disociados cuando los preparativos del acto de compromiso estén ultimados, en su mayor parte, a 31 de diciembre del ejercicio presupuestario; estos créditos podrán ser comprometidos hasta el 31 de marzo del ejercicio presupuestario siguiente, con excepción de los créditos no disociados relacionados con proyectos inmobiliarios, que podrán ser comprometidos hasta el 31 de diciembre del ejercicio presupuestario siguiente;
b) los créditos de pago necesarios para cubrir compromisos anteriores o que estén relacionados con créditos de compromiso prorrogados, cuando los créditos de pago previstos en las líneas correspondientes del presupuesto del ejercicio presupuestario siguiente sean insuficientes.
Por lo que respecta a la letra b) del párrafo primero, el organismo de la Unión utilizará en primer lugar los créditos autorizados para el ejercicio presupuestario en curso y no podrá recurrir a los prorrogados sino una vez agotados los primeros.
3. El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo, adoptará su decisión sobre las prórrogas a que se refiere el apartado 2 a más tardar el 15 de febrero del ejercicio financiero siguiente.
4. Se prorrogarán automáticamente los créditos relacionados con:
a) los créditos correspondientes a los ingresos afectados internos. Dichos créditos podrán ser prorrogados únicamente al ejercicio presupuestario siguiente y podrán ser comprometidos hasta el 31 de diciembre de ese año, con excepción de los ingresos afectados internos procedentes de indemnizaciones arrendaticias y de la venta de edificios y terrenos a que se refiere el artículo 20, apartado 3, letra e), que podrán prorrogarse hasta su plena utilización;
b) los créditos correspondientes a los ingresos afectados externos. Dichos créditos deberán haberse utilizado en su totalidad cuando finalicen todas las operaciones relacionadas con el programa o la acción a que hayan sido afectados o podrán prorrogarse o ser utilizados para el programa o acción siguiente.
5. Los créditos relativos a los gastos de personal no se prorrogarán. A efectos del presente artículo, los gastos de personal incluirán las retribuciones y dietas del personal de los organismos de la Unión sujetos al Estatuto de los funcionarios.
6. Los créditos no disociados comprometidos jurídicamente antes del final del ejercicio presupuestario se abonarán hasta el final del ejercicio presupuestario siguiente.
1. Los créditos de compromiso y los créditos no disociados a que se refiere el artículo 12, apartado 2, párrafo primero, letra a), únicamente podrán ser prorrogados si sus importes no hubieran podido ser comprometidos antes del 31 de diciembre del ejercicio presupuestario por motivos no imputables al ordenador y si los preparativos estuvieran lo suficientemente avanzados como para poder prever razonablemente que tales importes podrán comprometerse a más tardar el 31 de marzo del ejercicio presupuestario siguiente, o en relación con proyectos inmobiliarios, a más tardar el 31 de diciembre del ejercicio presupuestario siguiente.
2. Los créditos prorrogados con arreglo al artículo 12, apartado 2, letra a), que no se hubieran comprometido a 31 de marzo del ejercicio presupuestario siguiente, o hasta el 31 de diciembre del ejercicio siguiente para los importes correspondientes a proyectos inmobiliarios, serán anulados automáticamente.
3. Los créditos prorrogados que hayan sido anulados se indicarán en las cuentas.
Liberación de créditos
1. Las liberaciones de los compromisos presupuestarios que se produjeren en cualquier ejercicio presupuestario posterior al ejercicio en que fueron asumidos por no haberse ejecutado, total o parcialmente, las acciones a que se hubieren afectado los mismos, acarrearán la anulación de los créditos correspondientes a dichos compromisos.
2. El presente artículo no se aplicará a los ingresos afectados externos a que se refiere el artículo 20, apartado 2.
Normas aplicables en caso de adopción tardía del presupuesto del organismo de la Unión
1. Si el presupuesto del organismo de la Unión no estuviere definitivamente aprobado a la apertura del ejercicio, serán de aplicación las normas establecidas en los apartados 2 a 6.
2. Las operaciones de compromiso podrán efectuarse por capítulos hasta un importe máximo de una cuarta parte del total de los créditos autorizados en el capítulo correspondiente del presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio precedente, más una doceava parte por cada mes transcurrido.
No deberá rebasarse el límite de los créditos previstos en el estado de previsiones de ingresos y de gastos.
Las operaciones de pago podrán efectuarse mensualmente por capítulos hasta un importe máximo de una doceava parte de los créditos autorizados en el capítulo correspondiente del presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio presupuestario precedente. No obstante, este importe no deberá superar la doceava parte de los créditos previstos para el mismo capítulo en el estado de previsiones de ingresos y de gastos.
3. Los créditos autorizados en el capítulo correspondiente del presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio presupuestario precedente a que se refiere el apartado 2, se entenderá que se refieren a los créditos aprobados en el presupuesto del organismo de la Unión, incluidos los presupuestos rectificativos, después del ajuste por las transferencias efectuadas durante el ejercicio.
4. Si la continuidad de la acción del organismo de la Unión y las necesidades de gestión así lo exigieran, el consejo de administración podrá autorizar, a propuesta del director, gastos superiores a una doceava parte provisional pero que no rebasen en total cuatro doceavas partes provisionales, excepto en casos debidamente justificados, tanto para las operaciones de compromiso como para las operaciones de pago, además de las que queden automáticamente disponibles de conformidad con el apartado 2.
Cada una de las doceavas partes adicionales se autorizará como un todo y no podrá fraccionarse.
5. Si para un capítulo determinado la autorización de cuatro doceavas partes provisionales concedida de conformidad con el apartado 4 no permite hacer frente a los gastos necesarios para evitar una discontinuidad de la acción del organismo de la Unión en el ámbito del capítulo correspondiente, podrá autorizarse excepcionalmente por el consejo de administración, a propuesta del director, el rebasamiento del importe de los créditos consignados en el capítulo correspondiente del presupuesto del ejercicio precedente. No obstante, no podrá rebasarse en ningún caso el importe global de los créditos abiertos en el presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio financiero precedente o en el estado de previsiones de ingresos y de gastos, tal como se propone.
Definición y ámbito de aplicación
1. El presupuesto estará equilibrado en cuanto a ingresos y créditos de pago.
2. Los créditos de compromiso no podrán superar el importe de la contribución de la Unión, los ingresos propios y otros posibles ingresos contemplados en el artículo 6.
3. Para los organismos para los que los ingresos están compuestos por tasas y cánones además de la contribución de la Unión, las tasas deben fijarse a un nivel que sea suficiente para evitar una considerable acumulación de superávit. Cuando un resultado presupuestario positivo o negativo significativo, en el sentido del artículo 99, se convierte en periódico, se revisará el nivel de las tasas y cánones.
4. El organismo de la Unión no suscribirá empréstitos en el marco de su presupuesto.
5. La contribución de la Unión al organismo de la Unión constituirá para el presupuesto del organismo de la Unión una contribución de equilibrio y podrá dividirse en varios pagos.
6. El organismo de la Unión llevará una gestión rigurosa de la tesorería, teniendo en cuenta debidamente los ingresos afectados, al objeto de garantizar que el saldo de caja refleja estrictamente las necesidades debidamente justificadas. Presentará, conjuntamente con las solicitudes de pago, previsiones detalladas y actualizadas de las necesidades reales de caja durante el ejercicio, así como información sobre los ingresos afectados.
Saldo del ejercicio presupuestario
1. Si el resultado presupuestario a tenor del artículo 99 es positivo, se efectuará un reembolso a la Comisión, como máximo, por el importe de la contribución abonada en el ejercicio. La parte del resultado presupuestario superior a la cuantía de la contribución de la Unión abonada en el ejercicio se consignará como ingreso en el presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio siguiente.
El párrafo primero también se aplicará cuando los ingresos del organismo de la Unión estén compuestos por tasas y cánones, además de la contribución de la Unión.
Se anulará la diferencia entre la contribución consignada en el presupuesto y la abonada realmente al organismo de la Unión.
2. En casos excepcionales, cuando el acto constitutivo establezca que los ingresos derivados de las tasas y cánones se asignen a gastos específicos, el organismo de la Unión podrá prorrogar el saldo de las tasas y cánones como ingresos afectados a las actividades relacionadas con la prestación de los servicios para los que deban abonarse las tasas.
3. Si el resultado presupuestario a tenor del artículo 99 es negativo, se consignará en el presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio siguiente como créditos de pago o, cuando proceda, se compensará con el resultado presupuestario positivo del organismo de la Unión en los ejercicios siguientes.
En el caso de que las tasas y cánones sean ingresos afectados, el resultado negativo en relación con los ingresos afectados puede compensarse con el excedente acumulado de ejercicios anteriores, si existiera.
4. Los ingresos o créditos de pago se consignarán en el presupuesto del organismo de la Unión durante el procedimiento presupuestario mediante el procedimiento de nota rectificativa establecido en el artículo 42 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 o, mientras se esté ejecutando el presupuesto del organismo de la Unión, mediante un presupuesto rectificativo.
El organismo de la Unión facilitará una estimación del resultado presupuestario del ejercicio N+1 a más tardar el 31 de enero del ejercicio N. La Comisión deberá tomar debidamente en consideración esta información al evaluar las necesidades de financiación del organismo de la Unión para el ejercicio N+1.
Uso del euro
1. El presupuesto se elaborará, ejecutará y contabilizará en euros. No obstante, para atender a las necesidades de tesorería a que se refiere el artículo 49, el contable, los administradores de anticipos en lo tocante a las cuentas de anticipos y el ordenador competente en lo referente a la gestión administrativa del organismo de la Unión, estarán facultados para efectuar operaciones en otras monedas.
2. Sin perjuicio de las disposiciones específicas establecidas en las normas sectoriales específicas o en contratos, convenios de subvención, convenios de contribución y acuerdos de financiación específicos, la conversión por el ordenador responsable se efectuará utilizando el tipo de cambio diario del euro publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea de la fecha en que el servicio de ordenación expida la orden de pago o de ingreso.
Si no se publicara el citado tipo de cambio diario, el ordenador competente responsable utilizará el tipo contemplado en el apartado 3.
3. A efectos de la contabilidad prevista en los artículos 82, 83 y 84 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, la conversión entre el euro y otra moneda se efectuará utilizando el tipo de cambio contable mensual del euro. Este tipo de cambio contable lo establecerá el contable de la Comisión, sirviéndose de cualquier fuente de información que se considere fidedigna, sobre la base del tipo de cambio del penúltimo día laborable del mes anterior al mes cuyo tipo de cambio vaya a fijarse.
4. Las operaciones de conversión deberán efectuarse de modo que se evite que tengan una repercusión significativa en el nivel de cofinanciación de la Unión o repercutan negativamente en el presupuesto. Cuando proceda, el tipo de conversión entre el euro y otras monedas podrá calcularse utilizando la media del tipo de cambio diario de un período determinado.
Ámbito de aplicación
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 20, la totalidad de los ingresos cubrirá todos los créditos de pago. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 24, los ingresos y los gastos se consignarán sin compensación entre sí.
Ingresos afectados
1. Los ingresos afectados externos y los ingresos afectados internos se utilizarán para financiar gastos específicos.
2. Constituirán ingresos afectados externos:
a) las contribuciones financieras de los Estados miembros y terceros países, incluidas en ambos casos sus agencias públicas, entidades o personas físicas, a determinadas actividades de los organismos de la Unión, siempre y cuando ello esté previsto en el acuerdo celebrado entre el organismo de la Unión y los Estados miembros, terceros países o agencias públicas, entidades o personas físicas de que se trate;
b) las contribuciones financieras de las organizaciones internacionales;
c) los ingresos que tengan un destino determinado, como los procedentes de fundaciones, subsidios, donaciones y legados;
d) las contribuciones financieras no cubiertas por la letra a), procedentes de terceros países u organismos no pertenecientes a la Unión y destinadas a las actividades de los organismos de la Unión;
e) los ingresos procedentes de los convenios a que se refiere el artículo 7;
f) los ingresos afectados internos a que se refiere el apartado 3, en la medida en que sean accesorios a otros ingresos contemplados en las letras a) a c) del presente apartado;
g) los ingresos procedentes de tasas y cánones a que se refiere el artículo 6, apartado 3.
3. Constituirán ingresos afectados internos:
a) los ingresos de terceros en concepto de entrega de bienes, prestación de servicios o realización de obras a petición suya, con excepción de las tasas y cánones contemplados en el artículo 6, apartado 3, letra b);
b) los ingresos procedentes del reembolso, de conformidad con el artículo 62, de cantidades pagadas indebidamente;
c) los ingresos por el suministro de bienes, prestación de servicios y realización de obras para instituciones de la Unión o de otros organismos de la Unión;
d) los importes percibidos por indemnizaciones de seguros;
e) los ingresos procedentes de indemnizaciones arrendaticias y de la venta de edificios y terrenos;
f) los ingresos procedentes del reembolso ulterior de impuestos con arreglo a lo dispuesto en el artículo 27, apartado 3, letra b), del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
4. Los ingresos afectados se prorrogarán y transferirán de conformidad con las disposiciones del artículo 12, apartado 4, letras a) y b), y del artículo 27.
5. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 2, letra f), el acto constitutivo de que se trate también podrá asignar los ingresos que contemple a determinados gastos específicos. A menos que se indique lo contrario en el acto constitutivo de que se trate, estos ingresos constituirán ingresos afectados internos.
6. Todas las partidas de ingresos en el sentido del apartado 2, letras a) a c), y del apartado 3, letras a) y c), deberán cubrir la totalidad de los gastos directos o indirectos ocasionados por la acción o finalidad en cuestión.
7. En el presupuesto del organismo de la Unión habrá de establecerse la estructura adecuada para consignar los ingresos afectados externos y de los ingresos afectados internos así como, en la medida de lo posible, el importe de los mismos.
Los ingresos afectados podrán incluirse en la estimación de los ingresos y los gastos solo por los importes que fueren seguros en la fecha en que se realice la estimación.
Estructura para consignar los ingresos afectados y provisión de los créditos correspondientes
1. La estructura para consignar los ingresos afectados en el presupuesto del organismo de la Unión constará de:
a) en el estado de ingresos, una línea presupuestaria en la que se consignen estos ingresos;
b) en el estado de gastos, los comentarios presupuestarios, incluidos los comentarios generales, con indicación de las líneas presupuestarias en las que pueden consignarse los créditos habilitados correspondientes a los ingresos afectados.
En el caso mencionado en la letra a) del párrafo primero, se hará una consignación con la mención «pro memoria» y los ingresos previstos se indicarán a título informativo en los comentarios.
2. Los créditos correspondientes a ingresos afectados, ya se trate de créditos de compromiso o de créditos de pago, se habilitarán automáticamente cuando el organismo de la Unión haya recibido los ingresos.
3. No obstante lo dispuesto en el apartado 2, cuando los ingresos afectados se deriven de la aplicación de los convenios de contribución celebrados de conformidad con el artículo 7, podrá habilitarse el importe total de los créditos de compromiso en el momento de la entrada en vigor del convenio de que se trate, siempre que el acto de base en relación con los fondos que se delegan al organismo de la Unión contemple la posibilidad de hacer uso de los tramos anuales.
Liberalidades
1. El director podrá aceptar toda clase de liberalidades en favor del organismo de la Unión, tales como fundaciones, subvenciones, donaciones y legados.
2. La aceptación de liberalidades por valor igual o superior a 50 000 EUR que pueda acarrear una carga financiera o cualquier tipo de obligación, incluidos los costes de seguimiento, superior al 10 % del valor de la liberalidad concedida, estará supeditada a la autorización previa del consejo de administración o, cuando así lo permita el acto constitutivo, del comité ejecutivo. El consejo de administración o el comité ejecutivo, según proceda, adoptarán una decisión en el plazo de dos meses a partir de la fecha en que se le haya presentado la solicitud de autorización. Si el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo no decidiere en ese plazo, la liberalidad se considerará aceptada.
3. El director, a instancias del consejo de administración o bien, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo, deberán analizar, estimar y explicar debidamente los gastos financieros, incluidos los gastos de seguimiento, o cualquier otra obligación según lo dispuesto en el apartado 1, que suponga la aceptación de las liberalidades.
Patrocinio de empresas
No será aplicable a los organismos de la Unión el artículo 26 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Normas sobre deducciones y ajuste de los tipos de cambio
Se aplicará, mutatis mutandis, el artículo 27 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
1. Los créditos se especializarán por títulos y capítulos. Los capítulos estarán subdivididos en artículos y líneas.
2. En el presupuesto del organismo de la Unión, solo podrán dotarse con créditos mediante transferencia las líneas en las que el presupuesto del organismo de la Unión autorice un crédito o que lleven la mención pro memoria.
3. El cálculo de los límites contemplados en el artículo 26 se efectuará al solicitarse la transferencia y con referencia a los créditos habilitados en el presupuesto del organismo de la Unión, incluidos los habilitados mediante presupuestos rectificativos.
4. El importe que debe tomarse en consideración a efectos del cálculo de los límites mencionados en el artículo 26 será la suma de las transferencias que deben efectuarse a la línea de origen de las transferencias, después de las correspondientes regularizaciones en función de transferencias anteriores.
Transferencias
1. El director podrá efectuar transferencias de créditos:
a) entre títulos, hasta un máximo del 10 % de los créditos del ejercicio financiero consignados en la línea de origen de la transferencia;
b) entre capítulos y dentro de cada capítulo, sin límite alguno.
2. Para rebasar el límite contemplado en el apartado 1, el director podrá proponer al consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, al comité ejecutivo, transferencias de créditos de un título a otro. El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo dispondrá de dos semanas para manifestar su oposición a las transferencias propuestas. Transcurrido ese plazo, las transferencias propuestas se considerarán aprobadas.
3. A las propuestas de transferencia y a las transferencias efectuadas de conformidad con lo dispuesto en los apartados 1 y 2 habrá de adjuntarse una justificación adecuada y detallada, en la que se muestre la ejecución de los créditos y la previsión de necesidades hasta finales del ejercicio, tanto en lo que se refiere a las líneas que vayan a ampliarse, como a las líneas de las que se detraigan créditos.
4. El ordenador informará lo antes posible al consejo de administración de todas las transferencias efectuadas. El ordenador informará al Parlamento Europeo y al Consejo de todas las transferencias realizadas al amparo del apartado 2.
Normas específicas sobre transferencias
Los créditos correspondientes a ingresos afectados solo podrán ser objeto de transferencia si dichos ingresos conservan el destino que se les haya asignado.
Rendimiento y principios de economía, eficiencia y eficacia
1. Los créditos deberán utilizarse de conformidad con el principio de buena gestión financiera, y ser por tanto ejecutados respetando los siguientes principios:
a) el principio de economía, que prescribe que los medios utilizados por el organismo de la Unión para llevar a cabo sus actividades se pondrán a disposición en el momento oportuno, en la cantidad y calidad apropiada y al mejor precio;
b) el principio de eficiencia, que se refiere a la óptima relación entre los medios empleados, las actividades acometidas y la consecución de los objetivos;
c) el principio de eficacia, que se refiere a la medida en que se alcanzan los objetivos perseguidos mediante las actividades acometidas.
2. De conformidad con el principio de buena gestión financiera, la utilización de los créditos se centrará en los resultados y con dicho fin:
a) se establecerán previamente los objetivos de los programas y actividades;
b) se hará el seguimiento de los avances en la consecución de los objetivos mediante indicadores de rendimiento;
c) se comunicarán al Parlamento Europeo y al Consejo los avances y los problemas en la consecución de tales objetivos de conformidad con el artículo 32, apartado 5, párrafo primero, letra d), y con el artículo 48, apartado 1, párrafo primero, letra b).
3. Se definirán cuando sea oportuno objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y delimitados en el tiempo a que se refieren los apartados 1 y 2, así como indicadores pertinentes, reconocidos, fiables, sencillos y sólidos. Los indicadores utilizados para supervisar el logro de los objetivos deberán abarcar todos los sectores. El director facilitará la información pertinente al consejo de administración anualmente. Se incluirá en el documento único de programación a que se refiere el artículo 32.
4. El organismo de la Unión llevará a cabo un ejercicio de evaluación comparativa contemplado en el artículo 38 del presente Reglamento.
El ejercicio de evaluación comparativa incluirá:
a) una revisión de la eficiencia de los servicios horizontales del organismo de la Unión;
b) un análisis de coste-beneficio de la puesta en común de servicios o su total transferencia a otro organismo de la Unión o a la Comisión.
A la hora de llevar a cabo la evaluación comparativa a que se hace referencia en los párrafos primero y segundo, el organismo de la Unión deberá adoptar las medidas necesarias para evitar cualquier posible conflicto de intereses.
Evaluaciones
1. Los programas y actividades que impliquen un gasto significativo serán objeto de evaluaciones previas y retrospectivas («evaluación»), que deberán ser proporcionadas a los objetivos y los gastos.
2. Las evaluaciones previas que sirven para la preparación de programas y actividades se basarán en datos sobre los resultados de programas o actividades relacionados, si se dispusiera de ellos, y determinarán y analizarán las cuestiones que se hayan de tratar, el valor añadido de la implicación de la Unión, los objetivos, los efectos previstos de las distintas opciones y los mecanismos de seguimiento y evaluación.
3. Las evaluaciones retrospectivas evaluarán la ejecución del programa o actividad, incluyendo aspectos como la eficacia, eficiencia, coherencia, pertinencia y valor añadido de la intervención de la Unión. Las evaluaciones retrospectivas se basarán en la información generada por los mecanismos de supervisión y los indicadores que se hayan definido para la actividad de que se trate. Se realizarán periódicamente y con la suficiente antelación para que las conclusiones se tengan en cuenta en las evaluaciones previas o las evaluaciones de impacto que sirven para la preparación de programas y actividades relacionados.
4. El director preparará un plan de acción para el seguimiento de las conclusiones de las evaluaciones a que se refiere el apartado 3 e informará a la Comisión sobre los progresos alcanzados en el informe anual de actividades consolidado a que se refiere el artículo 48 y, periódicamente, al consejo de administración.
5. El consejo de administración supervisará la aplicación del plan de acción a que se hace referencia en el apartado 4.
Control interno de la ejecución del presupuesto
1. De conformidad con el principio de buena gestión financiera, el presupuesto del organismo de la Unión se ejecutará de conformidad con el principio del control interno eficaz y eficiente.
2. A efectos de la ejecución del presupuesto del organismo de la Unión, se aplicará el control interno a todos los niveles de la cadena de gestión y será concebido para ofrecer garantías razonables respecto de la consecución de los siguientes objetivos:
a) la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones;
b) la fiabilidad de la información;
c) la salvaguardia de los activos y de la información;
d) la prevención, detección, corrección y seguimiento de fraudes e irregularidades;
e) la gestión adecuada de los riesgos en materia de legalidad y regularidad de las transacciones correspondientes, teniendo en cuenta el carácter plurianual de los programas y las características de los pagos de que se trate.
3. El control interno eficaz se basará en las buenas prácticas internacionales y en el marco de control interno establecido por la Comisión para sus propios servicios e incluirá, en particular, los elementos siguientes:
a) la separación de funciones;
b) una estrategia adecuada de gestión y control de riesgos que incluya controles a nivel de los perceptores;
c) la prevención de conflictos de intereses;
d) unas pistas de auditoría adecuadas y la integridad de los datos en los sistemas de datos;
e) procedimientos de supervisión de la eficacia y la eficiencia;
f) procedimientos para el seguimiento de las deficiencias y excepciones detectadas en relación con el control interno;
g) la evaluación periódica del correcto funcionamiento del sistema de control interno.
4. El control interno eficiente estará basado en los siguientes elementos:
a) la ejecución de una estrategia adecuada de control y gestión del riesgo, coordinada entre los agentes competentes que participen en la cadena de control;
b) la accesibilidad, para todos los agentes competentes que participen en la cadena de control, de los resultados de los controles;
c) la confianza, cuando proceda, en dictámenes de auditoría independientes, siempre que la calidad del trabajo subyacente sea adecuada y aceptable y que este se haya realizado de conformidad con las normas acordadas;
d) la aplicación en tiempo oportuno de medidas correctoras, incluidas, en su caso, sanciones disuasorias;
e) la supresión de la multiplicidad de controles;
f) la mejora de la relación coste-beneficio de los controles.
5. Cuando el organismo de la Unión gestione también oficinas que no se encuentren en la sede principal, el sistema de control interno estará diseñado con el fin de mitigar los riesgos específicos de las actividades de estas oficinas.
Publicación de las cuentas y presupuestos
1. El presupuesto del organismo de la Unión deberá elaborarse, ejecutarse y ser objeto de una rendición de cuentas con arreglo al principio de transparencia.
2. Un resumen del presupuesto del organismo de la Unión y cualquier presupuesto rectificativo del organismo de la Unión, tal y como hayan sido definitivamente aprobados, se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea en un plazo de tres meses a partir de su aprobación.
En dicho resumen habrá de indicarse las cifras totales para cada título del presupuesto del organismo de la Unión, la plantilla de personal, y una estimación del personal contratado, expresada en su equivalente de tiempo completo, cuyos créditos estén presupuestados, así como los expertos nacionales en comisión de servicios. En el mismo se indicará también la información equivalente para al ejercicio financiero anterior.
3. El presupuesto del organismo de la Unión, incluidos la plantilla de personal y los presupuestos rectificativos del organismo de la Unión, tal y como hayan sido aprobados definitivamente, así como una indicación del personal contratado, expresada en su equivalente a tiempo completo, cuyos créditos estén presupuestados, y el número de los expertos nacionales en comisión de servicios, se transmitirán a título informativo al Parlamento Europeo y al Consejo, al Tribunal de Cuentas y a la Comisión y se publicarán en el sitio web del organismo de la Unión en el plazo de cuatro semanas a partir de su aprobación.
4. El organismo de la Unión facilitará en su sitio web, a más tardar, el 30 de junio del ejercicio siguiente al ejercicio financiero en el que se hayan comprometido jurídicamente los fondos, información sobre los beneficiarios de fondos financiados con cargo a su presupuesto, incluidos los expertos contratados con arreglo al artículo 93 del presente Reglamento, de conformidad con el artículo 38 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 y tras una presentación estandarizada. La información publicada será fácilmente accesible, clara y general. Esta información se facilitará con la observancia debida de los requisitos de confidencialidad y de seguridad, en particular, la protección de datos personales establecida en el Reglamento (UE) 2018/1725.
Documento único de programación
1. De conformidad con el artículo 40 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, el organismo de la Unión remitirá a más tardar el 31 de enero de cada año a la Comisión, al Parlamento Europeo y al Consejo su proyecto de documento único de programación, aprobado por su consejo de administración, que incluirá:
a) un programa de trabajo plurianual;
b) un programa de trabajo anual;
c) una estimación de sus ingresos y gastos;
d) un documento de programación de recursos;
e) información sobre su política inmobiliaria;
f) una estrategia de cooperación con terceros países y/o organizaciones internacionales;
g) una estrategia para lograr mejoras de eficiencia y sinergias;
h) una estrategia para la gestión organizativa y los sistemas de control interno, incluida su estrategia contra el fraude en su última actualización y una indicación de las medidas destinadas a prevenir la repetición de casos de conflicto de intereses, irregularidades y fraude, en particular en caso de que las deficiencias a que se refieren el artículo 48 o el artículo 78, apartado 6, hayan dado lugar a recomendaciones esenciales.
Las estrategias a que se hace referencia en el párrafo primero se evaluarán anualmente, y se actualizarán cuando sea necesario.
El documento único de programación será elaborado teniendo en cuenta las directrices establecidas por la Comisión.
2. El programa de trabajo plurianual fijará la programación estratégica general para los años N+1 a N+3, incluidos los objetivos, los resultados esperados y los indicadores de rendimiento para supervisar la consecución de los objetivos y resultados.
Esta programación estratégica general también deberá mostrar, por actividad, los recursos financieros y humanos indicativos que se consideran necesarios para alcanzar los objetivos fijados y también deberá demostrar la contribución del organismo de la Unión a la consecución de las prioridades políticas de la UE.
Esta programación estratégica se actualizará cuando proceda y, en particular, con el fin de tener en cuenta el resultado de las evaluaciones globales a que se refiere el acto constitutivo.
3. El programa anual de trabajo establecerá, para el año N+1:
a) los resultados esperados que contribuirán a la consecución de los objetivos fijados en la programación estratégica general;
b) una descripción de las actividades que se financiarán, junto con una indicación de la cuantía de los recursos financieros y humanos, que muestren el número de funcionarios, agentes temporales y contractuales, tal como se definen en el Estatuto, así como de expertos nacionales en comisión de servicio.
Indicará claramente qué tareas del organismo de la Unión se han añadido, modificado o suprimido, en relación con el programa de trabajo anual adoptado del ejercicio financiero anterior. Los resultados de las evaluaciones serán tenidos en cuenta para demostrar las ventajas que pudiere aportar un aumento o una reducción del presupuesto propuesto por el organismo de la Unión en comparación con su presupuesto del ejercicio financiero anterior.
El programa anual de trabajo será coherente con el programa plurianual a que se refiere el apartado 2.
Las posibles modificaciones sustanciales del programa de trabajo anual se adoptarán por el mismo procedimiento que el programa de trabajo inicial, de conformidad con lo dispuesto en el acto constitutivo.
El consejo de administración podrá delegar al ordenador del organismo de la Unión la facultad de introducir modificaciones no sustanciales en el programa de trabajo anual.
4. El estado de previsiones de ingresos y de gastos del organismo de la Unión, respaldado por las orientaciones generales que lo justifiquen, deberá incluir:
a) una estimación de los ingresos desglosada por título; indicación de las tasas y cánones por separado, cuando proceda;
b) una estimación de gastos (créditos de compromiso y de pago) desglosados por título y capítulo de gastos;
c) una previsión trimestral de los pagos y cobros de efectivo;
d) la plantilla de personal con el número de puestos permanentes y temporales autorizados dentro del límite de los créditos presupuestarios solicitados para el ejercicio N+1, por grado y por grupo de funciones. En caso de cambios en el número de puestos de la plantilla de personal solicitados para el ejercicio N+1, se debe facilitar un estado justificativo con los motivos por los que se solicita la creación de nuevos puestos.
La misma información se facilitará a propósito del número de agentes contractuales y expertos nacionales en comisión de servicio y se expresará en equivalentes a tiempo completo.
5. La programación de recursos incluirá información cualitativa y cuantitativa sobre recursos humanos y cuestiones presupuestarias con fines de información, en particular:
a) una estimación del resultado presupuestario del ejercicio N-1, tal como se contempla en el artículo 17;
b) información sobre la contribución en especie concedida al organismo de la Unión por el Estado miembro de acogida para el ejercicio N+1;
c) para los ejercicios N-1 y N, la información relativa al número de funcionarios, agentes temporales y contractuales, tal como se definen en el Estatuto, así como de expertos nacionales en comisión de servicio;
d) información sobre la consecución de todos los objetivos fijados con anterioridad para las diferentes actividades para el ejercicio N-1, que muestre el uso real de los recursos humanos y financieros para finales de año divididos por actividades.
El documento de programación de los recursos se actualizará todos los años.
6. La información sobre la política inmobiliaria del organismo de la Unión incluirá:
a) para cada inmueble, incluidas las oficinas que se encuentran fuera de la sede principal, los gastos y la superficie cubiertos por los créditos de las líneas presupuestarias correspondientes del organismo de la Unión;
b) la evolución prevista de la programación general de superficies y locales para los próximos años, con una descripción de los proyectos inmobiliarios en fase de planificación que ya hayan sido determinados;
c) las condiciones y gastos finales, así como la información pertinente en relación con la ejecución de los nuevos proyectos inmobiliarios presentados previamente al Parlamento Europeo y al Consejo con arreglo al procedimiento establecido en el artículo 266 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, y no incluida en los documentos de trabajo del año anterior.
7. La Comisión enviará su dictamen sobre el proyecto de documento único de programación al organismo de la Unión de manera oportuna y, en cualquier caso, a más tardar el 1 de julio del ejercicio N.
Si el organismo de la Unión no tiene en cuenta plenamente el dictamen de la Comisión, ofrecerá a la Comisión las oportunas explicaciones.
8. El documento único de programación definitivo será adoptado por el consejo de administración.
9. El organismo de la Unión remitirá a la Comisión, al Parlamento Europeo y al Consejo cualquier versión posterior actualizada del documento único de programación, en particular para reflejar la opinión de la Comisión y el resultado del procedimiento presupuestario anual.
Elaboración del presupuesto
1. El presupuesto del organismo de la Unión deberá establecerse de conformidad con lo dispuesto en el acto constitutivo.
2. En el marco del procedimiento de aprobación del presupuesto, la Comisión enviará el estado de previsiones del organismo de la Unión al Parlamento Europeo y al Consejo y propondrá el importe de la contribución del organismo de la Unión, así como el personal que considere necesario para el organismo.
La Comisión establecerá el proyecto de plantilla de personal de los organismos de la Unión, así como una estimación del número de personal contratado y de expertos nacionales en comisión de servicio, expresada en su equivalente de tiempo completo, y de los créditos correspondientes, tan pronto como la Comisión haya establecido el proyecto de presupuesto.
3. El Parlamento Europeo y el Consejo aprobarán la plantilla de personal del organismo de la Unión y cualquier modificación posterior de la misma, de conformidad con el artículo 34.
4. Tras la aprobación del proyecto de presupuesto por parte de la Comisión, el consejo de administración adoptará el documento único de programación. Será definitivo tras la aprobación final del presupuesto de la Unión que establezca el importe de la contribución y la plantilla de personal. En caso necesario, se adaptarán en consecuencia el presupuesto del organismo de la Unión y su plantilla de personal.
5. En caso de que se proponga encomendar nuevas tareas a un organismo de la Unión, la Comisión, sin perjuicio de los procedimientos legislativos para la modificación del acto constitutivo, presentará al Parlamento Europeo y al Consejo la información necesaria para evaluar el impacto de las nuevas tareas sobre los recursos del organismo de la Unión a fin de revisar, en su caso, su financiación y su dotación de personal.
Presupuestos rectificativos
Cualquier modificación del presupuesto del organismo de la Unión, incluida la plantilla de personal, que vaya más allá de las modificaciones autorizadas con arreglo a lo dispuesto en el artículo 26, apartado 1, y el artículo 38, apartado 1, del presente Reglamento será objeto de un presupuesto rectificativo que habrá de aprobarse siguiendo el mismo procedimiento utilizado para el presupuesto inicial del organismo de la Unión, de conformidad con lo dispuesto en el acto constitutivo y en el artículo 32 del presente Reglamento.
A los presupuestos rectificativos se adjuntarán justificaciones y los datos sobre la ejecución presupuestaria del ejercicio anterior y del ejercicio en curso disponibles en el momento de la elaboración de los mismos.
Estructura del presupuesto del organismo de la Unión
El presupuesto del organismo de la Unión consistirá en un estado de ingresos y un estado de gastos.
Nomenclatura del presupuesto
Si la naturaleza de las actividades del organismo de la Unión lo justifica, el estado de gastos deberá presentarse conforme a una nomenclatura en la que se recoja una clasificación por destino. Compete al organismo de la Unión definir tal nomenclatura y distinguir claramente entre créditos administrativos y créditos de operaciones.
La nomenclatura del presupuesto se ajustará a los principios de especialidad, buena gestión financiera y transparencia. Deberá aportar la claridad y la transparencia necesarias para el proceso presupuestario, facilitando la identificación de los principales objetivos reflejados en las bases jurídicas correspondientes y la toma de decisiones sobre las posibles prioridades políticas y permitiendo una ejecución eficiente y eficaz.
Presentación del presupuesto del organismo de la Unión
El presupuesto del organismo de la Unión presentará:
a) en el estado de ingresos:
i) las previsiones de ingresos del organismo de la Unión correspondientes al ejercicio presupuestario de que se trate («ejercicio N»),
ii) los ingresos previstos del ejercicio presupuestario precedente y los ingresos del ejercicio N-2,
iii) los comentarios apropiados por cada línea de ingresos;
b) en el estado de gastos:
i) los créditos de compromiso y de pago del ejercicio N,
ii) los créditos de compromiso y de pago del ejercicio anterior, así como los gastos comprometidos y los gastos liquidados en el ejercicio N-2, expresados también estos últimos en porcentaje del presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio N,
iii) un estado recapitulativo de los calendarios de vencimiento de los pagos a efectuar en ejercicios posteriores como consecuencia de los compromisos presupuestarios contraídos en ejercicios anteriores,
iv) los comentarios pertinentes para cada subdivisión.
Normas relativas a las plantillas de personal
1. En la plantilla de personal contemplada en el artículo 32, apartado 4, se indicará, al lado del número de puestos de trabajo autorizados en el ejercicio, el número de puestos de trabajo autorizados el ejercicio anterior y el número de puestos realmente provistos. El citado número de puestos constituye, para el organismo de la Unión, un límite imperativo. No podrá efectuarse nombramiento alguno que suponga un rebasamiento de dicho límite.
No obstante, el consejo de administración podrá modificar la plantilla de personal hasta un total del 10 % de los puestos autorizados, excepto por lo que se refiere a los grados AD 16, AD 15, AD 14 y AD 13, siempre que se cumplan las condiciones siguientes:
a) que no se vea afectado el volumen de los créditos de personal correspondiente a un ejercicio presupuestario completo;
b) que no se rebase el límite del número total de puestos autorizados por la plantilla de personal;
c) que el organismo de la Unión haya participado en un ejercicio de evaluación comparativa con otros organismos de la Unión, iniciado por el ejercicio de evaluación del personal de la Comisión.
2. No obstante lo dispuesto en el apartado 1, párrafo segundo, podrá efectuarse la compensación de los casos de actividad a tiempo parcial autorizados por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos, de acuerdo con las disposiciones del Estatuto. En el supuesto de que un miembro del personal solicitare la anulación de la autorización antes de expirar el período concedido, el organismo de la Unión adoptará cuanto antes las medidas apropiadas para respetar el límite contemplado en el apartado 1, segundo párrafo, letra b).
Ejecución del presupuesto de conformidad con el principio de buena gestión financiera
1. Corresponde al director ejercer las funciones de ordenador. Deberá ejecutar los ingresos y gastos del presupuesto, ateniéndose a la normativa financiera del organismo de la Unión y al principio de buena gestión financiera en el marco de su propia responsabilidad y dentro del límite de los créditos autorizados.
2. Sin perjuicio de las competencias del ordenador en la prevención y detección de fraudes e irregularidades, el organismo de la Unión participará en las acciones de prevención del fraude de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude.
Información sobre transferencias de datos personales para fines de auditoría
En toda convocatoria prevista en relación con subvenciones, contratos públicos o premios gestionada mediante ejecución directa, los beneficiarios, candidatos, licitadores y participantes potenciales serán informados de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 de que, para salvaguardar los intereses financieros de la Unión, sus datos personales podrán transferirse a los servicios de auditoría interna, al Tribunal de Cuentas Europeo o a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude, así como entre los ordenadores de los organismos de la Unión, la Comisión y las agencias ejecutivas.
Delegación de competencias de ejecución del presupuesto
1. El director podrá delegar sus competencias de ejecución del presupuesto al personal del organismo de la Unión regulado por el Estatuto, de conformidad con las condiciones establecidas en las normas financieras del organismo de la Unión adoptadas por el consejo de administración. Los delegatarios no podrán extralimitarse en el ejercicio de las competencias que se les hubiera conferido expresamente.
2. El delegatario podrá subdelegar las competencias recibidas con el acuerdo explícito del director.
Conflicto de intereses
1. Los agentes financieros según lo definido en el capítulo 3 del presente título y demás personas, incluidas los miembros del consejo de administración, implicadas en la ejecución y gestión, incluidos los actos preparatorios al respecto, la auditoría o el control del presupuesto no adoptarán ninguna medida que pueda acarrear un conflicto entre sus propios intereses y los del organismo de la Unión. Adoptarán asimismo las medidas oportunas para evitar un conflicto de intereses en las funciones que estén bajo su responsabilidad y para hacer frente a situaciones que puedan ser percibidas objetivamente como conflictos de intereses.
Cuando exista el riesgo de conflicto de intereses, la persona en cuestión deberá elevar la cuestión a la autoridad competente. La autoridad competente confirmará por escrito si se considera que existe conflicto de intereses. En ese caso, la autoridad competente se asegurará de que la persona de que se trate cese todas las actividades en cuestión. La autoridad competente tomará cualquier otra medida apropiada adicional.
2. A los efectos del apartado 1, existirá conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones de los agentes financieros y demás personas a que se refiere el apartado 1 se vea comprometido por razones familiares, afectivas, de afinidad política o nacional, de interés económico o por cualquier otro motivo directo o indirecto de interés personal.
3. La autoridad competente a que se refiere el apartado 1 será el director. Si el miembro del personal en cuestión fuere el director, la autoridad competente será el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo. En caso de conflicto de intereses que implique a un miembro del consejo de administración, la autoridad competente será el consejo de administración, excluido el miembro en cuestión.
4. El organismo de la Unión adoptará normas sobre la prevención y la gestión de los conflictos de intereses y publicará anualmente en su sitio internet las declaraciones de intereses de los miembros del consejo de administración.
Método de ejecución del presupuesto del organismo de la Unión
1. El presupuesto del organismo de la Unión será ejecutado por el director en los servicios sujetos a su autoridad.
2. A fin de facilitar el desempeño de sus créditos, los organismos de la Unión podrán celebrar acuerdos de nivel de servicio a que se refiere el artículo 59 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
3. Siempre y cuando resultare indispensable, podrán confiarse contractualmente a entidades exteriores de Derecho privado competencias de peritaje técnico y competencias administrativas, preparatorias o accesorias que no impliquen ni función de potestad pública ni el ejercicio de un poder discrecional de apreciación.
Principio de separación de funciones
Separación de funciones
Las funciones de ordenador y contable serán funciones separadas y mutuamente excluyentes.
El organismo de la Unión pondrá a disposición de cada agente financiero los recursos necesarios para el desempeño de sus funciones y una carta en la que se describan con todo detalle sus funciones, derechos y obligaciones.
El ordenador
Competencias y funciones del ordenador
1. Compete al ordenador ejecutar los ingresos y gastos de acuerdo con los principios de buena gestión financiera, velando entre otras cosas por la presentación de informes sobre rendimiento, así como garantizar el cumplimiento de los principios de legalidad y regularidad y de igualdad de trato de los perceptores de fondos de la Unión.
2. El ordenador establecerá la estructura organizativa y los sistemas de control interno adaptados a la ejecución de las funciones de ordenador, de conformidad con las normas mínimas o principios adoptados por el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, por el comité ejecutivo, sobre la base del marco de control interno establecido por la Comisión para sus propios servicios y teniendo debidamente en cuenta los riesgos asociados con el entorno de gestión, incluidos, cuando proceda, los riesgos específicos asociados a las oficinas descentralizadas, y la naturaleza de las acciones financiadas.
El establecimiento de la estructura y los sistemas mencionados será respaldado por un análisis de riesgos exhaustivo que tenga en cuenta las consideraciones sobre la relación coste-eficacia y el rendimiento.
El ordenador podrá establecer en sus servicios una función de peritaje y consejo que le ayude a controlar los riesgos que conllevan sus actividades.
3. A los fines de ejecución de los gastos, el ordenador adquirirá compromisos presupuestarios y jurídicos, liquidará los gastos y ordenará los pagos, y tomará medidas previas para la ejecución de los créditos.
4. Para ejecutar los ingresos, el ordenador determinará las previsiones de títulos de crédito, determinará el devengo de los derechos por cobrar y emitirá las órdenes de ingreso. Cuando proceda, el ordenador renunciará al cobro de los títulos de crédito devengados.
5. Con el fin de evitar errores e irregularidades antes de la autorización de las operaciones y de mitigar el riesgo de que no alcancen los objetivos, cada operación será objeto, al menos, de un control previo en relación con sus aspectos operativos y financieros, sobre la base de una estrategia de control que tenga en cuenta los riesgos y la relación coste-eficacia.
La frecuencia e intensidad de los controles previos serán determinadas por el ordenador teniendo en cuenta los resultados de controles anteriores, así como atendiendo a consideraciones sobre el riesgo y la relación coste-eficacia, sobre la base de su propio análisis de riesgos. En caso de duda, el ordenador competente para liquidar las operaciones de que se trate, en el marco del control previo, recabará más información o efectuará un control in situ a fin de obtener garantías razonables.
6. A efectos de los controles, el ordenador podrá considerar como una única operación una serie de operaciones individuales similares relativas a gastos corrientes en materia de remuneraciones, pensiones, reembolso de gastos de misión y gastos médicos.
7. Para una operación determinada, el personal encargado de la verificación será distinto del que haya iniciado la operación. El personal encargado de la verificación no estará subordinado al que haya iniciado la operación.
8. El ordenador podrá establecer controles a posteriori para detectar y corregir errores e irregularidades en las operaciones después de su autorización. Dichos controles podrán organizarse por muestreo en función del riesgo y tendrán en cuenta los resultados de los controles previos así como las consideraciones sobre la relación coste-eficacia y el rendimiento.
9. Los controles a posteriori serán efectuados por personal distinto del encargado de los controles previos. El personal encargado de los controles a posteriori no estará subordinado al personal encargado de los controles previos.
Los controles a posteriori podrían adoptar la forma de auditorías financieras en los locales de los beneficiarios.
Las normas y modalidades, incluidos los plazos, aplicables a la realización de auditorías de los beneficiarios serán claras, coherentes y transparentes, y se harán públicas en el momento de la firma del convenio de subvención.
10. Los ordenadores y el personal responsables de la ejecución presupuestaria tendrán las cualificaciones profesionales necesarias. Deberán atenerse, asimismo, a un código específico de normas profesionales aprobado por el organismo de la Unión y basado en las normas aprobadas por la Comisión para sus propios servicios.
11. Si un miembro del personal que participa en la gestión financiera y en el control de las operaciones considera que una decisión cuya aplicación o aceptación le impone su superior es irregular o contraria al principio de buena gestión financiera o a las normas profesionales que tal miembro del personal ha de respetar, informará de ello al director quien, si la información es transmitida por escrito, deberá responder por escrito. Si el director no actúa, en un plazo razonable en función de las circunstancias y, en cualquier caso, como máximo en el plazo de un mes, o confirma la decisión o instrucción inicial y el miembro del personal considera que dicha confirmación no constituye una respuesta razonable a lo planteado, el miembro del personal informará a la instancia pertinente a que se refiere el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, y al consejo de administración, por escrito.
12. En el caso de actividad ilegal, fraude o corrupción que pueda perjudicar los intereses de la Unión, el miembro del personal u otro empleado, incluidos los expertos nacionales en comisión de servicio en el organismo de la Unión, informarán de ello directamente a su superior jerárquico, el director o el consejo de administración del organismo de la Unión o a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude o la Fiscalía Europea. Los contratos con auditores externos que realicen auditorías de la gestión financiera del organismo de la Unión incluirán la obligación, para el auditor externo, de informar al director o, si este pudiera estar implicado, al consejo de administración, de cualquier sospecha de actividad ilegal, fraude o corrupción que pueda ir en detrimento de los intereses de la Unión.
Delegación de la ejecución presupuestaria
En el supuesto de que se procediere a la delegación o subdelegación de competencias de ejecución del presupuesto con arreglo a lo dispuesto en el artículo 41, a los ordenadores delegados o subdelegados les serán de aplicación mutatis mutandis las disposiciones pertinentes del artículo 45.
Custodia de los documentos justificativos por los ordenadores
1. El ordenador implantará sistemas que utilicen el papel o sistemas electrónicos para la custodia de los originales de los documentos justificativos relacionados con la ejecución presupuestaria. Esos documentos se custodiarán durante un período de al menos cinco años a contar de la fecha de aprobación de la gestión por parte del Parlamento Europeo para el ejercicio presupuestario a que tales documentos se refieren.
2. Los documentos relativos a operaciones que no se hubieran cerrado definitivamente se conservarán durante un período más largo que el previsto en el apartado 1, concretamente hasta el final del ejercicio siguiente al del cierre definitivo de dichas operaciones.
3. Los datos de carácter personal contenidos en documentos justificativos serán suprimidos, siempre que ello sea posible, cuando tales datos no sean ya necesarios para la aprobación de la gestión presupuestaria, los controles o las auditorías. El artículo 88 del Reglamento (UE) 2018/1725 se aplicará en relación con la conservación de los datos.
Informe anual de actividades consolidado
1. El ordenador rendirá cuentas ante el consejo de administración del ejercicio de sus funciones en forma de un informe anual de actividades que contenga:
a) información sobre:
i) la consecución de los objetivos y resultados fijados en el documento único de programación a que se refiere el artículo 32 mediante la presentación de informes sobre el conjunto de indicadores de rendimiento,
ii) el plan de acción para el seguimiento de las conclusiones de las evaluaciones a que se refiere el artículo 29, apartado 3, y el informe sobre los progresos realizados de conformidad con el artículo 29, apartado 4,
iii) la ejecución del programa de trabajo anual del organismo, y los recursos presupuestarios y de personal a que se refiere el artículo 32, apartado 5, letra c),
iv) la contribución del organismo de la Unión a la realización de las prioridades políticas de la Unión,
v) los sistemas de gestión organizativa y sobre la eficiencia y eficacia del control interno, incluida la ejecución de la estrategia de lucha contra el fraude del organismo, el resumen del número y tipo de auditorías internas efectuadas por el auditor interno, las estructuras de auditoría interna, las recomendaciones formuladas y el curso dado a estas recomendaciones, y a las recomendaciones de ejercicios anteriores, tal como se contempla en los artículos 82 y 83,
vi) las observaciones del Tribunal de Cuentas y las medidas adoptadas a raíz de estas observaciones,
vii) los acuerdos a que se refiere el artículo 7,
viii) los acuerdos de nivel de servicio a que se refiere el artículo 43,
ix) los actos de delegación y subdelegación a que se refiere el artículo 41;
b) una declaración del ordenador en la que deberá hacer constar si tiene una certeza razonable de que, a menos que se especifique otra cosa en las reservas relacionadas con determinadas categorías de ingresos y gastos:
i) la información recogida en el informe es exacta y veraz,
ii) los recursos asignados a las actividades descritas en el informe han sido destinados a los fines previstos y han sido utilizados con arreglo al principio de buena gestión financiera,
iii) los procedimientos de control establecidos ofrecen las garantías necesarias sobre la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes.
En el informe anual de actividades consolidado se recogerán los resultados de las operaciones en relación con los objetivos fijados y las consideraciones de rendimiento, los riesgos asociados a tales operaciones, la forma en que se han utilizado los recursos facilitados y la eficacia y eficiencia de los sistemas de control interno, incluida una evaluación de conjunto de los costes y beneficios de los controles.
El informe anual consolidado deberá presentarse al consejo de administración para su evaluación.
2. A más tardar el 1 de julio de cada año, el informe anual de actividades consolidado, junto con su evaluación, será transmitido por el consejo de administración al Tribunal de Cuentas Europeo, a la Comisión, al Parlamento Europeo y al Consejo.
3. Podrán establecerse requisitos adicionales de información en el acto constitutivo, en casos debidamente justificados, en particular cuando sea necesario por la naturaleza del ámbito en que el organismo opera.
El contable
Competencias y funciones del contable
El consejo de administración deberá nombrar un contable que, en cada organismo de la Unión, se encargará de:
a) la correcta ejecución de los pagos, el cobro de los ingresos y el cobro de los títulos de crédito devengados;
b) la preparación y presentación de las cuentas según lo establecido en el título X;
c) la llevanza de la contabilidad según lo establecido en el título X;
d) la aplicación de las normas contables, así como el plan contable, de conformidad con las disposiciones aprobadas por el contable de la Comisión;
e) la definición y validación de los sistemas contables y, en su caso, la validación de los sistemas establecidos por el ordenador y destinados a suministrar o justificar datos contables;
f) la gestión de la tesorería.
Respecto de las funciones a que se refiere el párrafo primero, letra e), el contable estará facultado para comprobar en cualquier momento el cumplimiento de los criterios de validación.
Nombramiento y cese del contable en sus funciones
1. El consejo de administración nombrará un contable, sujeto al Estatuto, que será totalmente independiente en el ejercicio de sus funciones. El consejo de administración elegirá al contable en razón de su especial competencia, acreditada por un título o por una experiencia profesional equivalente.
2. Dos o más organismos de la Unión podrán designar al mismo contable. En tal caso, tomarán las medidas necesarias para evitar cualquier conflicto de intereses.
Los organismos de la Unión también pueden acordar con la Comisión que el contable de la Comisión actúe asimismo en calidad de contable del organismo de la Unión.
Los organismos de la Unión también podrán encomendar al contable de la Comisión parte de las tareas de un contable de tales organismos, teniendo en cuenta el análisis de costes y beneficios mencionado en el artículo 28.
3. En caso de cese del contable en sus funciones se elaborará un balance de comprobación de la contabilidad en el plazo más breve posible.
El balance de comprobación de la contabilidad, al que se adjuntará el acta de traspaso de funciones, será remitido al nuevo contable por el contable cesante o, si esto no fuera posible, por un miembro del personal de su servicio.
El nuevo contable firmará el balance general de la contabilidad en señal de aceptación en el plazo de un mes a partir de la fecha de remisión, pudiendo formular reservas.
En el acta de traspaso de funciones se recogerá también el resultado del balance de comprobación y, en su caso, las reservas que se formulen.
Normas de contabilidad
El contable del organismo de la Unión deberá aplicar las normas adoptadas por el contable de la Comisión, que se basan en las normas de contabilidad internacionalmente aceptadas para el sector público.
A los efectos de lo dispuesto en el párrafo primero del presente artículo, se aplicarán los artículos 80 a 84 y 87 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. Se aplicarán, mutatis mutandis, los artículos 85 y 86 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
El administrador de anticipos
Administraciones de anticipos
Se aplicará el artículo 88 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Creación y gestión de administraciones de anticipos
En caso de que los organismos de la Unión establezcan administraciones de anticipos, se aplicará el artículo 89 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Normas generales
Retirada de las delegaciones de competencias y suspensión de funciones de los agentes financieros
Se aplicará el artículo 90 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Responsabilidad de los agentes financieros por actividades ilícitas, fraude o corrupción
Se aplicará el artículo 91 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Normas aplicables a los ordenadores
Normas aplicables a los ordenadores
Se aplicará el artículo 92 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Tratamiento de las irregularidades financieras cometidas por un miembro del personal
Se aplicará el artículo 93 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Normas aplicables a los contables y administradores de anticipos
Normas aplicables a los contables
Se aplicará el artículo 94 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Normas aplicables a los administradores de anticipos
Se aplicará el artículo 95 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Solicitud de pago
El organismo de la Unión presentará a la Comisión las solicitudes de pago total o parcial de la contribución anual de la Unión con arreglo a lo dispuesto en el artículo 16, apartado 6, según los términos y periodicidad acordados con la Comisión.
Trato de intereses
Los intereses generados por los fondos abonados al organismo de la Unión por la Comisión con cargo a la contribución no se adeudarán al presupuesto de la Unión.
Previsiones de títulos de crédito
Se aplicará el artículo 97 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Devengo de títulos de crédito
Se aplicará, mutatis mutandis, el artículo 98 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Intereses de demora
Se aplicará el artículo 99 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Ordenación de los cobros
La ordenación de los cobros es el acto por el cual el ordenador da instrucción al contable, mediante la emisión de una orden de ingreso, de cobrar los títulos de crédito cuyo devengo dicho ordenador haya determinado con carácter previo.
Normas sobre recaudación
Se aplicarán, mutatis mutandis, el artículo 101, apartados 1 a 6, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Cobro por compensación
Se aplicará, mutatis mutandis, el artículo 102 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Procedimiento de recaudación a falta de pago voluntario
Se aplicará el artículo 103 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Concesión de moratorias de pago
Se aplicará el artículo 104 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Plazo de prescripción
Se aplicará, mutatis mutandis, el artículo 105 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
En el supuesto de que el organismo de la Unión percibiere las tasas y cánones contemplados en el artículo 6, apartado 3, letra b), en el documento único de programación a que se hace referencia en el artículo 32 se incluirá un cálculo provisional de la totalidad de tales tasas y cánones.
En caso de que las tasas y cánones estuvieren fijados enteramente por la legislación o por decisiones del consejo de administración, el ordenador podrá abstenerse de emitir órdenes de ingreso y, tras haber constatado el título de crédito, establecer directamente una nota de adeudo. En este caso habrán de anotarse detalladamente todos los datos del título de crédito del organismo de la Unión. El contable llevará una lista de todas las notas de adeudo e indicará, en el informe del organismo de la Unión sobre la gestión presupuestaria y financiera, el número e importe total de las mismas.
Si el organismo de la Unión utiliza un sistema de facturación diferente, el contable asentará en la contabilidad regularmente, al menos una vez al mes, el total acumulado de las tasas y cánones percibidos.
El organismo de la Unión solo prestará servicios en virtud de las tareas que se le han encomendado una vez haya sido abonado en su totalidad la tasa o el canon correspondiente. No obstante, en circunstancias excepcionales, podrá prestarse un servicio sin percepción previa del canon o tasa correspondiente. En los casos en que el servicio se haya prestado sin percepción previa del canon o tasa correspondiente, serán de aplicación los artículos 63 a 70.
Decisiones de financiación
1. Todo compromiso presupuestario deberá ir precedido de una decisión de financiación. Los créditos administrativos podrán ejecutarse sin necesidad de decisión previa de financiación.
2. Los programas de trabajo anuales y plurianuales del organismo de la Unión incluidos en el documento único de programación a que se hace referencia en el artículo 32 serán equivalentes a una decisión de financiación para las actividades que lleva a cabo el organismo, siempre que los elementos que se especifican en el artículo 32, apartados 2 y 3, estén claramente identificados. Una decisión de financiación plurianual especificará que la aplicación de la decisión dependerá de la disponibilidad de créditos presupuestarios para los ejercicios presupuestarios correspondientes tras la adopción del presupuesto o tal como está previsto en el sistema de doceavas partes provisionales.
3. La decisión de financiación establecerá asimismo los siguientes elementos:
a) en el caso de las subvenciones: el tipo de solicitantes a quienes se dirige la convocatoria de propuestas o el procedimiento de adjudicación directa y la dotación presupuestaria global reservada para las subvenciones;
b) en el caso de la contratación pública: la dotación presupuestaria global reservada para la contratación pública;
c) en el caso de los premios: el tipo de participantes a quienes se dirige el concurso, la dotación presupuestaria global reservada para el concurso y una referencia específica a premios con un valor unitario igual o superior a 1 000 000 EUR.
Gastos
1. Todo gasto será objeto de un compromiso, una liquidación, una ordenación y un pago.
Al final de los períodos a que se refiere el artículo 75, se liberará el saldo no utilizado de los compromisos presupuestarios.
Al ejecutar las operaciones, el ordenador se asegurará de que los gastos se ajustan a las disposiciones de los Tratados, del presupuesto, del presente Reglamento y de otros actos adoptados en virtud de los Tratados, así como al principio de buena gestión financiera.
2. El ordenador efectuará un compromiso presupuestario antes de asumir un compromiso jurídico con terceros.
El primer párrafo no se aplicará a los compromisos jurídicos celebrados a raíz de una declaración de una situación de crisis en el marco de un plan de continuidad de las actividades, de conformidad con los procedimientos adoptados por el organismo de la Unión.
3. El ordenador liquidará los gastos mediante la aceptación de la imputación de un gasto al presupuesto del organismo de la Unión, una vez comprobados los justificantes que certifiquen los derechos del acreedor sobre la base de las condiciones establecidas en el compromiso jurídico cuando este exista. A tal efecto, el ordenador competente deberá:
a) comprobar la existencia de los derechos del acreedor;
b) determinar o comprobar la realidad y el importe del título de crédito con la certificación «comprobado y conforme»;
c) comprobar las condiciones de exigibilidad del título.
No obstante lo dispuesto en el párrafo primero, la liquidación de gastos también se aplicará a los informes provisionales o definitivos que no vayan acompañados de una solicitud de pago, en cuyo caso la repercusión en el sistema contable se limitará a la contabilidad general.
4. La decisión de liquidación quedará formalizada mediante la firma electrónica segura, con arreglo al artículo 146 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del ordenador o de un miembro del personal técnicamente competente, habilitado a tal efecto por decisión formal del ordenador o, excepcionalmente, en caso de circulación de documentos en papel, mediante un sello que contenga dicha firma.
Con la certificación «comprobado y conforme» el ordenador o un miembro del personal técnicamente competente, habilitado a tal efecto por el ordenador, certificará que:
a) para la prefinanciación, se cumplen las condiciones prescritas en el compromiso jurídico para el pago de la misma;
b) por lo que se refiere a los pagos intermedios y del saldo de los contratos, se han prestado adecuadamente los servicios previstos en los mismos, se han entregado adecuadamente los suministros o se han realizado adecuadamente las obras;
c) por lo que se refiere a los pagos intermedios y del saldo de las garantías, la acción o el programa de trabajo llevado a cabo por el beneficiario es conforme en todos sus aspectos con el convenio de subvención, y en particular, en su caso, que los gastos declarados por el beneficiario son admisibles.
En el caso a que se refiere la letra c) del párrafo segundo, las estimaciones de costes no se considerarán conformes con las condiciones de subvencionabilidad establecidas en el artículo 186, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. El mismo principio se aplicará también a los informes intermedios y finales que no estén asociados a una solicitud de pago.
5. A fin de autorizar los gastos, el ordenador, tras verificar la disponibilidad de los créditos, emitirá una orden de pago para dar al contable la instrucción de pagar un importe de gasto que haya sido previamente liquidado.
6. Cuando se efectúen pagos periódicos por servicios prestados, incluidos los de alquiler, o por mercancías entregadas, el ordenador podrá disponer, previa realización de su propio análisis de riesgos, que se aplique un sistema de adeudo directo con cargo a una administración de anticipos.
Tipos de compromisos presupuestarios
1. Los compromisos presupuestarios entrarán en una de las tres categorías siguientes:
a) individual: cuando se conoce el perceptor y el importe del gasto;
b) global: cuando se desconoce al menos uno de los elementos necesarios para el establecimiento del compromiso individual;
c) provisional: para cubrir los gastos corrientes de naturaleza administrativa cuyo importe o cuyos beneficiarios finales no se conocen con total seguridad.
2. Los compromisos presupuestarios por acciones cuya realización abarque más de un ejercicio presupuestario únicamente podrán fraccionarse en tramos anuales durante varios ejercicios cuando el acto constitutivo o el acto de base así lo prevea o cuando se refieran a gastos administrativos.
3. Los compromisos presupuestarios globales se contraerán basándose en una decisión de financiación.
Deberán contraerse a más tardar antes de adoptar la decisión sobre los perceptores e importes y, cuando la habilitación de los créditos correspondientes implique la adopción de un programa de trabajo, lo antes posible tras la adopción del mismo.
4. Los compromisos presupuestarios globales se efectuarán mediante la celebración de uno o varios compromisos jurídicos.
5. El ordenador hará constar la adopción de los compromisos jurídicos individuales resultantes de compromisos presupuestarios globales, y previamente a la firma de los mismos, en un registro de la contabilidad presupuestaria y los imputará al correspondiente compromiso presupuestario global.
6. Los compromisos presupuestarios provisionales se ejecutarán mediante la adquisición de uno o varios compromisos jurídicos que generen un derecho a pagos posteriores. No obstante, en los casos referentes a los gastos de gestión de personal, podrán ejecutarse directamente mediante pagos.
Plazos aplicables a los compromisos
1. Sin perjuicio del artículo 73, apartado 2, y del artículo 109, apartado 2, los compromisos jurídicos correspondientes a compromisos presupuestarios individuales o provisionales se adquirirán a más tardar el 31 de diciembre del ejercicio n, siendo el ejercicio n aquel en el que se haya contraído el compromiso presupuestario.
2. Los compromisos presupuestarios globales cubrirán el coste total de los correspondientes compromisos jurídicos contraídos hasta el 31 de diciembre del ejercicio N +1.
3. Transcurridos los períodos contemplados en los apartados 1 y 2, el ordenador liberará el saldo sin ejecutar de dichos compromisos presupuestarios.
4. Los compromisos presupuestarios individuales y provisionales contraídos respecto de acciones cuya realización se extienda a más de un ejercicio presupuestario tendrán, salvo en caso de que se trate de gastos de personal, una fecha final de ejecución determinada, con arreglo a las condiciones que figuren en los compromisos jurídicos a los que se refieren, y teniendo en cuenta el principio de buena gestión financiera.
5. Las partes de los compromisos presupuestarios que no se hubieren ejecutado mediante pagos seis meses después de la fecha final de aplicación serán liberadas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14.
6. El importe de un compromiso presupuestario que no haya originado ningún pago, a tenor de lo dispuesto en el artículo 76, durante un período de dos años tras la firma del compromiso jurídico quedará liberado, excepto si dicho importe se refiere a un caso en litigio ante organismos jurisdiccionales o arbitrales o si existen disposiciones especiales en las normas sectoriales.
Tipos de pagos
1. Corresponderá al contable proceder al pago de los gastos con arreglo a los fondos disponibles.
2. Los pagos se efectuarán previa presentación de la prueba que acredite que la acción correspondiente se ajusta a lo dispuesto en el contrato, el convenio o en el acto de base, e incluirán una o varias de las operaciones siguientes:
a) el pago de todos los importes adeudados;
b) el pago de los importes adeudados según las modalidades siguientes:
i) la prefinanciación proporciona un anticipo que podrá fraccionarse en varios pagos siguiendo el principio de buena gestión financiera; dicha prefinanciación se pagará, bien sobre la base del contrato, del convenio de subvención o del acto de base, o bien sobre la base de documentos justificativos que permitan comprobar que se cumplen los términos del contrato o el convenio en cuestión,
ii) uno o más pagos intermedios como contrapartida por la ejecución parcial de la acción o por la ejecución del contrato; podrá agotar, total o parcialmente, la prefinanciación, sin perjuicio de las disposiciones previstas en el acto de base,
iii) el pago del saldo de los importes adeudados una vez ejecutada completamente la acción o el contrato.
El pago del saldo liquidará todos los gastos anteriores. Se emitirá una orden de ingreso para recuperar los importes no utilizados.
3. En la contabilidad presupuestaria deberán distinguirse los diferentes tipos de pago contemplados en el apartado 2 cuando se proceda a efectuar cada pago.
4. Las normas contables a que se refiere el artículo 51 incluirán las normas en materia de liquidación de la prefinanciación en las cuentas y de reconocimiento de la admisibilidad de los costes.
5. El ordenador competente procederá regularmente a la liquidación de los pagos de prefinanciación, de acuerdo con el carácter económico del proyecto y, a más tardar, al final de este. La liquidación se realizará tomando como base la información sobre los gastos efectuados o la confirmación de las condiciones de pago logradas de conformidad con el artículo 125 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, validada por el ordenador, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 73, apartado 3, del presente Reglamento.
Para los convenios de subvención o los contratos de más de 5 000 000 EUR, el ordenador obtendrá, al final de cada ejercicio, como mínimo, la información necesaria para calcular una estimación razonable de los costes. Esta información no se utilizará para liquidar las prefinanciaciones, aunque puede ser utilizada por el ordenador y el contable a fin de cumplir lo dispuesto en el artículo 82, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
A efectos del párrafo segundo, se incluirán las disposiciones oportunas en los compromisos jurídicos adquiridos.
Plazos de pago
El pago de los gastos se efectuará en los plazos fijados y según lo dispuesto en el artículo 116 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Nombramiento, competencias y funciones del auditor interno
1. El organismo de la Unión dispondrá de una función de auditoría interna, que deberá ejercerse de conformidad con las normas internacionales pertinentes.
2. La función de auditoría interna será desempeñada por el auditor interno de la Comisión. El auditor interno no podrá ser ni ordenador ni contable del organismo de la Unión ni de la Comisión.
3. El auditor interno asesorará al organismo de la Unión sobre el control de riesgos, emitiendo dictámenes independientes sobre la calidad de los sistemas de gestión y de control y formulando recomendaciones para mejorar las condiciones de ejecución de las operaciones y promover una buena gestión financiera.
El auditor interno estará encargado, en particular, de:
a) evaluar la adecuación y eficacia de los sistemas de gestión internos, así como los resultados obtenidos por los servicios en la realización de los programas y acciones en relación con los riesgos que entrañan los mismos;
b) evaluar la efectividad y eficacia de los sistemas de control interno y de auditoría aplicables a cada operación de ejecución del presupuesto del organismo de la Unión.
4. El auditor interno ejercerá sus funciones sobre todas las actividades y servicios del organismo de la Unión. Dispondrá de un acceso completo e ilimitado a cualquier información que sea necesaria para el ejercicio de sus competencias, si es preciso in situ, incluso en los Estados miembros y en terceros países.
5. El auditor interno tomará nota del informe anual de actividades consolidado del ordenador y de los demás datos indicados.
6. El auditor interno informará al consejo de administración y al director del organismo de la Unión de sus conclusiones y recomendaciones. El organismo de la Unión garantizará el seguimiento de las recomendaciones dimanantes de las auditorías.
7. El auditor interno también informará en cualquiera de los siguientes casos:
a) cuando no se hayan abordado los riesgos críticos o recomendaciones;
b) se hayan constatado importantes retrasos en la aplicación de las recomendaciones formuladas en años anteriores.
El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo, y el director se encargarán del seguimiento sistemático de la aplicación de las recomendaciones de la auditoría. El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo examinarán la información a que se refiere el artículo 48, apartado 1, letra a), y si las recomendaciones se han aplicado plenamente y a su debido tiempo.
Cada organismo de la Unión examinará si las recomendaciones formuladas en los informes de su respectivo auditor interno pueden ser objeto de un intercambio de buenas prácticas con los demás organismos de la Unión.
8. El organismo de la Unión pondrá a disposición de toda persona física o jurídica implicada en las operaciones de gasto la información necesaria para ponerse en contacto de forma confidencial con el auditor interno.
9. Los informes y conclusiones del auditor interno solo serán accesibles al público tras la validación realizada por este de las medidas tomadas para su aplicación.
Independencia del auditor interno
1. El auditor interno gozará de plena independencia en la realización de sus auditorías. La Comisión fijará normas específicas aplicables al auditor interno con vistas a garantizar la plena independencia de su función y a establecer su responsabilidad.
2. El auditor interno no podrá recibir instrucción alguna ni quedar sujeto a restricción alguna en el ejercicio de las funciones que se le asignen, en virtud de su nombramiento, de conformidad con el Reglamento Financiero.
Establecimiento de la estructura de auditoría interna
1. El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo podrán establecer, con la debida atención a la relación coste/eficacia y al valor añadido, una estructura de auditoría interna, que desempeñará sus funciones de conformidad con las normas internacionales pertinentes.
La finalidad, autoridad y responsabilidad de la estructura de auditoría interna se establecerán en la carta de auditoría interna y se someterán a la aprobación del consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, del comité ejecutivo.
El plan anual de auditoría de la estructura de auditoría interna será elaborado por el jefe de la estructura de auditoría interna teniendo en cuenta, entre otras cosas, la evaluación del riesgo efectuada por el director en el organismo de la Unión.
Será revisado y aprobado por el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, por el comité ejecutivo.
La estructura de auditoría interna informará al consejo de administración y al director de sus conclusiones y recomendaciones.
2. Si la estructura de auditoría interna de un único organismo de la Unión no es rentable o no es capaz de cumplir las normas internacionales, el organismo de la Unión podrá decidir compartir la estructura de auditoría interna con otros organismos de la Unión que operen en el marco de la misma política.
En tal caso, el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo de los organismos de la Unión de que se trate se pondrán de acuerdo sobre las modalidades prácticas de la estructura común de auditoría interna.
3. Los agentes de auditoría interna deberán cooperar eficientemente mediante el intercambio de información e informes de auditoría y, en su caso, la creación de evaluaciones conjuntas de riesgo, así como la realización de auditorías conjuntas.
El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo, y el director se encargarán del seguimiento sistemático de la aplicación de las recomendaciones de la estructura de auditoría interna.
Modalidades de las contribuciones de los organismos de la Unión
1. Las contribuciones de los organismos de la Unión facilitarán la consecución de un objetivo político de la Unión y el logro de resultados específicos y podrán revestir cualquiera de las siguientes modalidades:
a) financiación no vinculada a los costes de las operaciones pertinentes sobre la base:
i) del cumplimiento de las condiciones establecidas en las normas sectoriales específicas o las decisiones de la Comisión, o
ii) de la consecución de resultados medidos en relación con hitos predeterminados o mediante indicadores de rendimiento;
b) reembolso de gastos subvencionables efectivamente efectuados:
c) costes unitarios, que cubran todas o algunas de las categorías específicas de gastos subvencionables claramente identificados de antemano mediante referencia a un importe por unidad;
d) sumas a tanto alzado, que cubran en términos globales todas o algunas de las categorías específicas de gastos subvencionables claramente identificados de antemano;
e) financiación a tipo fijo, que cubra categorías específicas de gastos subvencionables claramente determinados de antemano, aplicando un porcentaje;
f) una combinación de las formas mencionadas en las letras a) a e).
Las contribuciones de los organismos de la Unión de conformidad con el presente apartado, párrafo primero, letras c), d) y e), se establecerán de conformidad con el artículo 181 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 o las normas específicas del sector. Las contribuciones de los organismos de la Unión de conformidad con el presente apartado, párrafo primero, letra a), se establecerán de conformidad con el artículo 181 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, las normas específicas del sector o una decisión de la Comisión.
2. Al determinar la modalidad de contribución adecuada, se tendrán en cuenta en la mayor medida posible los intereses y los métodos contables de los perceptores potenciales.
3. En el informe anual de actividades mencionado en el artículo 48, el ordenador competente informará sobre financiación no vinculada a los costes de conformidad con el apartado 1, párrafo primero, letras a) y f), del presente artículo.
Confianza en las evaluaciones
Se aplicará, mutatis mutandis, el artículo 126 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Confianza en las auditorías
Se aplicará el artículo 127 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Utilización de información ya disponible
Se aplicará el artículo 128 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Cooperación para la protección de los intereses financieros de la Unión
Se aplicará, mutatis mutandis, el artículo 129 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Información a la Comisión sobre casos de fraude y otras irregularidades financieras
Sin perjuicio de sus obligaciones con arreglo a lo dispuesto en el artículo 8, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 y en el artículo 24, apartado 1, del Reglamento (UE) 2017/1939, el organismo de la Unión informará sin demora a la Comisión de los casos de presunto fraude y otras irregularidades financieras.
Por otra parte, informará a la Comisión de cualesquiera investigaciones finalizadas o en curso llevadas a cabo por la Fiscalía Europea o la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), y de cualesquiera auditorías o controles realizados por el Tribunal de Cuentas o el Servicio de Auditoría Interna (SAI), sin poner en peligro la confidencialidad de las investigaciones.
En caso de que la responsabilidad de la Comisión de ejecutar el presupuesto de la Unión pueda verse afectada o en casos potencialmente graves que impliquen un riesgo para la reputación de la Unión, la Fiscalía Europea y/o la OLAF informarán sin demora a la Comisión de cualquier investigación en curso o concluida, sin poner en peligro su confidencialidad y eficacia.
Sistema de detección precoz y exclusión
Se aplicará el título V, capítulo 2, sección 2, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Normas sobre procedimientos, gestión y administración electrónica
Se aplicará, mutatis mutandis, el título V, capítulos 2 y 3, secciones 1 y 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
En materia de contratación pública, será de aplicación el título VII del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 y su anexo 1, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 90.
El organismo de la Unión podrá intervenir, si así lo solicitare, como órgano de contratación en la adjudicación de contratos de la Comisión o de contratos interinstitucionales, así como en la adjudicación de contratos de otros organismos de la Unión.
Procedimientos de contratación pública
El organismo de la Unión podrá concluir un acuerdo de nivel de servicio según lo dispuesto en el artículo 43, apartado 2, sin recurrir a un procedimiento de contratación pública.
El organismo de la Unión podrá recurrir a procedimientos conjuntos de contratación pública con órganos de contratación del Estado miembro en el que esté establecido, a efectos de satisfacer sus necesidades administrativas. En tal caso, se aplicará el artículo 165 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Subvenciones
Cuando el organismo de la Unión pueda conceder subvenciones de conformidad con el acto constitutivo o por delegación de la Comisión de conformidad con el artículo 62, apartado 1, letra c), inciso iv), del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, serán de aplicación las disposiciones pertinentes del título VIII del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Premios
Cuando el organismo de la Unión pueda conceder premios de conformidad con el acto constitutivo o por delegación de la Comisión de conformidad con el artículo 62, apartado 1, letra c), inciso iv), del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, serán de aplicación las disposiciones pertinentes del título IX del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Expertos externos remunerados
Se aplicará, mutatis mutandis, el artículo 237 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Expertos no remunerados
Se aplicará, mutatis mutandis, el artículo 238 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Cotizaciones de miembros y otros pagos de adhesión
Se aplicará, mutatis mutandis, el artículo 239 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Otro instrumento
Se aplicará, mutatis mutandis, el artículo 240 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Marco contable
Estructura de las cuentas
Las cuentas anuales del organismo de la Unión se elaborarán para cada ejercicio presupuestario, que se extenderá del 1 de enero al 31 de diciembre. Dichas cuentas constarán de lo siguiente:
a) los estados financieros del organismo de la Unión;
b) los informes de ejecución del presupuesto del organismo de la Unión.
Estados financieros
1. Los estados financieros se presentarán en euros y, de conformidad con las normas contables a las que hace referencia el artículo 51 del presente Reglamento, constarán de:
a) el balance, en el que se presentarán todos los activos y los pasivos, así como la situación financiera correspondiente al 31 de diciembre del ejercicio presupuestario precedente;
b) la cuenta de pérdidas y ganancias, en la que se presentan los resultados económicos del ejercicio presupuestario precedente;
c) el estado de los flujos de tesorería, en el que se reflejan los cobros y desembolsos del ejercicio presupuestario, así como la situación final de la tesorería;
d) la variación en la situación de los activos netos con una visión de conjunto de los movimientos, durante el ejercicio, de las reservas y de los resultados acumulados.
2. Los estados financieros presentarán la información, incluida la información sobre las políticas contables, de manera tal que se garantice que es pertinente, fiable, comparable y comprensible.
3. En las notas anexas a los estados financieros se completará y comentará la información presentada en los estados contemplados en el apartado 1 del presente artículo, y se dará toda la información complementaria exigida por las normas contables a que se hace referencia en el artículo 51 del presente Reglamento y por las prácticas contables internacionalmente aceptadas, cuando dicha información guarde relación con las actividades del organismo de la Unión.
Las notas deberán incluir, al menos, la siguiente información:
a) los principios, normas y métodos contables;
b) las notas explicativas, que proporcionan información adicional no recogida en los estados financieros propiamente dichos, pero que es necesaria para la correcta presentación de las cuentas.
4. Tras el cierre del ejercicio y hasta la fecha de presentación de la contabilidad general, el contable efectuará los ajustes que fueren necesarios para una imagen veraz y fidedigna de esa contabilidad, siempre y cuando ello no entrañe un desembolso o un cobro con cargo a ese ejercicio.
Informes de ejecución del presupuesto
1. Los informes de ejecución del presupuesto se presentarán en euros y serán comparables de un año a otro. Constarán de:
a) estados que presenten de forma agregada todas las operaciones presupuestarias del ejercicio referentes a ingresos y gastos;
b) notas explicativas que complementen y comenten la información presentada en los estados.
2. Los informes de ejecución del presupuesto tendrán la misma estructura que el propio presupuesto del organismo de la Unión.
3. Los informes de ejecución del presupuesto constarán de:
a) información sobre los ingresos, y en particular, la evolución de las previsiones de ingresos, el resultado de la ejecución de los ingresos y los títulos de créditos devengados;
b) información en que se describa la evolución de la totalidad de los créditos de compromiso y de pago disponibles;
c) información en que se describa el uso que se ha hecho de la totalidad de los créditos de compromiso y de pago;
d) información sobre la evolución de los compromisos pendientes de liquidación, los prorrogados del ejercicio precedente y los comprometidos en el ejercicio.
4. El resultado presupuestario estará constituido por la diferencia entre:
a) el conjunto de los ingresos de dicho ejercicio;
b) el importe de los pagos efectuados con cargo a los créditos de dicho ejercicio, aumentado con el importe de los créditos de ese mismo ejercicio prorrogados al ejercicio siguiente.
La diferencia a que se refiere el párrafo primero se incrementará o disminuirá, por una parte, en función del importe neto de los créditos prorrogados de ejercicios anteriores que se hayan anulado y, por otra, mediante:
a) los rebasamientos en pagos, debidos a la variación del tipo de cambio del euro, de los créditos no disociados prorrogados del ejercicio anterior;
b) el saldo de los beneficios y pérdidas de cambio registrados durante el ejercicio, tanto realizados como no realizados.
Documentos justificativos
Cada asiento de las cuentas irá respaldado por los oportunos documentos justificativos, conforme a lo dispuesto en el artículo 47 del presente Reglamento.
Calendario de las cuentas anuales
Cuentas provisionales
1. El contable del organismo de la Unión remitirá las cuentas provisionales al contable de la Comisión y al Tribunal de Cuentas, a más tardar el 1 de marzo del año siguiente.
2. El contable del organismo de la Unión también facilitará, a más tardar el 1 de marzo del ejercicio siguiente, al contable de la Comisión, de la manera y en el formato establecidos por este, la información contable necesaria a efectos de consolidación.
Aprobación de las cuentas definitivas
1. Con arreglo al artículo 246 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, el Tribunal de Cuentas presentará, a más tardar el 1 de junio, sus observaciones sobre las cuentas provisionales del organismo de la Unión.
2. El contable del organismo de la Unión deberá presentar, a más tardar el 15 de junio, la información requerida al contable de la Comisión, de la manera y en el formato establecidos por este último, con el fin de elaborar las cuentas consolidadas definitivas.
3. Una vez recibidas las observaciones del Tribunal de Cuentas sobre las cuentas provisionales del organismo de la Unión, el contable elaborará las cuentas definitivas del organismo de la Unión con arreglo al artículo 49 del presente Reglamento. El director las remitirá al consejo de administración, que emitirá un dictamen sobre las mismas.
4. El director enviará las cuentas definitivas, junto con el dictamen del consejo de administración al contable de la Comisión, al Tribunal de Cuentas, al Parlamento Europeo y al Consejo, a más tardar el 1 de julio del ejercicio siguiente.
5. El contable del organismo de la Unión remitirá asimismo al Tribunal de Cuentas, con copia al contable de la Comisión, una toma de posición relativa a dichas cuentas definitivas. La toma de posición debe redactarse en la misma fecha en que se elaboren las cuentas definitivas del organismo de la Unión.
Se adjuntará a las cuentas definitivas una nota redactada por el contable en la que este hará constar que dichas cuentas fueron elaboradas de conformidad con el presente título y con los principios, normas y métodos contables aplicables.
Se publicará un enlace a las páginas del sitio web que contengan las cuentas definitivas del organismo de la Unión en el Diario Oficial de la Unión Europea a más tardar el 15 de noviembre del ejercicio siguiente.
6. El director remitirá al Tribunal de Cuentas, como máximo el 30 de septiembre del ejercicio siguiente, los comentarios a las observaciones del mismo en el marco de su informe financiero anual. Los comentarios del director serán remitidos a la Comisión simultáneamente.
Informe anual sobre la gestión presupuestaria y financiera
1. Cada organismo de la Unión elaborará un informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio.
2. El director enviará el informe al Parlamento Europeo, al Consejo, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas a más tardar el 31 de marzo del ejercicio financiero siguiente.
3. En el informe mencionado en el apartado 2 se presentará, tanto en términos absolutos como porcentuales, al menos, el porcentaje de ejecución de los créditos e información resumida sobre las transferencias de créditos entre las diversas partidas presupuestarias.
Auditoría externa
1. Un auditor externo independiente comprobará que las cuentas anuales del organismo de la Unión reflejan adecuadamente los ingresos, los gastos y la situación financiera del organismo de la Unión antes de la consolidación en las cuentas definitivas de la Comisión.
Salvo que se disponga otra cosa en el acto constitutivo, el Tribunal de Cuentas elaborará un informe anual específico sobre el organismo de la Unión, de conformidad con los requisitos del artículo 287, apartado 1, del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea.
En la elaboración de dicho informe, el Tribunal de Cuentas tomará en consideración el trabajo de auditoría realizado por el auditor externo independiente a que se refiere el párrafo primero y las medidas tomadas en respuesta a sus conclusiones.
2. El organismo de la Unión remitirá al Tribunal de Cuentas el presupuesto del organismo de la Unión, tal y como haya sido definitivamente aprobado. Informará al citado Tribunal, lo antes posible, de todas las decisiones y actos que hubiere adoptado en cumplimiento de los artículos 10, 14, 19 y 23.
3. En lo que respecta al examen efectuado por el Tribunal de Cuentas, se estará a lo dispuesto en los artículos 254 a 259 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Calendario del procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria
1. El Parlamento Europeo, por recomendación del Consejo, aprobará, antes del 15 de mayo del ejercicio N+2, salvo que se disponga otra cosa en el acto constitutivo, la gestión del director en la ejecución del presupuesto del ejercicio N. El director informará al consejo de administración de las observaciones del Parlamento Europeo recogidas en la resolución que acompaña a la decisión de aprobación de la gestión presupuestaria.
2. Si la fecha prevista en el apartado 1 no pudiere respetarse, el Parlamento Europeo o el Consejo informará al director de los motivos del aplazamiento de dicha aprobación.
3. En el supuesto de que el Parlamento Europeo aplazare la decisión de aprobación de la gestión presupuestaria, el director, en cooperación con el consejo de administración, procurará adoptar, lo antes posible, las medidas adecuadas para eliminar o facilitar la eliminación de los obstáculos a la citada decisión.
El procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria
1. La decisión de aprobación de la gestión presupuestaria se referirá a la contabilidad de todos los ingresos y gastos del organismo de la Unión, así como al resultado presupuestario y al activo y el pasivo del organismo de la Unión descritos en el estado financiero.
2. A efectos de adoptar tal decisión, el Parlamento Europeo examinará, una vez lo hubiere hecho el Consejo, las cuentas y los estados financieros del organismo de la Unión. Examinará, asimismo, el informe anual del Tribunal de Cuentas y las respuestas del director del organismo de la Unión, así como los oportunos informes especiales referentes al ejercicio presupuestario de que se trate, y la declaración sobre la fiabilidad de las cuentas y la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes emitida por dicho Tribunal.
3. El director presentará al Parlamento Europeo, a petición de este, tal y como está previsto en el artículo 261, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, toda la información necesaria para el correcto desarrollo del procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria del ejercicio de que se trate.
Medidas de seguimiento
1. El director hará todo lo posible por responder a las observaciones que acompañan a la decisión del Parlamento Europeo sobre la aprobación de la gestión presupuestaria, así como a los comentarios que acompañan a la recomendación del Consejo sobre la aprobación de dicha gestión.
2. A instancia del Parlamento Europeo o del Consejo, el director elaborará un informe sobre las medidas adoptadas a raíz de tales observaciones y comentarios. Remitirá copia de esta información a la Comisión y al Tribunal de Cuentas.
Controles in situ realizados por la Comisión, el Tribunal de Cuentas y la OLAF
1. El organismo de la Unión dará acceso al personal de la Comisión, a las personas que autorice y al Tribunal de Cuentas a sus centros y locales y a todos los datos y toda la información, también en formato electrónico, necesaria para que puedan realizar las auditorías.
2. La Oficina Europea de Lucha contra el Fraude podrá efectuar investigaciones, incluidos inspecciones y controles in situ, de conformidad con las disposiciones y procedimientos establecidos en el Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo y el Reglamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 del Consejo (10), con el fin de determinar si ha habido fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión.
Créditos administrativos
1. Los créditos administrativos son créditos no disociados.
2. Los gastos administrativos derivados de contratos cuya validez sea superior a un ejercicio, bien de conformidad con los usos locales, bien relativos al suministro de material de equipamiento, se imputarán al presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio en el que se hubieren efectuado.
3. Los gastos que, en virtud de disposiciones legales o contractuales, deban efectuarse por anticipado podrán ser objeto de pago a partir del 1 de diciembre con cargo a los créditos previstos para el ejercicio siguiente. En tal caso, no será de aplicación el límite previsto en el artículo 11, apartado 2.
Se aplicarán los artículos 266 y 267 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Solicitudes de información por parte del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión
Se faculta al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión a recabar del organismo de la Unión la comunicación de cualquier dato y cualesquiera justificaciones pertinentes en relación con temas presupuestarios que sean de su respectiva competencia.
Adopción del nuevo Reglamento Financiero del organismo de la Unión
Cada uno de los organismos mencionados en el artículo 70 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 adoptará nuevas normas financieras a más tardar el 1 de julio de 2019 o, en cualquier caso, en un plazo de seis meses a partir de la fecha en que un organismo esté incluido en el ámbito de aplicación del artículo 70 de dicho Reglamento, tras la concesión de una contribución con cargo al presupuesto. Hasta la fecha de aplicación de la nuevas normas financieras, serán de aplicación las normas financieras vigentes del organismo de la Unión. El organismo de la Unión publicará sus normas financieras en su sitio web.
Derogación
Queda derogado el Reglamento Delegado (UE) n.o 1271/2013 a partir del 1 de enero de 2019. No obstante, los artículos 32 y 47 de dicho Reglamento seguirán siendo aplicables hasta el 31 de diciembre de 2019.
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea. Será aplicable a partir del 1 de enero de 2019. No obstante, los artículos 32 y 48 serán de aplicación a partir del 1 de enero de 2020.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 18 de diciembre de 2018.
Por la Comisión
El Presidente
Jean-Claude JUNCKER
(1) DO L 193 de 30.7.2018, p. 1.
(2) Reglamento Delegado (UE) n.o 1271/2013 de la Comisión, de 30 de septiembre de 2013, relativo al Reglamento Financiero marco de los organismos a que se refiere el artículo 208 del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo (DO L 328 de 7.12.2013, p. 42).
(3) Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 del Consejo (DO L 298 de 26.10.2012, p. 1).
(4) Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.o 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo y el Reglamento (Euratom) n.o 1074/1999 del Consejo (DO L 248 de 18.9.2013, p. 1).
(5) Reglamento (UE) 2017/1939 del Consejo, de 12 de octubre de 2017, por el que se establece una cooperación reforzada para la creación de la Fiscalía Europea («la Fiscalía Europea») (DO L 283 de 31.10.2017, p. 1).
(6) Reglamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 de la Comisión, de 29 de octubre de 2012, sobre las normas de desarrollo del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (DO L 362 de 31.12.2012, p. 1).
(7) Reglamento (CEE, Euratom) n.o 1182/71 del Consejo, de 3 de junio de 1971, por el que se determinan las normas aplicables a los plazos, fechas y términos (DO L 124 de 8.6.1971, p. 1).
(8) Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE-Texto pertinente a efectos del EEE (DO L 295 de 21.11.2018, p. 39).
(9) Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) (Texto pertinente a efectos del EEE) (DO L 119 de 4.5.2016, p. 1).
(10) Reglamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades (DO L 292 de 15.11.1996, p. 2).
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