Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

EL PARLAMENTO EUROPEO Y EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, y en particular su artículo 21, apartado 2,

Vista la propuesta de la Comisión Europea,

Previa transmisión del proyecto de acto legislativo a los Parlamentos nacionales,

Visto el dictamen del Comité Económico y Social Europeo (1),

De conformidad con el procedimiento legislativo ordinario (2),

Considerando lo siguiente:

(1)

La Unión ha establecido el objetivo de mantener y desarrollar un espacio de libertad, seguridad y justicia, sin fronteras interiores, en el que esté garantizada la libre circulación de personas. Para garantizar la libre circulación de documentos públicos dentro de la Unión y facilitar así la libre circulación de los ciudadanos de la Unión, la Unión debe adoptar medidas concretas para simplificar los requisitos administrativos existentes para la presentación en un Estado miembro de determinados documentos públicos expedidos por las autoridades de otro Estado miembro.

(2)

Todos los Estados miembros son partes contratantes del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 por el que se suprime la exigencia de legalización para los documentos públicos extranjeros (en lo sucesivo, «Convenio sobre la Apostilla»), que introdujo un sistema para simplificar la circulación de documentos públicos expedidos por otros Estados contratantes de dicho Convenio.

(3)

De acuerdo con el principio de confianza mutua, y con objeto de facilitar la libre circulación de personas dentro de la Unión, el presente Reglamento debe establecer un sistema de mayor simplificación de los trámites administrativos para la circulación de determinados documentos públicos y de sus copias certificadas cuando dichos documentos públicos y sus copias certificadas los expida la autoridad de un Estado miembro para su presentación en otro Estado miembro.

(4)

El sistema que establece el presente Reglamento debe entenderse sin perjuicio de que las personas puedan seguir acogiéndose, si así lo desean, a otros sistemas por los que se exima de legalización o trámite similar a los documentos públicos y que se apliquen entre los Estados miembros. En particular, el presente Reglamento ha de considerarse un instrumento independiente y autónomo respecto del Convenio sobre la Apostilla.

(5)

Debe salvaguardarse la coexistencia entre el sistema establecido en el presente Reglamento y otros sistemas aplicables entre los Estados miembros. En lo que atañe al Convenio sobre la Apostilla, aunque las autoridades de los Estados miembros no han de poder exigir una apostilla cuando una persona les presente un documento público al que se aplique el presente Reglamento y que haya sido expedido en otro Estado miembro, el presente Reglamento no debe impedir que los Estados miembros expidan una apostilla cuando una persona decida solicitarla. Asimismo, el presente Reglamento no ha de ser óbice para que una persona siga usando en un Estado miembro una apostilla expedida en otro. En consecuencia, el Convenio sobre la Apostilla podría seguir utilizándose, a instancia de una persona interesada, en la relación entre Estados miembros. Cuando una persona solicite una apostilla en un documento público al que se aplique el presente Reglamento, las autoridades nacionales expedidoras deben emplear los medios adecuados para informar a esa persona de que, con arreglo al sistema establecido en el presente Reglamento, ya no es necesaria una apostilla si dicha persona pretende presentar el documento en otro Estado miembro. En todo caso, los Estados miembros deben facilitar esa información a través de cualquier medio adecuado.

(6)

El presente Reglamento debe aplicarse a los documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro de conformidad con su Derecho nacional y cuyo principal objetivo sea establecer uno de los siguientes hechos: el nacimiento, que una persona está viva, la defunción, el nombre, el matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), el divorcio, la separación judicial o la anulación del matrimonio, la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada, la filiación, la adopción, el domicilio o la residencia, o la nacionalidad. El presente Reglamento debe aplicarse también a los documentos públicos expedidos a una persona por el Estado miembro del que esa persona tenga la nacionalidad para certificar que dicha persona no tiene antecedentes penales. Además, el presente Reglamento debe aplicarse a los documentos públicos cuya presentación pueda exigirse a los ciudadanos de la Unión que residen en un Estado miembro del que no tienen la nacionalidad cuando, de conformidad con la correspondiente legislación de la Unión, deseen ejercer su derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones al Parlamento Europeo o en las elecciones municipales del Estado miembro en el que residan.

(7)

El presente Reglamento no debe obligar a los Estados miembros a expedir documentos públicos que no existan en virtud de su Derecho nacional.

(8)

El presente Reglamento debe aplicarse también a las copias certificadas de documentos públicos realizadas por una autoridad competente del Estado miembro en el que se haya expedido el documento público original. No obstante, no debe aplicarse a las copias de copias certificadas.

(9)

El presente Reglamento debe aplicarse también a las versiones electrónicas de los documentos públicos y a los impresos estándar multilingües que sean aptos para el intercambio electrónico. No obstante, cada Estado miembro debe decidir, de conformidad con su Derecho nacional, si pueden presentarse documentos públicos e impresos estándar multilingües en formato electrónico y en qué condiciones.

(10)

El presente Reglamento no debe aplicarse a los pasaportes ni a los documentos de identidad expedidos en un Estado miembro, dado que esos documentos no están sujetos a legalización o trámite similar cuando se presentan en otro Estado miembro.

(11)

El presente Reglamento, y en particular el mecanismo de cooperación administrativa que establece, no debe aplicarse a los documentos relativos al estado civil expedidos sobre la base de los Convenios pertinentes de la Comisión Internacional del Estado Civil (en lo sucesivo, «CIEC»).

(12)

Los documentos públicos sobre un cambio de nombre también deben considerarse documentos públicos cuya finalidad principal es establecer el nombre de una persona.

(13)

El concepto de «estado civil» debe interpretarse como la condición de una persona de estar casada, separada o no casada, incluidas la de estar soltera, divorciada o viuda.

(14)

El concepto de «filiación» debe interpretarse en el sentido de la relación jurídica entre un hijo y sus padres.

(15)

A los efectos del presente Reglamento, los conceptos de «domicilio», «residencia» y «nacionalidad» deben interpretarse de conformidad con el Derecho nacional.

(16)

El concepto de «certificado de antecedentes penales» debe interpretarse en el sentido de que se refiere al registro o registros nacionales en los que se inscriben las condenas conforme al Derecho nacional. «Condena» debe interpretarse en el sentido de que se refiere a toda resolución definitiva de un órgano jurisdiccional penal dictada contra una persona física por una infracción penal, en la medida en que tales resoluciones se inscriban en el registro de antecedentes penales del Estado miembro de condena.

(17)

La simplificación de los requisitos para la presentación en un Estado miembro de documentos públicos expedidos en otro Estado miembro debe aportar beneficios tangibles a los ciudadanos de la Unión. Debido a su diferente naturaleza jurídica, los documentos expedidos por particulares deben quedar fuera del ámbito de aplicación del presente Reglamento. Los documentos públicos expedidos por autoridades de países terceros deben asimismo quedar fuera del ámbito de aplicación del presente Reglamento, incluso cuando las autoridades de un Estado miembro ya los hayan aceptado como auténticos. La exclusión de los documentos públicos expedidos por las autoridades de países terceros debe extenderse a las copias certificadas hechas por las autoridades de un Estado miembro de documentos públicos expedidos por las autoridades de un país tercero.

(18)

El objetivo del presente Reglamento no es modificar el Derecho material de los Estados miembros en materia de nacimiento, el hecho de que una persona está viva, defunción, nombre, matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), divorcio, separación judicial o anulación del matrimonio, unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), cancelación del registro de una unión de hecho, separación judicial o anulación de una unión de hecho registrada, filiación, adopción, domicilio o residencia, nacionalidad, ausencia de antecedentes penales, o relativo a documentos públicos cuya presentación pueda exigir un Estado miembro a un candidato a las elecciones al Parlamento Europeo o a elecciones municipales o a un votante que participe en dichas elecciones que sea nacional de dicho Estado miembro. Asimismo, el presente Reglamento no debe afectar al reconocimiento en un Estado miembro de los efectos jurídicos relacionados con el contenido de un documento público expedido en otro Estado miembro.

(19)

A fin de fomentar la libre circulación de los ciudadanos de la Unión, los documentos públicos a los que se aplica el presente Reglamento y sus copias certificadas deben quedar exentos de toda forma de legalización y trámite similar.

(20)

Para facilitar aún más la circulación de documentos públicos entre Estados miembros, es preciso simplificar también otros trámites, a saber, el requisito de presentar en cada instancia copias certificadas y traducciones de documentos públicos.

(21)

Con el objeto de superar las barreras lingüísticas, facilitando así aún más la circulación de documentos públicos entre los Estados miembros, deben crearse impresos estándar multilingües en cada una de las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión para los documentos públicos relativos al nacimiento, al hecho de que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), a la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residencia, y a la ausencia de antecedentes penales.

(22)

La única finalidad de los impresos estándar multilingües ha de ser facilitar la traducción de los documentos públicos a los que se adjuntan. Por consiguiente, dichos impresos no deben circular como documentos autónomos entre los Estados miembros. No deben tener la misma finalidad ni perseguir los mismos objetivos que los extractos o copias literales de actas del registro civil, los extractos plurilingües de actas del registro civil, los extractos plurilingües y codificados de actas del registro civil o las certificaciones plurilingües y codificadas de actas del registro civil establecidos por el Convenio n.o 2 de la CIEC sobre expedición gratuita y exención de legalización de copias de certificados de estado civil, el Convenio n.o 16 de la CIEC sobre expedición de certificaciones plurilingües de las actas del Registro Civil y el Convenio n.o 34 de la CIEC sobre expedición de extractos y certificaciones plurilingües y codificados de actas de estado civil.

(23)

Los impresos estándar multilingües establecidos en el presente Reglamento deben reflejar el contenido de los documentos públicos a los que se adjuntan y eliminar, en la medida de lo posible, la necesidad de traducir esos documentos públicos. No obstante, en el caso de una serie de documentos públicos cuyo contenido podría no reflejarse adecuadamente en un impreso estándar multilingüe, como determinadas categorías de resoluciones judiciales, es razonable que no pueda lograrse el objetivo de eliminar la necesidad de traducción. Los Estados miembros deben comunicar a la Comisión los documentos públicos a los que pueden adjuntarse impresos estándar multilingües como ayuda adecuada a la traducción. Los Estados miembros deben procurar adjuntar un impreso estándar multilingüe al mayor número posible de documentos públicos que entran en el ámbito de aplicación del presente Reglamento.

(24)

A la persona que presente un documento público acompañado de un impreso estándar multilingüe no se le debe exigir que presente una traducción de dicho documento público. No obstante, la autoridad a la que se presente el documento público debe en definitiva decidir si la información incluida en el impreso estándar multilingüe es suficiente para tramitar dicho documento público.

(25)

La autoridad a la que se presente un documento público podrá excepcionalmente exigir, en caso necesario, con el fin de tramitar dicho documento público, que la persona que presente ese documento acompañado de un impreso estándar multilingüe aporte también una traducción o transliteración del contenido de ese impreso en la lengua oficial de su Estado miembro o, si dicho Estado miembro tiene varias lenguas oficiales, en la lengua oficial o una de la lenguas oficiales del lugar en el que se presente el documento público que también sea una de las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión.

(26)

Los impresos estándar multilingües deben facilitarse a las personas que los soliciten y que tengan derecho a obtener los documentos públicos a los que los impresos estándar multilingües hayan de adjuntarse. Los impresos estándar multilingües no deben surtir efectos jurídicos por lo que respecta al reconocimiento de su contenido en los Estados miembros donde se presenten.

(27)

Al preparar un impreso estándar multilingüe que vaya a adjuntarse a un determinado documento público, la autoridad que expida ese impreso debe poder elegir a partir del modelo de impreso estándar multilingüe únicamente las rúbricas específicas por país que sean pertinentes para el documento público correspondiente, con el fin de garantizar que el impreso estándar multilingüe contenga únicamente la información incluida en el documento público al que se adjunte.

(28)

Debe ser posible integrar la versión electrónica de un impreso estándar multilingüe del Portal Europeo de e-Justicia en un sitio diferente, accesible a escala nacional, y expedirlo desde ese otro sitio.

(29)

Los Estados miembros deben tener la posibilidad de crear versiones electrónicas de los impresos estándar multilingües empleando una tecnología distinta de la utilizada por el Portal Europeo de e-Justicia, siempre que los impresos estándar multilingües que expidan utilizando esa otra tecnología contengan la información que exige el presente Reglamento.

(30)

Deben establecerse las salvaguardias apropiadas para la prevención del fraude en materia de documentos públicos y sus copias certificadas, y de la falsificación de dichos documentos y copias, que circulen entre los Estados miembros.

(31)

Para permitir un intercambio de información transfronterizo rápido y seguro, y facilitar la asistencia mutua, el presente Reglamento debe establecer un mecanismo eficaz de cooperación administrativa entre las autoridades designadas por los Estados miembros. El uso de ese mecanismo de cooperación administrativa debe reforzar la confianza mutua entre los Estados miembros dentro del mercado interior y basarse en el Sistema de Información del Mercado Interior (en lo sucesivo, «IMI») establecido por el Reglamento (UE) n.o 1024/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo (3).

(32)

Procede por lo tanto modificar el Reglamento (UE) n.o 1024/2012 a fin de añadir determinadas disposiciones del presente Reglamento a la lista de disposiciones relativas a la cooperación administrativa en los actos de la Unión que se aplican mediante el IMI, que figuran en el anexo del Reglamento (UE) n.o 1024/2012.

(33)

Con el fin de garantizar un elevado nivel de seguridad y protección de los datos en el contexto de la aplicación del presente Reglamento y para prevenir el fraude, la Comisión debe velar por que el IMI garantice la seguridad de los documentos públicos y proporcione un medio seguro de transmisión electrónica de esos documentos. La Comisión debe proporcionar en el IMI una herramienta que certifique la información intercambiada a través del sistema cuando se exporte fuera de este. Además, las autoridades de los Estados miembros que intercambien información relativa a documentos públicos deben adoptar las medidas necesarias para garantizar, en consonancia con el Reglamento (UE) n.o 1024/2012, que los documentos públicos y los datos personales intercambiados a través del IMI se recojan, traten y utilicen para fines acordes con aquellos para los que se comunicaron inicialmente. El Reglamento (UE) n.o 1024/2012 establece las disposiciones necesarias para garantizar la protección de los datos de carácter personal, así como un elevado nivel de seguridad y confidencialidad del intercambio de información en el IMI, y define las responsabilidades de la Comisión a este respecto. El Reglamento (UE) n.o 1024/2012 también estipula que los agentes del IMI intercambiarán y tratarán los datos de carácter personal únicamente a los efectos definidos en los actos de la Unión en los que se base el intercambio y de acuerdo con el fin para el que se comunicaron inicialmente.

(34)

La Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (4) va a regular el tratamiento de datos personales que efectúen los Estados miembros en relación con la aplicación del presente Reglamento y bajo la supervisión de las autoridades públicas independientes designadas por los Estados miembros. Las autoridades de los Estados miembros se atendrán, para cualquier intercambio o transmisión de información y documentos, a lo dispuesto en la Directiva 95/46/CE. Además, tales intercambio y transmisión deben perseguir el objetivo específico de la verificación por dichas autoridades de la autenticidad de los documentos públicos mediante el IMI y esa verificación debe únicamente efectuarse dentro de los respectivos ámbitos de competencias de las citadas autoridades. Ello no debe impedir que los Estados miembros apliquen sus disposiciones legales, reglamentarias y administrativas relativas al acceso del público a los documentos oficiales.

(35)

Las autoridades de los Estados miembros deben prestarse asistencia mutua con el fin de facilitar la aplicación del presente Reglamento, en particular en lo que atañe a la aplicación del mecanismo de cooperación administrativa entre las autoridades designadas por los Estados miembros, cuando las autoridades de un Estado miembro en el que se presente un documento público o su copia certificada alberguen dudas razonables sobre la autenticidad del documento público o de su copia certificada.

(36)

Cuando las autoridades de un Estado miembro en el que se presente un documento público o su copia certificada alberguen dudas razonables sobre la autenticidad de dichos documentos, deben tener la posibilidad de comprobar los modelos de documentos disponibles en el repositorio del IMI y, si persiste la duda, presentar una solicitud de información a través del IMI a las autoridades competentes del Estado miembro en el que se hayan expedido esos documentos, bien enviando la solicitud directamente a la autoridad que expidió el documento público o realizó la copia certificada, bien poniéndose en contacto con la autoridad central de ese Estado miembro. Las autoridades así requeridas deben dar respuesta a esas solicitudes a la mayor brevedad y, en todo caso, en un plazo no superior a cinco días hábiles, o diez días hábiles cuando la solicitud se tramite por conducto de una autoridad central. El plazo de diez días hábiles puede, en particular, amparar situaciones en las que las autoridades requeridas aún no estén registradas en el IMI. En el caso de que no puedan respetarse esos plazos, la autoridad requerida y la autoridad solicitante deben acordar una prórroga del plazo.

(37)

A efectos del cómputo de los plazos señalados en el presente Reglamento, debe aplicarse lo dispuesto en el Reglamento (CEE, Euratom) n.o 1182/71 del Consejo (5).

(38)

En circunstancias excepcionales, puede darse el caso de que a las autoridades de los Estados miembros no les resulte posible verificar la autenticidad de un documento público. Ello únicamente debería ocurrir cuando, por circunstancias como la destrucción física o la pérdida de copias de documentos nacionales debido, por ejemplo, a la destrucción de los archivos de un determinado registro civil u órgano jurisdiccional, o a la inexistencia de un registro, esa verificación no sea posible. Por consiguiente, el IMI debe tener una opción de respuesta que refleje esa posibilidad.

(39)

Si la respuesta de la autoridad requerida no confirma la autenticidad del documento público o de su copia certificada, o si no se recibe respuesta alguna de dicha autoridad, la autoridad solicitante no debe verse obligada a tramitar ese documento público o copia certificada. Además, en tales casos, la autoridad solicitante o la persona que haya presentado el documento público o su copia certificada deben poder utilizar cualquier medio disponible para verificar o demostrar la autenticidad del documento público o de su copia certificada. Con el fin de garantizar la eficacia del presente Reglamento, las situaciones en que no se reciba respuesta a través del IMI deben ser excepcionales.

(40)

En caso necesario, el coordinador del IMI o las autoridades centrales pertinentes pueden ayudar a encontrar una solución a las dificultades que pueden presentarse a las autoridades de dichos Estados miembros al utilizar el IMI, también en los casos en que no se reciba respuesta a una solicitud de información o no sea posible acordar una prórroga del plazo para responder.

(41)

Las autoridades de los Estados miembros deben poder utilizar las funciones disponibles del IMI, incluido el sistema multilingüe de comunicaciones, y el uso de preguntas y respuestas estándar pretraducidas, así como un repositorio de modelos de documentos públicos utilizados en el mercado interior.

(42)

Las autoridades centrales de los Estados miembros deben ofrecer asistencia en relación con las solicitudes de información y, en particular, deben transmitir y recibir esas solicitudes, y, cuando sea necesario, responder a estas y facilitar la información necesaria al respecto, especialmente en situaciones en las que ni la autoridad solicitante ni la requerida estén registradas en el IMI.

(43)

A los efectos del presente Reglamento, las autoridades centrales de los Estados miembros deben comunicarse entre sí y ejercer sus funciones utilizando el IMI. Las comunicaciones entre autoridades del mismo Estado miembro deben tener lugar con arreglo a los procedimientos nacionales.

(44)

Es preciso clarificar la relación entre el presente Reglamento y el Derecho de la Unión vigente. Desde ese punto de vista, el presente Reglamento debe entenderse sin perjuicio de la aplicación del Derecho de la Unión que contenga disposiciones en materia de legalización o trámite similar, u otros trámites, como el Reglamento (CE) n.o 2201/2003 del Consejo (6). El presente Reglamento también debe entenderse sin perjuicio de la aplicación del Derecho de la Unión sobre firmas electrónicas e identificación electrónica. Si lo dispuesto en el presente Reglamento entra en conflicto con una disposición de otro acto de la Unión que regule aspectos específicos de la simplificación de los requisitos de presentación de documentos públicos simplificándolos aún más, como la Directiva 2005/36/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (7), la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (8) y el Reglamento (CE) n.o 987/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo (9), debe prevalecer lo dispuesto en el acto de la Unión que dispone una mayor simplificación.

(45)

Del mismo modo, el presente Reglamento debe entenderse sin perjuicio del uso de otros sistemas de cooperación administrativa establecidos por el Derecho de la Unión que contemplen el intercambio de información entre Estados miembros en ámbitos específicos, como la Directiva 93/109/CE del Consejo (10) o el Reglamento (CE) n.o 987/2009. El presente Reglamento debe aplicarse en sinergia con esos sistemas específicos.

(46)

En aras de la coherencia con sus objetivos generales, el presente Reglamento debe, entre dos o más Estados miembros, en lo que respecta a las cuestiones a las que se aplica y en la medida en que este lo disponga, primar sobre acuerdos o disposiciones bilaterales o multilaterales en los que participen los Estados miembros y que se refieran a cuestiones en él contempladas.

(47)

Asimismo, los Estados miembros deben poder mantener o adoptar disposiciones entre dos o más de ellos en cuestiones que no entren dentro del ámbito de aplicación del presente Reglamento, como el valor probatorio de los documentos públicos, los impresos estándar multilingües con valor jurídico, la exención de legalización de tales impresos o la exención de legalización de los documentos públicos en ámbitos distintos de los regulados por el presente Reglamento. Los Estados miembros también deben poder mantener o adoptar disposiciones destinadas a simplificar aún más la circulación entre Estados miembros de los documentos públicos a los que se aplica el presente Reglamento.

(48)

Los documentos públicos expedidos por las autoridades de países terceros no entran en el ámbito de aplicación del presente Reglamento. Asimismo, los acuerdos y disposiciones en materia de legalización o trámite similar respecto de los documentos públicos sobre cuestiones contempladas en el presente Reglamento expedidos por las autoridades de Estados miembros o de países terceros que vayan a utilizarse en las relaciones entre los Estados miembros y los países terceros de que se trate no pueden afectar a la aplicación del presente Reglamento. Por consiguiente, el presente Reglamento no debe impedir que los Estados miembros celebren acuerdos internacionales bilaterales o multilaterales con países terceros en materia de legalización o trámite similar respecto de los documentos públicos sobre cuestiones contempladas en el presente Reglamento expedidos por las autoridades de Estados miembros o de países terceros que vayan a utilizarse en las relaciones entre los Estados miembros y los países terceros de que se trate. Tampoco debe impedir que los Estados miembros, en la medida en que uno o varios de ellos participen o puedan decidir participar en tales acuerdos y disposiciones, decidan sobre la aceptación de la adhesión de nuevas partes contratantes, en particular por lo que se refiere a la facultad de formular y notificar objeciones a las nuevas adhesiones como se contempla en el artículo 12, párrafo segundo, del Convenio sobre la Apostilla, ni que apliquen o modifiquen el Convenio Europeo de 1968, relativo a la supresión de la legalización de documentos extendidos por los agentes diplomáticos y consulares o decidan sobre las adhesiones de nuevas partes contratantes a este.

(49)

Dado que los impresos estándar multilingües contemplados en el presente Reglamento no tienen valor jurídico y no se solapan con los impresos estándar plurilingües previstos en los Convenios números 16, 33 y 34 de la CIEC, ni con los certificados de vida previstos en el Convenio número 27 de la CIEC, el presente Reglamento no debe afectar a la aplicación de dichos convenios entre los Estados miembros ni entre un Estado miembro y un país tercero.

(50)

Debe crearse un comité ad hoc, formado por representantes de la Comisión y de los Estados miembros y presidido por un representante de la Comisión, con el fin de tomar cuantas medidas sean necesarias para facilitar la aplicación del presente Reglamento, en particular mediante el intercambio de las mejores prácticas en materia de aplicación del Reglamento entre Estados miembros, prevención del fraude en materia de documentos públicos, copias certificadas y traducciones juradas de estos, de uso de versiones electrónicas de los documentos públicos, de uso de impresos estándar multilingües, y de documentos falsificados que se hayan detectado.

(51)

Para facilitar la aplicación del presente Reglamento, los Estados miembros, a los efectos de poner la información a disposición del público a través de cualquier medio adecuado, y en particular del Portal Europeo de e-Justicia, deben proporcionar a la Comisión, a través del IMI, los datos de contacto de sus autoridades centrales, los modelos de los documentos públicos utilizados con mayor frecuencia en virtud de su Derecho nacional o, de no existir modelo para un determinado documento, información sobre las características específicas de dicho documento.

(52)

Los Estados miembros también deben comunicar a través del IMI versiones anonimizadas de documentos falsificados que se hayan detectado y que podrían constituir ejemplos útiles y típicos para la detección de posibles falsificaciones. La comunicación de esos documentos falsificados debe limitarse a aquellos cuya revelación se permita en virtud del Derecho nacional y entenderse sin perjuicio de la normativa de los Estados miembros sobre revelación de pruebas obtenidas durante procesos penales. La información que comuniquen los Estados miembros en relación con documentos falsificados no debe hacerse pública.

(53)

Para facilitar la aplicación del presente Reglamento, los Estados miembros, a los efectos de poner la información a disposición del público a través del Portal Europeo de e-Justicia, deben comunicar a la Comisión la lengua o lenguas que pueden aceptar para la presentación de documentos públicos expedidos por las autoridades de otro Estado miembro; una lista indicativa de los documentos públicos que entran dentro del ámbito de aplicación del presente Reglamento; la lista de los documentos públicos a los que pueden adjuntarse impresos estándar multilingües como ayuda adecuada a la traducción; las listas de las personas habilitadas, de conformidad con el Derecho nacional, para realizar traducciones juradas, en caso de que dichas listas existan; una lista indicativa de los tipos de autoridades facultadas, en virtud del Derecho nacional, para realizar copias certificadas; información relativa a los medios que permiten la identificación de las traducciones juradas y las copias certificadas; y la información sobre las características específicas de las copias certificadas.

(54)

La información relativa a los modelos de los documentos públicos utilizados con mayor frecuencia o a las características específicas de tales documentos o de sus copias certificadas únicamente debe ponerse a disposición del público en la medida en que dicha información ya sea accesible al público en virtud del Derecho del Estado miembro cuyas autoridades hayan expedido el documento público o realizado la copia certificada. A tal fin, los Estados miembros deben comunicar a la Comisión qué documentos se encuentran a disposición del público en virtud de su Derecho nacional. No obstante, a los efectos del presente Reglamento, la información sobre las características específicas de los documentos públicos o de las copias certificadas de estos que los Estados miembros han de comunicar a la Comisión no debe incluir información sobre las características específicas de seguridad que no esté a disposición del público en virtud del Derecho del Estado miembro cuyas autoridades hayan expedido el documento público o realizado la copia certificada.

(55)

La comunicación por un Estado miembro a la Comisión de una lengua o lenguas distintas de las propias que puede aceptar para la presentación de documentos públicos expedidos por las autoridades de otro Estado miembro debe entenderse sin perjuicio de la posibilidad de que sus autoridades acepten, de conformidad con el Derecho nacional o cuando así lo permita el Estado miembro de que se trate, cualesquiera lenguas adicionales cuando se les presente un documento público expedido por las autoridades de otro Estado miembro.

(56)

El presente Reglamento respeta los derechos fundamentales y observa los principios reconocidos en la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, en particular, el derecho al respeto de la vida privada y familiar, el derecho a la protección de datos de carácter personal, el derecho a contraer matrimonio y el derecho a fundar una familia, y la libertad de circulación y de residencia. El presente Reglamento debe aplicarse de conformidad con dichos derechos y principios.

(57)

Dado que los objetivos del presente Reglamento, a saber, la promoción de la libre circulación de los ciudadanos de la Unión al facilitar la libre circulación de determinados documentos públicos dentro de la Unión, no pueden ser alcanzados de manera suficiente por los Estados miembros, sino que, debido a sus dimensiones y efectos, pueden lograrse mejor a escala de la Unión, esta puede adoptar medidas, de acuerdo con el principio de subsidiariedad establecido en el artículo 5 del Tratado de la Unión Europea. De conformidad con el principio de proporcionalidad establecido en el mismo artículo, el presente Reglamento no excede de lo necesario para alcanzar dichos objetivos.

HAN ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

CAPÍTULO I

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DEFINICIONES

Artículo 1

Objeto

1. El presente Reglamento establece, respecto de determinados documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro que deban presentarse a las autoridades de otro Estado miembro, un sistema de:

a)

exención de la legalización o trámite similar, y

b)

simplificación de otros trámites.

Sin perjuicio del párrafo primero, el presente Reglamento no impedirá que una persona se acoja a otros sistemas aplicables en un Estado miembro en materia de legalización o trámite similar.

2. El presente Reglamento también establece impresos estándar multilingües para que se utilicen como ayuda a la traducción adjuntos a los documentos públicos relativos al nacimiento, al hecho que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), a la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residencia y a la ausencia de antecedentes penales.

Artículo 2

Ámbito de aplicación

1. El presente Reglamento se aplica a los documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro de conformidad con su Derecho nacional que han de ser presentados a las autoridades de otro Estado miembro y cuyo principal objetivo es establecer uno o más de los siguientes hechos:

a)

el nacimiento;

b)

que una persona está viva;

c)

la defunción;

d)

el nombre;

e)

el matrimonio, incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil;

f)

el divorcio, la separación judicial y la anulación del matrimonio;

g)

la unión de hecho registrada, incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada;

h)

la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada;

i)

la filiación;

j)

la adopción;

k)

el domicilio o la residencia;

l)

la nacionalidad;

m)

la ausencia de antecedentes penales, siempre que los documentos públicos al respecto sean expedidos a un ciudadano de la Unión por las autoridades del Estado miembro del que tiene la nacionalidad.

2. El presente Reglamento también se aplica a los documentos públicos cuya presentación pueda exigirse a los ciudadanos de la Unión que residen en un Estado miembro del que no son nacionales cuando deseen ejercer su derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones al Parlamento Europeo o en elecciones municipales en su Estado miembro de residencia, en las condiciones establecidas en la Directiva 93/109/CE y en la Directiva 94/80/CE del Consejo (11), respectivamente.

3. El presente Reglamento no se aplica a:

a)

los documentos públicos expedidos por autoridades de países terceros, o

b)

las copias certificadas de los documentos a que se refiere la letra a) realizadas por las autoridades de un Estado miembro.

4. El presente Reglamento no se aplica al reconocimiento en un Estado miembro de los efectos jurídicos relativos al contenido de los documentos públicos expedidos por las autoridades de otro Estado miembro.

Artículo 3

Definiciones

A los efectos del presente Reglamento, se entenderá por:

1) «documentos públicos»:

a)

los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos jurisdiccionales de un Estado miembro, incluyendo los provenientes del Ministerio Fiscal o de un secretario, oficial o agente judicial («huissier de justice»);

b)

los documentos administrativos;

c)

las actas notariales;

d)

las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas;

e)

los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares de un Estado miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de cualquier Estado con carácter oficial, cuando dichos documentos deban presentarse en el territorio de otro Estado miembro o a los agentes diplomáticos o consulares de otro Estado miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de un Estado tercero;

2) «autoridad»: una autoridad pública de un Estado miembro, o una entidad que actúe con carácter oficial y autorizada en virtud del Derecho nacional para expedir o recibir un documento público al que se aplique el presente Reglamento o una copia certificada de este;

3) «legalización»: el trámite de certificación de la autenticidad de la firma de un funcionario o cargo público, la calidad en la que ha actuado el signatario del documento y, en su caso, la identidad del sello o timbre que figure en el documento;

4) «trámite similar»: la fijación de la apostilla contemplada en el Convenio sobre la Apostilla;

5) «otros trámites»: el requisito de presentar copias certificadas y traducciones de documentos públicos;

6) «autoridad central»: la autoridad o autoridades designadas por los Estados miembros conforme al artículo 15 para desempeñar funciones relacionadas con la aplicación del presente Reglamento;

7) «copia certificada»: la copia de un documento público original, firmada y acreditada como reproducción exacta y completa de dicho documento público original por una autoridad, facultada por el Derecho nacional para ello, del mismo Estado miembro que haya expedido el documento público original.

CAPÍTULO II

EXENCIÓN DE LA LEGALIZACIÓN Y TRÁMITE SIMILAR, Y SIMPLIFICACIÓN DE OTROS TRÁMITES RELATIVOS A LAS COPIAS CERTIFICADAS

Artículo 4

Exención de la legalización y trámite similar

Los documentos públicos a los que se aplica el presente Reglamento y sus copias certificadas quedarán exentos de toda forma de legalización y trámite similar.

Artículo 5

Simplificación de otros trámites relativos a las copias certificadas

1. Cuando un Estado miembro exija la presentación del original de un documento público expedido por las autoridades de otro Estado miembro, las autoridades del Estado miembro en el que se presente el documento público no exigirán también la presentación de una copia certificada de este.

2. Cuando un Estado miembro permita la presentación de una copia certificada, las autoridades de dicho Estado miembro aceptarán una copia certificada realizada en otro Estado miembro.

CAPÍTULO III

SIMPLIFICACIÓN DE OTROS TRÁMITES RELATIVOS A LAS TRADUCCIONES E IMPRESOS ESTÁNDAR MULTILINGÜES

Artículo 6

Simplificación de otros trámites relativos a las traducciones

1. No se exigirá una traducción en los casos en que:

a)

el documento público esté redactado en la lengua oficial del Estado miembro en el que se presente el documento o, si dicho Estado tiene varias lenguas oficiales, en la lengua oficial o en una de las lenguas oficiales del lugar en el que se presente el documento, o en cualquier otra lengua que ese Estado miembro haya aceptado expresamente, o

b)

un documento público relativo al nacimiento, al hecho de que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), a la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residencia, o a la ausencia de antecedentes penales vaya acompañado, de conformidad con las condiciones establecidas en el presente Reglamento, de un impreso estándar multilingüe, siempre que la autoridad a la que se presente dicho documento considere que la información incluida en el impreso es suficiente para tramitar el documento público.

2. Una traducción jurada realizada por una persona habilitada para ello en virtud del Derecho de un Estado miembro será aceptada en todos los Estados miembros.

Artículo 7

Impresos estándar multilingües

1. Los documentos públicos relativos al nacimiento, al hecho de que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), a la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residencia y a la ausencia de antecedentes penales, que comuniquen los Estados miembros de conformidad con el artículo 24, apartado 1, letra c), irán acompañados, a instancia de la persona que tenga derecho a obtener el documento público, de un impreso estándar multilingüe establecido de conformidad con el presente Reglamento.

2. Los impresos estándar multilingües contemplados en el apartado 1 los expedirá una autoridad y llevarán la fecha de expedición y la firma y, en su caso, el sello o timbre de la autoridad expedidora.

Artículo 8

Utilización de impresos estándar multilingües

1. Los impresos estándar multilingües contemplados en el artículo 7, apartado 1, se adjuntarán a los documentos públicos contemplados en dicho apartado, se utilizarán como ayuda a la traducción y no tendrán valor jurídico autónomo.

2. Los impresos estándar multilingües no constituirán:

a)

extractos de actas del registro civil;

b)

copias literales de actas del registro civil;

c)

extractos plurilingües de actas del registro civil;

d)

extractos plurilingües y codificados de actas del registro civil, ni

e)

certificaciones plurilingües y codificadas de actas del registro civil.

3. Los impresos estándar multilingües solo podrán utilizarse en un Estado miembro distinto del Estado miembro de expedición.

Artículo 9

Contenido de los impresos estándar multilingües

1. Todo impreso estándar multilingüe incluirá una parte normalizada, que constará de los elementos siguientes:

a)

el título del impreso estándar multilingüe;

b)

la base jurídica para la expedición del impreso estándar multilingüe;

c)

una referencia al Estado miembro en el que se expide el impreso;

d)

un recuadro con la indicación «aviso importante»;

e)

un recuadro con la indicación «nota para la autoridad expedidora»;

f)

varias rúbricas normalizadas y sus códigos numéricos, y

g)

un recuadro para la firma.

2. Las partes normalizadas que se han de incluir en los impresos estándar multilingües relativos al nacimiento, al hecho de que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), a la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residencia y a la ausencia de antecedentes penales, así como los glosarios multilingües de las rúbricas normalizadas, figuran en los anexos I a XI, respectivamente.

3. Todo impreso estándar multilingüe también incluirá, en su caso, una parte no normalizada que constará de rúbricas específicas por país concebidas para reflejar el contenido del documento público al que haya de adjuntarse el impreso, y de los códigos numéricos de dichas rúbricas.

4. Las rúbricas específicas por país a que se refiere el apartado 3 del presente artículo las comunicarán los Estados miembros a la Comisión de conformidad con el artículo 24, apartado 2.

5. Todo impreso estándar multilingüe también incluirá un glosario multilingüe de las rúbricas normalizadas y las rúbricas específicas por país en todas las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión.

Artículo 10

Lenguas de expedición de los impresos estándar multilingües

1. Los impresos estándar multilingües los cumplimentará la autoridad expedidora en la lengua oficial de su Estado miembro o, si ese Estado miembro tiene varias lenguas oficiales, en la lengua oficial o una de las lenguas oficiales del lugar en el que se expida el impreso.

2. La parte normalizada y las rúbricas específicas por país de los impresos estándar multilingües estarán simultáneamente en las dos lenguas siguientes:

a)

la lengua oficial del Estado miembro en el que se expida el impreso estándar multilingüe o, si ese Estado miembro tiene varias lenguas oficiales, la lengua oficial o una de las lenguas oficiales del lugar en el que se expida el impreso estándar multilingüe y que sea también una de las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión, y

b)

la lengua oficial del Estado miembro en el que vaya a presentarse el documento público al que se adjunta el impreso estándar multilingüe o, si ese Estado miembro tiene varias lenguas oficiales, la lengua oficial o una de las lenguas oficiales del lugar en el que vaya a presentarse el documento público al que se adjunta el impreso y que sea también una de las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión.

3. La parte normalizada y las rúbricas específicas por país en las dos lenguas mencionadas en el apartado 2 del presente artículo y el glosario multilingüe mencionado en el artículo 9, apartado 5, se incluirán en un único impreso estándar multilingüe.

Artículo 11

Tasas para la obtención de un impreso estándar multilingüe

Con objeto de facilitar aún más la libre circulación de los documentos públicos dentro de la Unión, los Estados miembros garantizarán que las tasas para la obtención de un impreso estándar multilingüe no superen el coste de producción de este, o el del documento público al que se adjunta el impreso si el coste de producción de este es inferior.

Artículo 12

Versiones electrónicas de los impresos estándar multilingües

El Portal Europeo de e-Justicia incluirá, para cada Estado miembro, modelos de impresos estándar multilingües relativos al nacimiento, al hecho de que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil) y, en su caso, a la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para registrarse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residencia y a la ausencia de antecedentes penales, y establecidos de conformidad con el presente Reglamento en todas las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión, que contengan:

a)

las partes normalizadas que figuran en los anexos I a XI, y

b)

las rúbricas específicas por país que los Estados miembros comuniquen a la Comisión de conformidad con el artículo 24, apartado 2.

CAPÍTULO IV

SOLICITUDES DE INFORMACIÓN Y COOPERACIÓN ADMINISTRATIVA

Artículo 13

Sistema de Información del Mercado Interior

Se utilizará el Sistema de Información del Mercado Interior (en lo sucesivo, «IMI») establecido por el Reglamento (UE) n.o 1024/2012 a efectos de lo dispuesto en los artículos 14 y 16 y en el artículo 22, apartados 1 y 2, del presente Reglamento.

Artículo 14

Solicitud de información en caso de duda razonable

1. Si las autoridades de un Estado miembro en el que se presente un documento público o su copia certificada albergan dudas razonables sobre la autenticidad de dicho documento público o de su copia certificada, seguirán los siguientes pasos para disipar su duda:

a)

comprobar los modelos disponibles de los documentos en el repositorio del IMI, tal como se indica en el artículo 22;

b)

si persiste la duda, formular una solicitud de información a través del IMI:

i)

a la autoridad que expidió el documento público o, en su caso, a la autoridad que realizó la copia certificada, o a ambas, o

ii)

a la autoridad central pertinente.

2. Una duda razonable sobre la autenticidad de un documento público o su copia certificada mencionada en el apartado 1 podrá referirse, en particular, a:

a)

la autenticidad de la firma;

b)

la calidad en que haya actuado el signatario del documento;

c)

la identidad del sello o timbre;

d)

si el documento ha sido falsificado o alterado.

3. Las solicitudes de información formuladas en virtud del presente artículo deberán indicar los motivos en los que se basan.

4. Las solicitudes de información formuladas en virtud del presente artículo deberán ir acompañadas de una copia del documento público correspondiente o de su copia certificada, que se transmitirá por vía electrónica a través del IMI. Las solicitudes y sus posibles respuestas no estarán sujetas a ningún impuesto, derecho o tasa.

5. Las autoridades darán respuesta a las solicitudes de información formuladas en virtud del presente artículo a la mayor brevedad y, en todo caso, en un plazo no superior a cinco días hábiles, o diez días hábiles cuando la solicitud se tramite por conducto de una autoridad central.

En casos excepcionales, si no pueden respetarse los plazos señalados en el párrafo primero, la autoridad requerida y la autoridad solicitante acordarán una prórroga del plazo.

6. Si la autenticidad del documento público o de su copia certificada no se ha confirmado, la autoridad solicitante no estará obligada a tramitarlos.

Artículo 15

Designación de las autoridades centrales

1. A los efectos del presente Reglamento, cada Estado miembro designará al menos una autoridad central.

2. Cuando un Estado miembro haya designado más de una autoridad central, indicará la autoridad central a la que podrán dirigirse las comunicaciones para su transmisión a la autoridad competente dentro de ese Estado miembro.

Artículo 16

Funciones de las autoridades centrales

Las autoridades centrales prestarán asistencia en relación con las solicitudes de información con arreglo al artículo 14, y en particular:

a)

transmitirán, recibirán y, cuando sea necesario, responderán a dichas solicitudes;

b)

facilitarán la información necesaria al respecto.

CAPÍTULO V

RELACIONES CON OTRAS DISPOSICIONES DE DERECHO DE LA UNIÓN Y CON OTROS INSTRUMENTOS

Artículo 17

Relaciones con otras disposiciones de Derecho de la Unión

1. El presente Reglamento se entenderá sin perjuicio de la aplicación de otras disposiciones del Derecho de la Unión en materia de legalización, trámite similar, u otros trámites, y las complementará.

2. El presente Reglamento se entenderá sin perjuicio de la aplicación del Derecho de la Unión sobre firmas electrónicas e identificación electrónica.

3. El presente Reglamento se entenderá sin perjuicio del uso de otros sistemas de cooperación administrativa establecidos por el Derecho de la Unión que contemplen el intercambio de información entre Estados miembros en ámbitos específicos.

Artículo 18

Modificación del Reglamento (UE) n.o 1024/2012

En el anexo del Reglamento (UE) n.o 1024/2012, se añade el punto siguiente:

«9.

Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.o 1024/2012 (*): artículos 14 y 16, y artículo 22, apartados 1 y 2.

Artículo 19

Relaciones con convenios, acuerdos y disposiciones internacionales

1. El presente Reglamento se entenderá sin perjuicio de la aplicación de los convenios internacionales de los que sean parte uno o más Estados miembros en el momento de la adopción del presente Reglamento y que se refieran a materias reguladas por este.

2. No obstante lo dispuesto en el apartado 1, el presente Reglamento, en lo que respecta a las cuestiones a las que se aplica y en la medida en que este lo disponga, primará sobre lo dispuesto en acuerdos y disposiciones bilaterales o multilaterales adoptados por los Estados miembros, en las relaciones entre los Estados miembros que participen en tales acuerdos o disposiciones.

3. El presente artículo se entenderá sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 1, apartado 1.

4. El presente Reglamento no impedirá a los Estados miembros negociar, adoptar, modificar ni aplicar acuerdos y disposiciones internacionales con países terceros, ni adherirse a ellos, en materia de legalización o trámite similar de los documentos públicos sobre cuestiones contempladas en el presente Reglamento que expidan las autoridades de los Estados miembros o de países terceros para su uso en las relaciones entre los Estados miembros y los países terceros de que se trate. El presente Reglamento no impedirá a los Estados miembros decidir sobre la aceptación de la adhesión de nuevas partes contratantes a dichos acuerdos y disposiciones en los que participen o puedan decidir participar uno o varios Estados miembros.

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES GENERALES Y FINALES

Artículo 20

Limitación de finalidad

1. El intercambio y la transmisión de información y documentos por los Estados miembros en virtud del presente Reglamento perseguirán la única finalidad de que las autoridades competentes comprueben la autenticidad de documentos públicos mediante el IMI.

2. El presente Reglamento se entenderá sin perjuicio de la aplicación de las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas de los Estados miembros en materia de acceso público a los documentos públicos.

Artículo 21

Información relativa al contenido del presente Reglamento

La Comisión y los Estados miembros deberán poner a disposición del público la información relativa al contenido del presente Reglamento por los medios adecuados, en particular a través del Portal Europeo de e-Justicia y de los sitios web de las autoridades de los Estados miembros.

Artículo 22

Información sobre las autoridades centrales y datos de contacto

1. A más tardar el 16 de agosto de 2018, los Estados miembros utilizarán el IMI para comunicar la información siguiente:

a)

la autoridad o autoridades centrales designadas con arreglo al artículo 15, apartado 1, junto con sus datos de contacto y, en su caso, la información contemplada en el artículo 15, apartado 2;

b)

los modelos de los documentos públicos utilizados con mayor frecuencia en virtud de su Derecho nacional respectivo o bien, de no existir un modelo, información sobre las características específicas del documento de que se trate, y

c)

versiones anonimizadas de documentos falsificados que se hayan detectado.

2. Los Estados miembros utilizarán el IMI para comunicar toda modificación ulterior de la información contemplada en el apartado 1.

3. La Comisión pondrá a disposición del público por los medios que considere adecuados:

a)

la información a que se refiere el apartado 1, letra a);

b)

la información a que se refiere el apartado 1, letra b), que esté a disposición del público en virtud del Derecho del Estado miembro cuyas autoridades hayan expedido el documento público.

Artículo 23

Intercambio de mejores prácticas

1. Se creará un comité ad hoc formado por representantes de la Comisión y de los Estados miembros, y presidido por un representante de la Comisión.

2. El comité ad hoc mencionado en el apartado 1 adoptará cuantas medidas sean necesarias para facilitar la aplicación del presente Reglamento, en particular facilitando el intercambio y la actualización periódica de las mejores prácticas relativas a:

a)

la aplicación del presente Reglamento entre los Estados miembros;

b)

la prevención del fraude en materia de documentos públicos, copias certificadas y traducciones juradas;

c)

la utilización de versiones electrónicas de documentos públicos;

d)

la utilización de impresos estándar multilingües;

e)

los documentos falsificados que se hayan detectado.

Artículo 24

Información que han de comunicar los Estados miembros

1. A más tardar el 16 de agosto de 2018, los Estados miembros comunicarán a la Comisión:

a)

las lenguas que van a aceptar para los documentos públicos que se presenten a sus autoridades con arreglo al artículo 6, apartado 1;

b)

una lista indicativa de los documentos públicos que entran en el ámbito de aplicación del presente Reglamento;

c)

la lista de los documentos públicos a los que pueden adjuntarse impresos estándar multilingües como ayuda adecuada a la traducción;

d)

las listas de las personas habilitadas, de conformidad con el Derecho nacional, para realizar traducciones juradas, en caso de que dichas listas existan;

e)

una lista indicativa de los tipos de autoridades habilitadas por el Derecho nacional para realizar copias certificadas;

f)

información relativa a los medios que permiten la identificación de las traducciones juradas y las copias certificadas;

g)

información sobre las características específicas de las copias certificadas.

2. A más tardar el 16 de febrero de 2017, los Estados miembros comunicarán a la Comisión, en su lengua o sus lenguas oficiales que sean también una de las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión, las rúbricas específicas por país que hayan de incluirse en los impresos multilingües relativos al nacimiento, al hecho de que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil) y, en su caso, a la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residencia y a la ausencia de antecedentes penales.

3. A más tardar el 16 de febrero de 2018, la Comisión publicará las listas de las rúbricas específicas por país recibidas de conformidad con el apartado 2 en el Diario Oficial de la Unión Europea y en el Portal Europeo de e-Justicia en todas las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión.

4. Los Estados miembros comunicarán a la Comisión cualquier modificación ulterior de la información a que se refieren los apartados 1 y 2.

5. La Comisión pondrá a disposición del público a través del Portal Europeo de e-Justicia:

a)

la información a que se refiere el apartado 1, letras a) a f);

b)

la información a que se refiere el apartado 1, letra g), que sea accesible al público en virtud del Derecho del Estado miembro cuyas autoridades hayan realizado la copia certificada.

Artículo 25

Modificación de las rúbricas específicas por país en los impresos estándar multilingües

1. Los Estados miembros notificarán a la Comisión cualesquiera modificaciones de las rúbricas específicas por país contempladas en el artículo 24, apartado 2.

2. La Comisión publicará las modificaciones a que se refiere el apartado 1 de las rúbricas específicas por país en el Diario Oficial de la Unión Europea.

3. La Comisión pondrá a disposición del público las modificaciones a que se refiere el apartado 1 de las rúbricas específicas por país a través del Portal Europeo de e-Justicia y modificará en consecuencia los modelos de impresos estándar multilingües correspondientes a cada Estado miembro.

Artículo 26

Revisión

1. A más tardar el 16 de febrero de 2024 y posteriormente cada tres años como máximo, la Comisión presentará al Parlamento Europeo, al Consejo y al Comité Económico y Social Europeo un informe sobre la aplicación del presente Reglamento, que incluya una evaluación de las experiencias prácticas pertinentes para la cooperación entre las autoridades centrales. Ese informe incluirá, además, una evaluación de la conveniencia de:

a)

ampliar el ámbito de aplicación del presente Reglamento a documentos públicos relativos a cuestiones distintas de las mencionadas en el artículo 2 y en el apartado 2, letra a), del presente artículo;

b)

en caso de ampliarse el ámbito de aplicación, según se indica en la letra a) del presente apartado, establecer impresos estándar multilingües relativos a documentos públicos sobre las cuestiones señaladas en la letra a) del presente apartado a las que pudiera ampliarse el ámbito de aplicación del presente Reglamento, y

c)

el uso de sistemas electrónicos para la transmisión directa de documentos públicos y el intercambio de información entre las autoridades de los Estados miembros con el fin de excluir cualquier posibilidad de fraude en relación con las cuestiones reguladas por el presente Reglamento.

2. A más tardar el 16 de febrero de 2021, la Comisión presentará al Parlamento Europeo, al Consejo y al Comité Económico y Social Europeo un informe de evaluación sobre la conveniencia de:

a)

ampliar el ámbito de aplicación del presente Reglamento a:

i)

los documentos públicos relativos a la personalidad jurídica y la representación de una sociedad u otra empresa,

ii)

los títulos, certificados u otros diplomas que acrediten cualificaciones formales, y

iii)

los documentos públicos que acrediten una discapacidad reconocida oficialmente;

b)

establecer impresos estándar multilingües relativos a:

i)

los documentos públicos a que se refiere el artículo 2, apartado 1, para los cuales el presente Reglamento no establece impresos estándar multilingües, y

ii)

los documentos públicos relativos a las cuestiones señaladas en la letra a) del presente apartado a los que puede ampliarse el ámbito de aplicación del presente Reglamento;

c)

utilizar sistemas electrónicos para la transmisión directa de documentos públicos y el intercambio de información entre las autoridades de los Estados miembros con el fin de excluir cualquier posibilidad de fraude en las cuestiones reguladas por el presente Reglamento.

3. Los informes mencionados en los apartados 1 y 2 irán acompañados, en su caso, de propuestas de adaptaciones, en particular por lo que respecta a la ampliación del ámbito de aplicación del presente Reglamento a documentos públicos sobre nuevas cuestiones, según lo indicado en el apartado 1, letra a), y en el apartado 2, letra a), al establecimiento de nuevos impresos estándar multilingües, según lo indicado en el apartado 1, letra b), y en el apartado 2, letra b), y al uso de sistemas electrónicos para la transmisión directa de documentos públicos y el intercambio de información entre las autoridades de los Estados miembros, según lo indicado en el apartado 1, letra c), y en el apartado 2, letra c).

Artículo 27

Entrada en vigor

1. El presente Reglamento entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

2. El presente Reglamento será aplicable a partir del 16 de febrero de 2019, excepto:

a)

el artículo 24, apartado 2, que se aplicará a partir del 16 de febrero de 2017;

b)

el artículo 12 y el artículo 24, apartado 3, que se aplicarán a partir del 16 de febrero de 2018, y

c)

el artículo 22 y el artículo 24, apartado 1, que se aplicarán a partir del 16 de agosto de 2018.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Estrasburgo, el 6 de julio de 2016.

Por el Parlamento Europeo

El Presidente

M. SCHULZ

Por el Consejo

El Presidente

I. KORČOK

____________

(1) DO C 327 de 12.11.2013, p. 52.

(2) Posición del Parlamento Europeo de 4 de febrero de 2014 (no publicada aún en el Diario Oficial) y posición del Consejo en primera lectura de 10 de marzo de 2016 (no publicada aún en el Diario Oficial). Posición del Parlamento Europeo de 10 de mayo de 2016.

(3) Reglamento (UE) n.o 1024/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, relativo a la cooperación administrativa a través del Sistema de Información del Mercado Interior y por el que se deroga la Decisión 2008/49/CE de la Comisión («Reglamento IMI») (DO L 316 de 14.11.2012, p. 1).

(4) Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (DO L 281 de 23.11.1995, p. 31).

(5) Reglamento (CEE, Euratom) n.o 1182/71 del Consejo, de 3 de junio de 1971, por el que se determinan las normas aplicables a los plazos, fechas y términos (DO L 124 de 8.6.1971, p. 1).

(6) Reglamento (CE) n.o 2201/2003 del Consejo, de 27 de noviembre de 2003, relativo a la competencia, el reconocimiento y la ejecución de resoluciones judiciales en materia matrimonial y de responsabilidad parental, por el que se deroga el Reglamento (CE) n.o 1347/2000 (DO L 338 de 23.12.2003, p. 1).

(7) Directiva 2005/36/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 7 de septiembre de 2005, relativa al reconocimiento de cualificaciones profesionales (DO L 255 de 30.9.2005, p. 22).

(8) Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de diciembre de 2006, relativa a los servicios en el mercado interior (DO L 376 de 27.12.2006, p. 36).

(9) Reglamento (CE) n.o 987/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de septiembre de 2009, por el que se adoptan las normas de aplicación del Reglamento (CE) n.o 883/2004, sobre la coordinación de los sistemas de seguridad social (DO L 284 de 30.10.2009, p. 1).

(10) Directiva 93/109/CE del Consejo, de 6 de diciembre de 1993, por la que se fijan las modalidades de ejercicio del derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones municipales por parte de los ciudadanos de la Unión residentes en un Estado miembro del que no sean nacionales (DO L 329 de 30.12.1993, p. 34).

(11) Directiva 94/80/CE del Consejo, de 19 de diciembre de 1994, por la que se fijan las modalidades de ejercicio del derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones municipales por parte de los ciudadanos de la Unión residentes en un Estado miembro del que no sean nacionales (DO L 368 de 31.12.1994, p. 38).

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