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EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE EUROPOL,
Vista la Decisión 2009/371/JAI del Consejo, de 6 de abril de 2009, por la que se crea la Oficina Europea de Policía (Europol) ( 1 ) (en lo sucesivo, «la Decisión Europol»), y, en particular, el su artículo 10, apartado 4,
Considerando lo siguiente:
(1) Corresponde al Consejo de Administración determinar, a propuesta del Director y previa consulta a la Autoridad Común de Control, las condiciones relativas al tratamiento de datos, a fin de decidir si dichos datos son relevantes para las tareas de Europol y pueden incluirse en alguno de sus sistemas de tratamiento de la información, en particular por lo que se refiere al acceso a los datos y a su uso, así como los plazos de conservación y eliminación de los datos.
(2) Al adoptar esta decisión, el Consejo de Administración respeta su obligación conforme al Convenio para la Protección de las Personas con respecto al Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Consejo de Europa el 28 de enero de 1981 y tiene en cuenta la Recomendación R (87) 15, de 17 de septiembre de 1987, del Comité de Ministros del Consejo de Europa, por la que se regula la utilización de datos personales en el ámbito policial.
(3) La Decisión del Consejo de Administración se presentará el Consejo para su aprobación.
HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:
Definiciones
A los efectos de la presente Decisión, se entenderá por:
a) «datos personales»: toda información sobre una persona física identificada o identificable; se considerará identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse directa o indirectamente, en particular mediante un número de identificación o a través de una o varias de sus características individuales físicas, fisiológicas, psicológicas, económicas, culturales o sociales;
b) «tratamiento de datos personales»: cualquier operación o conjunto de operaciones, efectuadas o no mediante procedimientos automatizados y aplicadas a datos personales, como la recogida, registro, organización, almacenamiento, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, así como su bloqueo, eliminación o destrucción;
c) «sistemas de tratamiento de la información»: el sistema de información de Europol, los ficheros de trabajo de análisis y otros sistemas de tratamiento de datos personales contemplados en el artículo 10, apartado 1, de la Decisión Europol;
d) «sistema de información de Europol»: el sistema indicado en el apartado 1 del artículo 11 de la Decisión Europol;
e) «fichero de trabajo de análisis»: un fichero creado con fines de análisis tal y como se define en el artículo 14 de la Decisión Europol;
f) «órganos de la UE»: las instituciones, órganos, oficinas y agencias creadas en virtud del Tratado de la Unión Europea y el Tratado constitutivo de las Comunidades Europeas o sobre la base de estos, tal y como se definen en el artículo 22, apartado 1, de la Decisión Europol.
g) «tercero»: un tercer Estado o un organismo tercero con arreglo al artículo 23, apartado 1, de la Decisión Europol;
h) «personal de Europol debidamente habilitado»: personal de Europol autorizado por la Dirección de Europol para tratar datos personales almacenados sobre la base de la presente Decisión.
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( 1 ) DO L 121 de 15.5.2009, p. 37.
Ámbito de aplicación
La presente Decisión se aplicará a los datos personales transmitidos a Europol a fin de determinar si dichos datos son relevantes para sus tareas y pueden incluirse en sus sistemas de tratamiento de la información, a excepción de:
a) datos personales introducidos en el sistema de información en virtud de lo dispuesto en el artículo 13, apartado 1, de la Decisión Europol;
b) datos personales ofrecidos por un Estado miembro, un órgano de la UE o por terceros para su inclusión en un fichero de trabajo de análisis concreto, así como datos personales introducidos en un fichero de trabajo de análisis conforme a lo dispuesto en el artículo 14 de la Decisión Europol.
c) datos personales facilitados a Europol para su inclusión en otro sistema específico de tratamiento de datos personales tal como se define en el artículo 10, apartado 1, última frase, de la Decisión Europol.
Acceso y utilización
1. El derecho de acceso a los datos personales tratados por Europol sobre la base de la presente Decisión queda reservado al personal de Europol debidamente habilitado.
2. Sin prejuicio de lo dispuesto en el artículo 17 de la Decisión Europol, los datos personales tratados por Europol con arreglo a la presente Decisión solo se utilizarán para determinar si son relevantes para sus tareas y pueden incluirse en sus sistemas de tratamiento de la información.
3. En caso de que Europol decida que los datos son relevantes para sus tareas y pueden incluirse en el sistema de información de Europol, propondrá que el Estado miembro que los haya facilitado los introduzca en dicho sistema con arreglo al artículo 13, apartado 1, de la Decisión Europol. Si el Estado miembro no acepta la propuesta de Europol se aplicará lo dispuesto en el artículo 5 de la presente Decisión.
Normas sobre la protección de datos personales y sobre la seguridad de los datos
1. Cada vez que Europol trate datos personales obtenidos en virtud de la presente Decisión, deberá cumplir con las normas sobre la protección de datos personales y sobre la seguridad de los datos previstas en la Decisión Europol, en particular los artículos 18, 27 y 35, así como con sus normas de ejecución.
2. Cuando Europol decida incluir dichos datos en los sistemas de tratamiento de la información o bien eliminarlos o suprimirlos del mismo, informará oportunamente al Estado miembro, órgano de la UE o tercera parte que se los haya transmitido.
Plazo de conservación de los datos
1. La decisión sobre la utilización de los datos personales en virtud de lo dispuesto en el artículo 3, apartado 2, se tomará tan pronto como sea posible; en cualquier caso, no se sobrepasará nunca un plazo de seis meses contados a partir del momento en que Europol haya recibido los datos.
2. En caso de que, transcurrido dicho plazo de seis meses, no se haya tomado todavía una decisión, los datos personales se eliminarán o suprimirán, y se informará oportunamente al Estado miembro, órgano de la UE o tercera parte que los haya transmitido.
Responsabilidad
Corresponde a Europol garantizar que se cumple lo dispuesto en los artículos 3, 4 y 5 de la presente Decisión.
Entrada en vigor
La presente Decisión entrará en vigor en la fecha de aplicación de la Decisión Europol.
La Haya, el 4 de junio de 2009.
Aprobada por el Consejo el 30 de noviembre de 2009.
El Presidente
S. CLERTON
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