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La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece en su artículo 16.4.d) que los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse, entre otros lugares, en las oficinas de asistencia en materia de registros.

La conversión de las actuales oficinas de registro en oficinas de asistencia en materia de registros aparece recogida en la parte expositiva de la citada ley, que determina que los registros electrónicos estarán asistidos a su vez por la actual red de oficinas en materia de registros, que pasarán a denominarse oficinas de asistencia en materia de registros, y que permitirán a los interesados, en el caso que así lo deseen, presentar sus solicitudes en papel, las cuales se convertirán a formato electrónico.

La citada ley consagra el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con la Administración y a ser asistidos en dichas relaciones, en el uso de medios electrónicos, estableciendo, asimismo, que los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico.

El Real Decreto 355/2018, de 6 de junio, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, crea el Ministerio de Educación y Formación Profesional como departamento encargado de la propuesta y ejecución de la política del Gobierno en materia educativa y de formación profesional.

El Real Decreto 1045/2018, de 24 de agosto desarrolla la estructura orgánica básica de este departamento ministerial de nueva creación hasta el nivel orgánico de subdirección general y atribuye a la Secretaría General Técnica las funciones de organización y gestión de las oficinas de asistencia en materia de registros, que tienen naturaleza de órganos administrativos por tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros, de acuerdo con el artículo 5.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 59.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, los órganos de nivel inferior a subdirección general se crean, modifican y suprimen por orden del Ministro respectivo, previa autorización del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, cuyas competencias son hoy asignadas a la Ministra de Política Territorial y Función Pública.

En virtud de lo anterior, mediante esta orden se regulan la oficinas de asistencia en materia de registros del Ministerio de Educación y Formación Profesional, de tal manera que los interesados puedan ser asistidos en el uso de medios electrónicos, en especial en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través de registro electrónico general y obtención de copias auténticas.

Esta disposición se ha elaborado teniendo en cuenta los principios que conforman la buena regulación, a que se refiere el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Cumple los principios de necesidad y eficacia por una razón de interés general que es la de garantizar los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con la Administración, siendo el instrumento más adecuado para garantizar su consecución.

En virtud del principio de proporcionalidad, esta iniciativa contiene la regulación imprescindible para atender la necesidad descrita, sin imponer medidas restrictivas de derechos, cargas adicionales, ni obligaciones innecesarias a los destinatarios.

En virtud del principio de seguridad jurídica, con esta iniciativa se genera un marco estable, predecible, integrado, claro y de certidumbre, que facilita el conocimiento y comprensión de la oficina objeto de regulación, así como de su funcionamiento.

En aplicación del principio de transparencia, la tramitación de esta disposición cumple todos los trámites y consultas preceptivos y comenzará a surtir efectos a partir de su publicación. Por último, en aras del principio de eficiencia, contribuye a mejorar y a racionalizar la gestión de los recursos públicos.

En su virtud, previa autorización de la Ministra de Política Territorial y Función Pública, dispongo:

Artículo 1. Objeto.

Esta orden ministerial tiene por objeto la regulación de las oficinas de asistencia en materia de registros del Ministerio de Educación y Formación Profesional.

Artículo 2. Configuración de las oficinas de asistencia en materia de registros del Ministerio de Educación y Formación Profesional.

La distribución de las oficinas de registro según esta orden quedará de la siguiente forma:

– Oficina de asistencia en materia de registros ubicada en la calle los Madrazo, 15 de Madrid.

– Oficina de asistencia en materia de registros ubicada en calle Cervantes, 6, Melilla.

– Oficina de asistencia en materia de registros ubicada en calle Echegaray, s/n, Ceuta.

Artículo 3. Naturaleza y dependencia jerárquica.

Las oficinas de asistencia en materia de registros tendrán la consideración de órgano administrativo integrado en la estructura orgánica del Ministerio de Educación y Formación Profesional, dependiendo jerárquicamente de la Secretaría General Técnica, formando parte de la red de oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración General del Estado.

Artículo 4. Funciones.

Las oficinas de asistencia en materia de registros ejercerán las funciones previstas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en particular, las siguientes:

a) Otorgar apoderamiento «apud acta» mediante comparecencia personal en estas oficinas por quien ostente la condición de persona interesada en un procedimiento administrativo.

b) Recibir las solicitudes, escritos y comunicaciones que los interesados dirijan a los órganos, organismos o entidades de las Administraciones Públicas.

c) Asistir en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, que lo soliciten, en lo referente a:

1.º La identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través de medios electrónicos y obtención de copias auténticas.

2.º La identificación o firma electrónica de la persona interesada en el procedimiento administrativo, mediante el uso de sistema de firma del que esté dotado el funcionario habilitado para ello, siempre que el interesado carezca de los medios electrónicos necesarios, y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de los que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

d) Digitalizar los documentos presentados de manera presencial por los interesados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, sobre la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas, y demás normativa aplicable, para su incorporación al expediente administrativo electrónico.

e) Realizar notificaciones por comparecencia espontánea de la persona interesada o de su representante cuando, personándose en la oficina, solicite la comunicación y notificación personal en el momento.

f) Facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a los que se dirigen sus solicitudes, comunicaciones y escritos, así como el correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación.

g) Poner a disposición de los interesados los modelos para la presentación de solicitudes.

h) Expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presentan los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo», de acuerdo con lo establecido por la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

i) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.

Artículo 5. Días y horario de apertura.

Las oficinas de asistencia en materia de registros del Ministerio de Educación y Formación Profesional se adecuarán a la categoría de oficinas prevista en la Resolución de 4 de noviembre de 2003, de la Secretaría de Estado para la Administración Pública, actualmente Secretaría de Estado de Función Pública, por la que se hace pública la relación de las oficinas de registro propias y concertadas con la Administración General del Estado y sus organismos públicos y se establecen los días y horarios de apertura. Según lo dispuesto en tal resolución, el régimen de horarios de apertura de las oficinas de asistencia en materia de registros es el siguiente:

1. La oficina sita en la calle de los Madrazo, 15, de Madrid, tendrá la consideración de Oficina de horario ininterrumpido.

2. La oficinas ubicadas en la calle Cervantes, 6, 52001 Melilla y en la calle Echegaray, s/n 51001 Ceuta, tendrán la consideración de oficinas de horario general.

Disposición adicional única. No incremento del gasto público.

1. La aplicación de esta orden se hará sin aumento del coste de funcionamiento de los servicios y no supondrá incremento del gasto público.

2. Las medidas incluidas en esta norma se atenderán con las dotaciones presupuestarias ordinarias y no podrán suponer incremento de dotaciones ni de retribuciones ni de otros gastos de personal.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

Queda derogada la Orden ECD/841/2012, de 19 de abril, por la que se ordenan las oficinas de registro del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte en el ámbito propio del Ministerio de Educación y Formación Profesional.

Disposición final primera. Facultades de desarrollo y ejecución.

Se faculta al Subsecretario de Educación y Formación Profesional, para adoptar, dentro del ámbito de sus competencias, las medidas que resulten necesarias para la ejecución de esta orden.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 10 de abril de 2019.–La Ministra de Educación y Formación Profesional, María Isabel Celaá Diéguez.