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La Orden HAP/2478/2013, de 20 de diciembre, por la que se regulan los ficheros de datos de carácter personal existentes en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y en determinados organismos públicos adscritos al mismo, contiene en su anexo I la relación y descripción de las características básicas de la totalidad de los ficheros de datos carácter personal existentes en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con excepción únicamente de los ficheros de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno y de la Real Casa de la Moneda-Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
El hecho de que en una única norma se regulen todos los ficheros del ministerio es una exigencia del principio de seguridad jurídica, que evita la dispersión normativa y permite acceder de forma sencilla a las características básicas de cada uno de los ficheros de datos de carácter personal existentes en el departamento.
Esta orden ha sido modificada posteriormente en tres ocasiones con la finalidad de crear nuevos ficheros - incorporándolos a su Anexo I-, o de modificar o suprimir ficheros ya existentes. Estas modificaciones se han llevado a cabo por Orden HAP/2503/2015, de 25 de noviembre, por Orden HAP/1134/2016, de 30 de junio y por Orden HAP/1611/2016, de 5 de octubre.
Procede ahora mediante la presente orden llevar a cabo una cuarta modificación de la Orden HAP/2478/2013, de 20 de diciembre. El cumplimiento eficaz del régimen jurídico vigente de protección de datos de carácter personal exige llevar a cabo una continua revisión del funcionamiento de las diversas unidades administrativas que con frecuencia pone de manifiesto la necesidad de crear nuevos ficheros o de modificar las características de los ya creados.
Esta revisión continua es un requisito previo e imprescindible para garantizar que los ficheros estén correctamente inscritos en el Registro General de Protección de Datos con miras a hacer posible el ejercicio de los derechos de los ciudadanos regulados en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
En primer lugar, es necesario proceder a la creación del fichero «Gestión Red WiFi invitados», del que es responsable la Intervención General de la Administración del Estado, con la finalidad de recoger los datos identificativos de las personas ajenas al ámbito de la Administración presupuestaria que ocasionalmente se trasladan a sus instalaciones físicas y que requieren disponer de acceso a Internet utilizando dispositivos particulares.
También se procede a la creación del fichero «Trama», de la titularidad de la Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios, para la tramitación de permisos y licencias del personal de este organismo.
Por otro lado, la Dirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Estado es responsable del «Fichero de seguimiento de expedientes disciplinarios», con base en las competencias que se atribuyen a la misma y a la Inspección de los Servicios en materia de procedimiento disciplinario. Este fichero incluye la información sobre la tramitación de los expedientes disciplinarios del personal adscrito orgánicamente a las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno.
En el ámbito de la Secretaría General de Coordinación Autonómica y Local, se procede a la creación del fichero denominado «Autoriza», cuya finalidad es el acceso a las aplicaciones de captura y suministro de información de la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con Entidades Locales y Comunidades Autónomas, en virtud de lo dispuesto en la Orden HAP/2105/2012, de 1 de octubre, por la que se desarrollan las obligaciones de suministro de información previstas en la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y sostenibilidad Financiera.
Por otra parte, la Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación es responsable de la gestión de varios contratos centralizados y de acuerdos marco que exige la creación de correspondientes ficheros de datos de carácter personal.
En el ámbito de la Inspección General se procede a la creación del fichero de «Seguimiento de las denuncias de acoso laboral y sexual», cuya finalidad es poder tener controlados los documentos que se generan tras las denuncias de acoso laboral y sexual, que la Inspección General recibe e informa de acuerdo con los Protocolos vigentes en la materia.
También se procede a la creación de ficheros de videovigilancia y de control horario de varias Delegaciones de Economía y Hacienda.
Por último, se modifican un determinado número de ficheros del departamento, en la mayoría de los casos por haber cambiado la dirección de la unidad de ejercicio de derechos, aunque también en algún caso para precisar el apartado relativo a las cesiones de datos.
La presente orden ha sido sometida al previo informe de la Agencia Española de Protección de Datos y se dicta al amparo del artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
En su virtud, dispongo:
Uno. Se crean los siguientes ficheros de datos de carácter personal, que se incorporan al anexo I de la Orden HAP/2478/2013, de 20 de diciembre, por la que se regulan los ficheros de datos de carácter personal existentes en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y en determinados organismos públicos adscritos al mismo, de acuerdo con la descripción incluida en el anexo A de la presente orden:
a) «Gestión Red WiFi invitados». Responsable: Intervención General de la Administración del Estado.
b) «Trama». Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
c) «Fichero de seguimiento de expedientes disciplinarios». Responsable: Dirección General de la Administración Periférica del Estado.
d) «Autoriza». Responsable: Secretaría General de Coordinación Autonómica y Local.
e) «Videovigilancia de las sedes de la Delegación en Cantabria». Responsable: Delegación de Economía y Hacienda en Cantabria.
f) «Videovigilancia de las sedes de la Delegación en Jaén». Responsable: Delegación de Economía y Hacienda en Jaén.
g) «Videovigilancia de las sedes de la Delegación en Ourense». Responsable: Delegación de Economía y Hacienda en Ourense.
h) «Videovigilancia de las sedes de la Delegación en Salamanca». Responsable: Delegación de Economía y Hacienda en Salamanca.
i) «Control horario de las sedes de la Delegación en Ceuta». Responsable: Delegación de Economía y Hacienda en Ceuta.
j) «Fichero de datos de las personas físicas que viajan con cargo a la AGE, de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato centralizado de Servicio de Agencia de Viajes». Responsable: Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación.
k) «Fichero de datos de las personas físicas responsables del seguimiento del contrato centralizado de limpieza, así como de los trabajadores de las empresas adjudicatarias del contrato que prestan el servicio de limpieza en los inmuebles incluidos en dicho contrato». Responsable: Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación.
l) «Fichero de personal a efectos de subrogación en el contrato de seguridad». Responsable: Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación.
m) «Fichero de usuarios de la aplicación de gestión del AM de electricidad (ELECTRA)». Responsable: Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación.
n) «Fichero de Seguimientos de denuncias de Acoso laboral y Sexual». Responsable: Inspección General.
Dos. Se modifican los ficheros de datos de carácter personal incluidos en el anexo B de la presente orden, de acuerdo con la descripción incluida en el mismo.
En cumplimiento del artículo 55 y siguientes del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado mediante Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, los ficheros serán notificados a la Agencia Española de Protección de Datos para su inscripción en el Registro General de Protección de datos en el plazo de treinta días desde la publicación de esta orden en el «Boletín Oficial del Estado».
La aplicación de esta orden se atenderá con los medios personales y materiales existentes en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y en ningún caso podrá generar incremento de gasto público.
La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 26 de octubre de 2016.–El Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, Cristóbal Montoro Romero.
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