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La Ley 10/2007, de 22 de junio, de la Lectura, del Libro y de las Bibliotecas, recoge que el Ministerio de Cultura desarrollará, entre otras funciones, la de normalización y coordinación de la actuación de las bibliotecas y unidades relacionadas con ellas que sean de titularidad de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, estableciendo para ello, reglamentariamente, los mecanismos de dicha normalización. Además, en el artículo 12.1 recoge que las administraciones públicas, en el ámbito de sus respectivas competencias, garantizarán el acceso de los ciudadanos a las bibliotecas.

En consecuencia, y de conformidad con el artículo 14.3.d) de la Ley 10 /2007, de 22 de junio, de la Lectura, del Libro y de las Bibliotecas, el Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, da cumplimiento a ese mandato, que constituye su habilitación legal específica y establece en su artículo 7.1 que «cada Ministerio constituirá, mediante orden ministerial y adscrita al Subsecretario, una comisión ministerial de coordinación de las bibliotecas que se encuentren dentro de su ámbito departamental y de los organismos públicos y demás entidades vinculadas al mismo».

La Comisión de Coordinación de las bibliotecas del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculadas al mismo, que se crea en la presente Orden, constituye uno de los «mecanismos de normalización y coordinación de la actuación de las bibliotecas y unidades relacionadas con ellas que sean de titularidad de la Administración General del Estado y sus organismos públicos», a los que se refiere el artículo 14.3.d) de la Ley 10/2007, de 22 de junio, de la lectura, del libro y de las bibliotecas.

La Comisión de coordinación de las bibliotecas del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculadas al mismo, tendrá dos objetivos. Por un lado, velar por que los procesos y servicios desarrollados por las bibliotecas del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculadas al mismo sean técnicamente apropiados para facilitar el acceso a documentos publicados o difundidos por cualquier medio y recogidos en cualquier soporte, conforme a las pautas, recomendaciones, normas, estándares u otros documentos similares, emanados de los organismos nacionales e internacionales que les sean de aplicación. Por otro, contribuir al establecimiento de un punto de consulta único que, mediante un catálogo colectivo o sistema equivalente accesible electrónicamente, permita la consulta conjunta de las colecciones de todas las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.

Para el logro de estos objetivos la Comisión de coordinación deberá adecuar sus funciones a los ámbitos de actuación propios de cualquier biblioteca y centro de documentación.

Esos ámbitos son: La propia actividad de información, comunicación, coordinación y cooperación técnicas; la formación y el desarrollo suficiente de las colecciones; la descripción y acceso a los recursos de información; la prestación de servicios a los usuarios y a los ciudadanos en general; la preservación y conservación de las colecciones y del patrimonio bibliográfico y digital; la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación a todos los procesos y servicios anteriormente mencionados y, en particular, las bibliotecas digitales.

Finalmente, el Real Decreto 1203/2010, de 24 de septiembre, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Justicia y se modifica el Real Decreto 869/2010, de 2 de julio, por el que se modifica el Real Decreto 495/2010, de 30 de abril, por el que se aprueba la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, atribuye a la Secretaría General Técnica en su artículo 8.1.m) la competencia para la organización y dirección de la biblioteca, del archivo general del ministerio y del servicio de documentación.

En su virtud, con la aprobación previa del Vicepresidente Tercero del Gobierno y Ministro de Política Territorial y Administración Pública, dispongo:

Artículo 1. Objeto y finalidad.

1. Por la presente Orden se crea la Comisión de Coordinación de las bibliotecas del Ministerio y de los organismos y entidades vinculados al mismo y se desarrollan sus funciones y ámbitos de actuación, todo ello, conforme a lo establecido en el artículo 7 del Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.

2. La Comisión de Coordinación de bibliotecas del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculadas al mismo se configura como un órgano colegiado con funciones de carácter técnico, consultivo, de informe, asesor, coordinador y de seguimiento y control de la actuación de dichas bibliotecas.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

Esta Orden es de aplicación a las bibliotecas y unidades relacionadas con ellas del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculadas al mismo.

Artículo 3. Adscripción y composición.

La Comisión de Coordinación de las bibliotecas del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculadas al mismo está adscrita a la Subsecretaría del Ministerio y es el máximo órgano consultivo y de asesoramiento del Ministerio en esta materia.

La composición de la Comisión de Coordinación será la siguiente:

a) Presidente: La persona titular de la Secretaría General Técnica del Ministerio o persona en quien delegue.

b) Vicepresidente: La persona titular de la Subdirección General de Documentación y Publicaciones.

c) Vocales: Un representante de cada órgano, unidad u organismo público del Departamento del que dependan una o varias bibliotecas, nombrados por los titulares de los mismos.

Se podrán constituir dentro de la Comisión de Coordinación grupos de trabajo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, para el análisis, estudio, asesoramiento, propuesta y elaboración de recomendaciones y, en general, para el seguimiento de todo tipo de asuntos, proyectos y actividades relacionados con las bibliotecas del Departamento.

Los grupos de trabajo estarán integrados por miembros de la Comisión de coordinación. No obstante, podrán ser invitados representantes de la Oficialía Mayor y de la Oficina Presupuestaria cuando se traten materias de su competencia. También podrán asistir expertos en la materia que sea objeto de estudio de los grupos.

Actuará como secretario un funcionario o funcionaria de la Secretaría General Técnica, perteneciente a alguno de los Cuerpos y Escalas de bibliotecarios, con voz pero sin voto, nombrado por el titular de la Secretaría General Técnica.

Artículo 4. Funciones.

La Comisión de Coordinación de las bibliotecas del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculadas al mismo tendrá las siguientes funciones:

a) Velar por el cumplimiento en las bibliotecas de su ámbito departamental de las instrucciones de servicio de la Comisión General de Coordinación de la Bibliotecas de la Administración General del Estado.

b) Informar las propuestas de creación, supresión o reorganización de bibliotecas de este departamento.

c) Elaborar el directorio de las bibliotecas dependientes del Ministerio de Justicia y de sus organismos y entidades vinculadas y valorar, a los efectos de su inclusión en el mismo, si una determinada estructura organizativa reúne las condiciones establecidas en el artículo 2.1 del Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos. A estos efectos la Comisión de coordinación valorará especialmente que dicha estructura cuente con el personal adecuado o con una colección de publicaciones apropiada, cualitativa y cuantitativamente, que permita ofrecer un servicio de información mínimo y coherente, tanto desde el punto de vista temático de las publicaciones que conforman la colección, como desde el punto de vista de los usuarios a los que puede ofrecer servicios.

d) Adoptar los acuerdos que estime convenientes para la mejora de los recursos, procesos y servicios de las bibliotecas de su ámbito departamental conforme a lo establecido en el artículo 1 del Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.

e) Establecer los objetivos a lograr por las bibliotecas del ámbito del departamento ministerial mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar para el logro de tales objetivos, el plazo previsto para su cumplimiento y las previsiones presupuestarias.

f) Informar la memoria anual de gestión de las bibliotecas del ámbito departamental.

g) Adoptar los acuerdos que estime convenientes para la preservación del Patrimonio bibliográfico y digital de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 y conforme a lo que establezca la Comisión general de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado.

h) Impulsar la coordinación e intercambio tecnológico por parte de las bibliotecas del departamento.

i) Promover la creación de bibliotecas digitales accesibles a través de Internet, conforme a lo establecido en el artículo 15 de esta Orden.

Artículo 5. Régimen jurídico.

1. En lo no previsto en el Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, y en la presente orden, el régimen jurídico y actuación de la Comisión de Coordinación de las bibliotecas del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculadas al mismo se ajustará a lo dispuesto en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

2. Los acuerdos se adoptarán por mayoría de votos.

3. La Comisión de Coordinación podrá constituirse y adoptar acuerdos utilizando medios electrónicos, de acuerdo con lo establecido en la disposición adicional primera de la Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Artículo 6. Régimen de funcionamiento y reuniones.

1. La Comisión de Coordinación de las bibliotecas del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculadas al mismo funcionará en Pleno, Comisión Permanente y grupos de trabajo.

2. Previa convocatoria de su Presidente, el Pleno de la Comisión de Coordinación se reunirá en sesión ordinaria al menos dos veces al año, y en sesión extraordinaria siempre que su Presidente, por iniciativa propia o a petición de un tercio de sus miembros, lo considere oportuno para el desarrollo de alguna de las funciones que tiene atribuidas.

3. La Comisión Permanente ejercerá las funciones que le delegue el Pleno. Estará presidida por el Vicepresidente de la Comisión de coordinación y formarán parte de ella los vocales que determine el Pleno. Actuará como secretario el del Pleno.

Artículo 7. Secretaría Permanente.

1. La Secretaría Permanente recae en la persona titular de la Subdirección General de Documentación y Publicaciones de la que depende la Biblioteca central del Departamento.

2. Esta Secretaría Permanente, entre otras funciones, custodiará las actas de las reuniones y el archivo en soporte electrónico de todos los documentos que genera la actividad, tanto de la Comisión de Coordinación como de sus grupos de trabajo.

Todas las comunicaciones que remita la Comisión de Coordinación o que se dirijan a ella, se realizarán a través de su Secretaría Permanente, mediante el empleo de las nuevas tecnologías de la comunicación - correo electrónico, video conferencia - y otras que considere el Pleno.

3. La Secretaría Permanente remitirá los acuerdos adoptados por la Comisión de Coordinación a la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación de las Bibliotecas de la Administración General del Estado.

Artículo 8. Plan ministerial y planes parciales de actuaciones.

1. Anualmente, durante el primer trimestre del año, la Comisión de Coordinación aprobará y remitirá a la Comisión General de Coordinación de las Bibliotecas de la Administración General del Estado, a través de su Secretaría Permanente, un plan de actuaciones de las bibliotecas del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculados al mismo.

2. En el marco de la política general aprobada por la Comisión General de Coordinación de las Bibliotecas de la Administración General del Estado, la Comisión de Coordinación determinará en cada caso los apartados concretos de los planes, haciendo especial hincapié en el uso de las nuevas tecnologías y en las medidas tendentes a la preservación de las colecciones y a la organización del acceso de usuarios.

3. Los planes tendrán carácter sintético y se cumplimentarán conforme a los modelos facilitados por la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación de las Bibliotecas de la Administración General del Estado.

Artículo 9. Directorio de bibliotecas.

1. A los efectos del artículo 9.2 del Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, anualmente, junto con el plan ministerial de actuaciones, y tras ser aprobado por la Comisión, su secretario remitirá a la Secretaría Permanente de la Comisión general de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado, conforme a las instrucciones recibidas de ésta, el directorio de las bibliotecas del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculadas al mismo.

2. Será responsabilidad de la Comisión de Coordinación mantener actualizado el directorio, incorporando en cada momento las modificaciones que se produzcan. Será responsabilidad de cada biblioteca comunicar a la Comisión de coordinación, a través de su secretario, los datos precisos para la actualización del directorio.

Artículo 10. Instalaciones y equipamientos.

1. La Comisión de Coordinación hará las recomendaciones necesarias para que todas las bibliotecas cuenten con instalaciones adecuadas, tanto para la colección como para el personal y los usuarios.

2. Así mismo, velará para que las bibliotecas dispongan del equipamiento necesario para el desarrollo de todos sus procesos y servicios, en especial el necesario para la aplicación a los mismos de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Artículo 11. Colecciones.

1. Puede formar parte de la colección de una biblioteca cualquier publicación, entendiéndose por tal cualquier documento publicado o difundido por cualquier medio y recogido en cualquier soporte.

Se consideran publicaciones y, por tanto, parte de la colección, las bases de datos de acceso remoto en línea, de las que no se es propietario, durante el tiempo en el que el acceso a las mismas sea posible en función de los términos de las licencias adquiridas. La adquisición de estas licencias permite la obtención de información actual y de contenido seguro y que se genera de manera automática. La licencia consiste en la adquisición, mediante pago, del derecho de uso de un software determinado que gestiona una información y que además contiene ésta.

2. Todas las bibliotecas del Departamento contarán con una sección especial destinada a recoger todos los documentos elaborados en el Departamento a los que se quiera dar difusión, por mínima que sea, en especial, aquellos documentos que se ofrecen temporalmente a través del portal del Departamento y que carecen de versión impresa.

3. Cada biblioteca del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculados al mismo asegurará la accesibilidad de su colección y será responsable del control bibliográfico de la misma, integrando en ella las publicaciones, cualquiera que sea su soporte, que ingresen en virtud de compra, donación, canje o cualquier otro título.

Artículo 12. Descripción y acceso a los recursos de información.

1. Conforme a lo establecido en el artículo 1.2.b) del Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, todas las bibliotecas del Departamento contribuirán al establecimiento de un punto de consulta único mediante un catálogo colectivo o sistema equivalente accesible electrónicamente, que permita la consulta conjunta de las colecciones de todas las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.

2. Para ello, la Comisión de coordinación velará porque la descripción y acceso a los recursos de información se realice por medios automatizados y de manera normalizada, conforme a lo establecido en el artículo 16 de esta norma.

Asimismo, la Comisión de coordinación asegurará que todos los catálogos manuales de bibliotecas existentes se vuelquen a bases de datos bibliográficas normalizadas conforme a lo establecido en el párrafo anterior.

Artículo 13. Servicios.

1. La Comisión de coordinación acordará, a propuesta de las bibliotecas, el conjunto de servicios que prestarán cada una de dichas bibliotecas.

2. Para ello, cada biblioteca, elevará a la Comisión de Coordinación, a través de su Secretario, la propuesta justificada y motivada de los servicios que pueden ofrecer, las condiciones en las que se pueden prestar y cuáles de esos servicios se pueden ofrecer únicamente al personal de las unidades, órganos, organismos o entidades de la que dependan y cuáles a los ciudadanos en general, en función de:

El personal disponible.

La colección y recursos de información de los que dispone.

Las instalaciones en las que se encuentran ubicadas.

Los equipamientos y medios tecnológicos disponibles.

Esta información deberá reflejarse en el directorio de las bibliotecas del Departamento, que la Comisión de Coordinación remita a la Secretaría Permanente de la Comisión general de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado, conforme a las instrucciones recibidas de ésta.

3. La Comisión de Coordinación potenciará la prestación de servicios virtuales por medio de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Artículo 14. Preservación.

La Comisión de coordinación velará por la preservación del Patrimonio bibliográfico y digital conservado o generado en el ámbito del Ministerio de Justicia y sus organismos y entidades vinculadas y se asegurará que dicha preservación se realice de manera normalizada conforme a lo establecido en el artículo 16 de esta norma.

Artículo 15. Tecnologías de la información y comunicación.

1. Los procesos y servicios de las bibliotecas del Ministerio de Justicia y de sus organismos y entidades vinculadas se gestionarán automatizadamente mediante sistemas de gestión normalizados conforme a lo establecido en el artículo 16 de esta norma.

2. Sin perjuicio de los derechos de propiedad intelectual existentes, la Comisión de Coordinación promoverá la creación de bibliotecas digitales accesibles a través de Internet, integradas por las publicaciones editadas por el Ministerio de Justicia y los organismos y entidades vinculadas al mismo, por las conservadas en sus bibliotecas, y por otros documentos de interés que puedan, legalmente, ser publicados y difundidos electrónicamente. Estas bibliotecas digitales se desarrollarán de manera normalizada conforme a lo establecido en el artículo 16 de esta norma.

La Comisión de Coordinación promoverá acuerdos con los titulares de derechos de propiedad intelectual que puedan recaer sobre las publicaciones y documentos mencionados en el párrafo anterior a los efectos de hacer posible su difusión a través de internet por medio de bibliotecas digitales.

3. En este marco de fomento del uso de nuevas tecnologías, la Comisión de Coordinación impulsará el uso de las bases de datos documentales como nuevos elementos de los fondos bibliográficos de las bibliotecas.

Artículo 16. Normalización.

Todos los procesos y servicios mencionados en esta orden se llevarán a cabo conforme a las instrucciones de servicio de la Comisión General de Coordinación de las Bibliotecas de la Administración General del Estado y conforme a las pautas, recomendaciones, normas, estándares u otros documentos similares que les sean de aplicación, cuya utilización promuevan o avalen la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA), la Unión Europea y otras organizaciones y entidades, nacionales o internacionales, de reconocido prestigio en el campo de las bibliotecas o en campos relacionados.

Disposición adicional única. Ausencia de incremento de gasto público.

Las previsiones derivadas del funcionamiento de la Comisión de Coordinación de bibliotecas del Ministerio de Justicia y de los organismos y entidades vinculadas al mismo, serán atendidas con cargo a las dotaciones ordinarias incluidas en los Presupuestos Generales del Estado.

Disposición final única. Entrada en vigor

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 10 de febrero de 2011.–El Ministro de Justicia, Francisco Caamaño Domínguez.