Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y su posterior desarrollo por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, establece un conjunto de medidas para garantizar y proteger, en lo concerniente al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente, de su honor e intimidad personal y familiar.

El artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece que la creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o en el Diario oficial correspondiente.

El artículo 53.1 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, indica, además, que, cuando la disposición se refiera a los órganos de la Administración General del Estado o a las entidades u organismos vinculados o dependientes de la misma, deberá revestir la forma de orden ministerial o resolución del titular de la entidad u organismo correspondiente.

El Ministerio de la Presidencia gestiona el registro de condecoraciones en el que se incluyen las condecoraciones especificadas en el Acuerdo de Consejo de Ministros de 12 de julio de 1973, en la Orden de 22 de noviembre de 1988 («Boletín Oficial del Estado» del 23) y las condecoraciones de la Real Orden de Reconocimiento Civil a las Víctimas del Terrorismo. El trascurso del tiempo y la aparición de nuevas necesidades así como el volumen de gestión de estas últimas condecoraciones aconseja modificar el fichero existente y crear un fichero automatizado independiente para la Real Orden de Reconocimiento Civil a las Victimas del Terrorismo.

Por otro lado, el Ministerio de la Presidencia gestiona, en el ámbito de sus recursos humanos, diversas actuaciones relacionadas con la formación y la acción social de sus empleados y empleadas y con la prevención de los riesgos laborales de su personal. Estas actuaciones han adquirido la autonomía suficiente, por el incremento de la complejidad y el volumen de la gestión a que dan lugar, para crear los correspondientes ficheros automatizados independientes.

Por último, el citado Departamento cuenta con una Biblioteca que tiene por objeto la asistencia documental a los servicios del Ministerio así como la clasificación, catalogación y custodia de los fondos bibliográficos, documentales y archivísticos. Para el control del flujo de préstamos y consultas, la adecuada localización de los fondos y la realización de previsiones a medio y largo plazo se hace necesario utilizar un fichero de datos de carácter personal.

En consecuencia, la presente Orden tiene por objeto, por un lado, la creación de los ficheros «Formación», «Acción Social», «Prevención de Riesgos Laborales», «Condecoraciones de la Real Orden de Reconocimiento Civil a las Víctimas del Terrorismo» y «Usuarios Biblioteca». Por otro, la modificación del fichero «Condecoraciones», creado por Orden de 23 de septiembre de 2001 («Boletín Oficial del Estado» de 5 de diciembre).

En su virtud, en uso de las facultades atribuidas por el artículo 12 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de organización y funcionamiento de la Administración General del Estado, y con el fin de dar cumplimiento al mandato legal, para garantizar la máxima transparencia en el tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, asegurando así a la ciudadanía el ejercicio legítimo de sus derechos, dispongo:

Artículo 1. Creación de ficheros.

Se crean los ficheros «Formación», «Acción Social», «Prevención de Riesgos Laborales», «Condecoraciones de la Real Orden de Reconocimiento Civil a las Víctimas del Terrorismo» y «Usuarios Biblioteca», que se incluye en el anexo I de esta Orden, al cual se han incorporado los elementos contenidos el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Artículo 2. Modificación de un fichero.

Se modifica el fichero «Condecoraciones», creado por Orden de 23 de septiembre de 2001 («Boletín Oficial del Estado» de 5 de diciembre), en el sentido que se recoge en el Anexo II de esta Orden, al cual se han incorporado los elementos contenidos el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Artículo 3. Personas responsables.

Las personas responsables del fichero adoptarán las medidas de gestión y organización que sean necesarias para asegurar la confidencialidad, seguridad e integridad de los datos, así como las conducentes a hacer efectivas las garantías, obligaciones y derechos reconocidos en la normativa aplicable.

Artículo 4. Inscripción de ficheros.

En cumplimiento del artículo 55 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, los ficheros serán notificados para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos en el plazo de treinta días desde la publicación de esta Orden en el «Boletín Oficial del Estado».

Disposición derogatoria única.

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en la presente Orden.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 20 diciembre de 2011.–El Ministro de la Presidencia, Ramón Jáuregui Atondo.

ANEXO I

Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructura

Formación

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión y control de las peticiones y asistencia a cursos de formación del Ministerio de la Presidencia.

2. Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personal del Ministerio de la Presidencia que soliciten actividades formativas, personal docente y colaboradores en esas actividades.

3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Solicitud de inscripción en los cursos, ficha de recogida de datos de los docentes y entidades colaboradoras, adición de datos de fuentes internas

4. Estructura básica del fichero: base de datos relacional

5. Descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo, académicos y profesionales, de detalles del empleo y carrera administrativa, teléfono, altas, asistencias, realización de los cursos

6. Cesiones de datos de carácter personal: Personal docente y entidades colaboradoras.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructura.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Subdirección General de Recursos Humanos de la Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructura, Ministerio de la Presidencia, avenida Puerta de Hierro, s/n. 28071 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Sistema de tratamiento: automatizado o mixto.

Acción social

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión de las ayudas sociales y de las actividades de conciliación convocadas dentro del Plan de Acción Social por el Ministerio de la Presidencia.

2. Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personal del Ministerio de la Presidencia y familiares beneficiarios de las ayudas o actividades.

3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Solicitud formulada por el interesado, adición de datos de fuentes internas.

4. Estructura básica del fichero: base de datos relacional.

5. Descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo, académicos y profesionales: de empleo y carrera administrativa, económico-financieros, características personales, circunstancias sociales, datos de salud.

6. Cesiones de datos de carácter personal: A las Entidades colaboradoras para el desarrollo de las actividades

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructura.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Subdirección General de Recursos Humanos de la Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructura, Ministerio de la Presidencia, avenida Puerta de Hierro, s/n. 28071 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel alto.

10. Sistema de tratamiento: automatizado o mixto.

Prevención de Riesgos Laborales

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión de la prevención de los riesgos laborales.

2. Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personal del Ministerio de la Presidencia.

3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Los datos proceden de actuaciones, formularios y adición de datos de fuentes internas.

4. Estructura básica del fichero: base de datos relacional

5. Descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos identificativos y profesionales, datos identificativos de los puestos de trabajo, accidentalidad, lesión, aptitud del trabajador.

6. Cesiones de datos de carácter personal: No está prevista.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructura.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Subdirección General de Recursos Humanos de la Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructura, Ministerio de la Presidencia, avenida Puerta de Hierro, s/n. 28071 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel alto.

10. Sistema de tratamiento: automatizado o mixto.

Condecoraciones de la Real Orden de Reconocimiento Civil a las Víctimas del Terrorismo

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión y control de las condecoraciones de la Real Orden de Reconocimiento Civil a las Víctimas del Terrorismo.

2. Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Beneficiarios de la Real Orden de Reconocimientos Civil a las Victimas del Terrorismo.

3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Formularios cumplimentados por los interesados y documentación oficial.

4. Estructura básica del fichero: Base de datos relacional.

5. Descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos identificativos, profesionales, domicilio, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento de la víctima y solicitante, fecha y lugar de la acción terrorista, daños alegados, datos de salud.

6. Cesiones de datos de carácter personal: Ministerio del Interior y otros órganos de las Administraciones Públicas.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructura.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Subdirección General de Recursos Humanos de la Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructura, Ministerio de la Presidencia, avenida Puerta de Hierro, s/n. 28071 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel alto.

10. Sistema de tratamiento: automatizado o mixto.

Secretaría General Técnica

Usuarios Biblioteca

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Fichero que alberga datos para el control de préstamos a usuarios de los fondos documentales del Ministerio de la Presidencia.

2. Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: personal de la Administración General del Estado. Personal laboral y funcionario del Ministerio de la Presidencia así como personal externo al mismo, que trabaja eventualmente en el Complejo de la Moncloa.

3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: proporcionados por las personas usuarias a partir de la solicitud de acceso.

4. Estructura básica del fichero: Base de datos.

5. Descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: nombre y apellidos, códigos internos de registro, domicilio de trabajo, departamento en el que trabaja, domicilio particular, teléfono particular, clave de acceso a opac web.

6. Cesiones de datos de carácter personal: no están previstas.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Secretaría General Técnica.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Subdirección General de Publicaciones, Documentación y Archivo, Secretaría General Técnica, Ministerio de la Presidencia, avenida Puerta de Hierro, s/n. 28071 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Sistema de tratamiento: Automatizado.

ANEXO II

Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructuras

Condecoraciones

1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Registro y control de Órdenes y condecoraciones concedidas por la Administración del Estado.

2. Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personas que sean propuestas para que se les otorgue una condecoración.

3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Formularios, registros públicos y transmisión electrónica de datos.

4. Estructura básica del fichero: base de datos.

5. Descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos identificativos, profesionales, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, órdenes a las que pertenezca y fecha de ingreso, condecoraciones y fecha de concesión, motivo de la concesión de la condecoración.

6. Cesiones de datos de carácter personal: Otros órganos de las Administraciones Públicas.

7. Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructura.

8. Servicios o unidades ante los que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición: Subdirección General de Recursos Humanos de la Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructura, Ministerio de la Presidencia, avenida Puerta de Hierro, s/n. 28071 Madrid.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

10. Sistema de tratamiento: Automatizado o mixto.