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La Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros automatizados con datos de carácter personal del departamento y sus organismos públicos, incluía los ficheros con datos de carácter personal del departamento y sus organismos públicos, conteniendo en dos anexos la relación y descripción de los distintos ficheros.

Dicha Orden fue modificada por las sucesivas Órdenes JUS/4166/2004, de 30 de noviembre, JUS/283/2006, de 1 de febrero, JUS/837/2007, de 29 de marzo, JUS/2474/2007, de 27 de julio, JUS/2714/2009, de 25 de septiembre, y JUS/2267/2010, de 30 de julio, con la finalidad de incorporar a su Anexo I nuevos ficheros con datos de carácter personal o de modificar los ya existentes.

La nueva estructura orgánica del Ministerio de Justicia, resultante del Real Decreto 1203/2010, de 24 de septiembre, por el que se modifica el Real Decreto 869/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, y la distribución de competencias operada por la Orden JUS/54/2011, de 19 de enero, por la que se modifica la Orden JUS/3770/2008, de 2 de diciembre, por la que se delegan competencias del Ministro y se aprueban las delegaciones de competencias de otros órganos del Ministerio de Justicia unido a la necesidad de proteger los derechos de terceros de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, aconsejan dar de alta los ficheros con datos de carácter personal que se han surgido del ejercicio de las nuevas competencias y modificar o suprimir los ya existentes en aquellos extremos que lo requieren.

El artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece que la creación, modificación o supresión de ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial correspondiente.

La presente Orden modifica la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, con la finalidad de crear o modificar los ficheros gestionados por el Ministerio de Justicia y sus organismos públicos en los términos que se recogen en el artículo único de la presente orden ministerial y en los Anexos I y II.

En su virtud, con el informe de la Agencia Española de Protección de Datos y de la Comisión Ministerial de Administración Electrónica del Ministerio de Justicia, dispongo:

Artículo único. Modificación de la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos.

1. Se amplía la relación de los ficheros del Ministerio de Justicia que figuran en la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos, mediante la incorporación a su Anexo I, de los ficheros 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117 y 118, cuya denominación y características se recogen en el Anexo I de esta Orden.

2. Se modifican el fichero número 4 del Anexo I de la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, en los términos que figuran en el Anexo II de la presente Orden.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Orden Ministerial entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 5 de julio de 2011.–El Ministro de Justicia, Francisco Caamaño Domínguez.

ANEXO I

Ficheros que se incorporan al Anexo I de la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos

Fichero 111

Nombre del Fichero: IMAG/ Grabación imágenes

1. Finalidad y usos previstos: protección de las personas así como de los bienes muebles e inmuebles vinculados con los edificios del Ministerio de Justicia, Juzgados y Tribunales y otros organismos adscritos que aparecen en la página web del Ministerio de Justicia www.mjusticia.es.

2. Personas y colectivos afectados: personas y vehículos que transiten por el perímetro de las sedes y dependencias de los anteriores organismos dentro del área necesaria para mantener la seguridad de las sedes y dependencias mencionadas.

3. Procedimiento de recogida de datos: Cámaras de videovigilancia instaladas en el interior y en el exterior de los citados edificios.

4. Estructura básica del fichero: Identificador de grabación, instante e imagen de video. Sistema de tratamiento de datos automatizados.

5. Cesión de datos que se prevé: aquellas que fuesen requeridas por los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado, o autoridades competentes cuando así se encuentre previsto en una norma con rango de Ley.

6. Órgano administrativo responsable. Cada uno de los órganos con competencia en materia de seguridad de personas y de edificios contenidos en el punto nº 1.

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Ante el organismo responsable del fichero según el punto nº1.

8. Medidas de Seguridad: Nivel básico.

Fichero 112

Nombre del fichero: Usuarios de los sistemas de Registros Judiciales

1. Finalidad y usos previstos: Administración de los usuarios de los sistemas de Registros Judiciales.

2. Personas y colectivos afectados: Usuarios de los sistemas de Registros Judiciales.

3. Procedimiento de recogida de los datos: Del propio interesado.

4. Estructura básica del fichero: Sistema de información y papel (tratamiento mixto).Datos de carácter identificativo: Nombre y apellidos, DNI. Detalles del empleo: Puesto de Trabajo.

5. Cesión de datos que se prevé: No se prevén cesiones de datos para este fichero.

6. Órgano administrativo responsable: Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia, C/ San Bernardo 21, 28071 Madrid.

7. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación,

cancelación y oposición,: Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia, C/ San Bernardo 21, 28071 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel Básico.

Fichero 113

Nombre del fichero: Formación SGNTJ

1. Finalidad y usos previstos: Gestión y seguimiento de la formación del personal.

2. Personas y colectivos afectados: Alumnos y Formadores.

3. Procedimiento de recogida de los datos: Del propio interesado a través de formularios.

4. Estructura básica del fichero: Sistema de información y papel (tratamiento mixto).Datos de carácter identificativo: Nombre y apellidos, DNI, dirección, teléfono, dirección de correo electrónico. Detalles del empleo: Cuerpo/Escala; Categoría/Grado.

5. Cesión de datos que se prevé: No se prevén cesiones de datos para este fichero.

6. Órgano administrativo responsable: Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, C/ Ocaña número 157, 28047 Madrid.

7. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación,

cancelación y oposición: Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, C/ Ocaña número 157, 28047 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel Básico

Fichero114

Nombre del fichero: Gestión del servicio de comunicaciones SGNTJ

1. Finalidad y usos previstos: Gestión del acceso y uso de los servicios de comunicaciones.

2. Personas y colectivos afectados: Usuarios de los servicios de comunicaciones ofrecidos por la SGNTJ.

3. Procedimiento de recogida de los datos: Del propio interesado.

4. Estructura básica del fichero: Sistema de información (tratamiento automatizado). Datos de carácter identificativo: Nombre, apellidos, dirección IP, DNI, teléfono, dirección de correo electrónico, empresa.

5. Cesión de datos que se prevé: No se prevén cesiones de datos para este fichero.

6. Órgano administrativo responsable: Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, C/ Ocaña número 157, 28047 Madrid.

7. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación,

cancelación y oposición: Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, C/ Ocaña número 157, 28047 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel Básico.

Fichero 115

Nombre del fichero: Usuarios de los sistemas y servicios gestionados por la SGNTJ

1. Finalidad y usos previstos: Administración de los usuarios de los sistemas y servicios gestionados por la Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia (SGNTJ).

2. Personas y colectivos afectados: Usuarios de los sistemas y servicios gestionados por la SGNTJ.

3. Procedimiento de recogida de los datos: Del propio interesado.

4. Estructura básica del fichero: Sistema de información (tratamiento automatizado).Datos de carácter identificativo: Nombre, apellidos, DNI, dirección de correo electrónico, teléfono.

5. Cesión de datos que se prevé: No se prevén cesiones de datos para este fichero.

6. Órgano administrativo responsable: Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, C/ Ocaña número 157, 28047 Madrid.

7. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación,

cancelación y oposición: Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, C/ Ocaña número 157, 28047 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel Básico.

Fichero 116

Nombre del fichero: Registro de Entrada/Salida SGNTJ

1. Finalidad y usos previstos: Gestión del registro de Entrada/Salida de documentos.

2. Personas y colectivos afectados: Personas que presenta documentos dirigidos a la Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia (SGNTJ) o que reciben comunicaciones de la misma, así como remitentes o destinatarios de documentos dirigidos a otras entidades que puedan presentarse en el registro de la SGNTJ.

3. Procedimiento de recogida de los datos: Del propio interesado.

4. Estructura básica del fichero: Tratamiento de datos no automatizado (papel). Datos de carácter identificativo: Nombre, apellidos, DNI, domicilio. Asunto del documento presentado.

5. Cesión de datos que se prevé: A las Administraciones Públicas que lo solicitaran según establece la Ley 30/1992 de 30 de noviembre de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

6. Órgano administrativo responsable: Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, C/ Ocaña número 157, 28047 Madrid.

7. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, C/ Ocaña número 157, 28047 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel Básico.

Fichero117

Nombre del fichero: Agenda Corporativa SGNTJ

1. Finalidad y usos previstos: Gestión de datos de personas de contacto.

2. Personas y colectivos afectados: Personas de contacto.

3. Procedimiento de recogida de los datos: Del propio interesado.

4. Estructura básica del fichero: Sistema de información y tratamiento de los datos mixto (automatizado y papel).Datos de carácter identificativo: Nombre, apellidos, DNI, dirección, teléfono.

5. Cesión de datos que se prevé: No se prevén cesiones de datos para este fichero.

6. Órgano administrativo responsable: Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, C/ Ocaña número 157, 28047 Madrid.

7. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación,

cancelación y oposición: Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, C/ Ocaña número 157, 28047 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel Básico.

Fichero 118

Nombre del fichero: Premio a las Buenas Practicas en Justicia

1. Finalidad y usos previstos: Tramitar los expedientes incoados a solicitud de aquellas personas físicas y jurídicas, entidades y organismos públicos o privados, órganos judiciales, unidades administrativas, organizaciones, fundaciones o asociaciones, que tengan por objeto el participar en las distintas ediciones del Premio a las Buenas Prácticas en Justicia.

2. Personas y colectivos afectados: las personas físicas y jurídicas, entidades y organismos públicos o privados, órganos judiciales, unidades administrativas, organizaciones, fundaciones o asociaciones que participen en las distintas ediciones del Premio a las Buenas Prácticas en Justicia

3. Procedimiento de recogida de datos: Solicitudes, declaraciones y certificados aportados por los interesados, así como informes requeridos a los órganos o empresas correspondientes destinados a garantizar la veracidad de los datos aportados.

4. Estructura básica del fichero: El sistema de información y tratamiento de los datos no automatizado.

Datos de carácter identificativos: nombre, apellidos, NIF o CIF., dirección y teléfono, y correo electrónico, en su caso.

Responsable de la organización participante (nombre y cargo).

Nombre y contenido del proyecto presentado al premio.

5. Cesión de datos que se prevé: no se prevé la cesión de los datos incorporados al fichero.

6. Órgano administrativo responsable: Ministerio de Justicia. Secretaría General de Modernización y Relaciones con la Administración de Justicia. Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia.

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Programación de la Modernización. San Bernardo 19, 28015 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel básico.

ANEXO II

Ficheros que se modifican del Anexo I de la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos

Se modifica la denominación del fichero 4 «Reges» y los apartados 1,2,3,4,5,6,7 y 8, quedando redactado del siguiente modo:

Fichero 4

Nombre del fichero: iReges

1. Finalidad y usos previstos: Gestión de los expedientes de las Abogacías del Estado correspondientes a asuntos judiciales en los que interviene el Estado y demás organismos y entidades representados por la Abogacía del Estado en los términos legalmente previstos, así como de los correspondientes a los asuntos consultivos tramitados por la Abogacía del Estado. Asimismo, incluye la gestión de los expedientes referidos a otras actuaciones de las Abogacías del Estado, así como gestión de actividades formativas y publicaciones de competencia de la Abogacía General del Estado.

2. Personas y colectivos afectados: Todas aquellas que intervienen en asuntos judiciales en que sea parte el Estado u otros organismos y entidades que se encuentren representados por la Abogacía del Estado en los términos legalmente previstos; así como todas aquellas a que se refieran, directa o indirectamente, los asuntos consultivos de tramitados por la Abogacía del Estado. Asimismo, los miembros del Cuerpo de Abogados del Estado y los intervinientes en acciones formativas o publicaciones de competencia de la Abogacía General del Estado.

3. Procedimiento de recogida de datos: Aquellos datos que figuran en los escritos judiciales y sirven para la identificación de las partes y afectados por el proceso, así como aquéllos comunicados en el curso del proceso por parte los órganos y entidades asistidos por la Abogacía del Estado para el ejercicio de sus competencias en el ámbito contencioso o como consecuencia del traslado efectuado por el órgano jurisdiccional ante el que se tramite el proceso; y los comunicados por parte los órganos y entidades asistidos por la Abogacía del Estado para el ejercicio de sus competencias en el ámbito consultivo. Incluye del propio modo los facilitados por el Centro de Estudios Jurídicos y otros Centros de formación que, conforme a la normativa vigente, colaboran con la Abogacía del Estado en las actividades formativas de competencia de la Abogacía General del Estado, o facilitados por los propios intervinientes en las mismas.

4. Estructura básica del fichero:

El sistema de tratamiento del fichero será parcialmente automatizado.

En cuanto a los datos contenidos en el fichero deben distinguirse varios supuestos atendiendo a la naturaleza del asunto:

a) En el contencioso, contiene por cada asunto registrado los siguientes datos:

Número de expediente del asunto.

Tipo de parte (postulación u otros).

Tipo de participante(persona física, jurídica o pública).

NIF de la parte.

Descripción de la parte, que podría incluir, atendiendo a la naturaleza del asunto.

Datos identificativos (nombre y apellidos, dirección, teléfono, imagen/voz, firma electrónica, nº de la Seguridad Social o mutualidad, número de registro de personal, marcas físicas, tarjeta sanitaria y firma/huella).

Datos de características personales.

Datos de circunstancias sociales.

Datos de detalle de empleo.

Datos económicos financieros y de seguros.

Datos de bienes y servicios.

Datos especialmente protegidos, exclusivamente en cuanto guarden relación con el asunto tramitado.

Código de la parte (contraria o no).

Los datos relativos a las infracciones administrativas o penales que sean necesarios en relación con cada asunto concreto.

b) En el consultivo, contiene por cada asunto registrado los siguientes datos:

Número de expediente del asunto.

Origen y tipo de petición.

Órgano solicitante.

Materias.

Trámites.

Datos de descripción del interesado, en los términos señalados en el apartado anterior, y en cuantos sean necesario para la evacuación del trámite consultivo correspondiente o la gestión referida a formación o publicaciones.

c) En la gestión de las restantes actuaciones, contendrá los datos referidos al interesado descritos en los apartados anteriores en cuanto sea necesario para su adecuada tramitación.

d) En la gestión de actividades formativas y publicaciones de competencia de la Abogacía General del Estado, contendrá los siguientes datos referidos a los Abogados del Estado y otros participantes en las acciones formativas o publicaciones:

Datos identificativos (nombre y apellidos, dirección, teléfono, imagen/voz, firma electrónica, nº de la Seguridad Social o mutualidad, número de registro de personal, marcas físicas, tarjeta sanitaria y firma/huella).

Datos de detalle de empleo y académicos.

Datos económicos financieros y de seguros.

5. Cesión de datos que se prevé: A las entidades y órganos legalmente asistidos por la Abogacía del Estado para su adecuada representación y defensa en juicio o como consecuencia de la realización de la actuación consultiva solicitada por los mismos. A los órganos judiciales competentes si son exigibles en el curso del proceso en que intervenga la Abogacía del Estado. Al Centro de Estudios Jurídicos u otros Centros de formación que, conforme a la normativa vigente, colaboran con la Abogacía del Estado en las actividades formativas de competencia de la Abogacía General del Estado. A los órganos del Ministerio de Justicia competentes en materia de publicaciones promovidas por la Abogacía General del Estado y, en su caso, a las editoriales con las que se acuerde la publicación de la obra. En lo relativo a la gestión de formación y publicaciones y cuando ello sea necesario, a los bancos y cajas de ahorros para proceder al pago correspondiente

6. Órgano administrativo responsable: Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.

7. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio jurídico del Estado. Calle Ayala, 5; 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel alto.