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El Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, establece en su artículo 7.1 que «cada Ministerio constituirá, mediante orden ministerial y adscrita al Subsecretario, una comisión ministerial de coordinación de las bibliotecas que se encuentren dentro de su ámbito departamental y de los organismos públicos y demás entidades vinculadas al mismo».

Estas Comisiones constituyen uno de los «mecanismos de normalización y coordinación de la actuación de las bibliotecas y unidades relacionadas con ellas que sean de titularidad de la Administración General del Estado y sus organismos públicos», a los que se refiere el artículo 14.3.d) de la Ley 10/2007, de 22 de junio, de la lectura, del libro y de las bibliotecas.

El Real Decreto 542/2009, de 7 de abril, reestructura el Ministerio de Educación, aprobada la estructura orgánica básica del mismo por Real Decreto 640/2009 de 17 de abril y desarrollada la del Ministerio de Educación por el Real Decreto, 1086/2009 de 3 de julio, en su artículo 9 atribuye a la Secretaría General Técnica las competencias para la organización y dirección de la biblioteca del Departamento.

Con la constitución de la Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Educación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo, se persiguen dos fines. Por un lado, que estas bibliotecas cumplan más eficazmente su función de servir de instrumento de apoyo al estudio, análisis y fundamento de la toma de decisiones por parte de los órganos en los que están encuadradas, como se desprende de los artículos 15.1, 17.1 y 20.1 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de organización y funcionamiento de la Administración General del Estado. Por otro, en cumplimiento de la Ley 10/2007, que la riqueza de sus colecciones revierta de manera más eficaz en el conjunto de la sociedad en forma de mayor y más fácil accesibilidad por parte de los ciudadanos a todo el patrimonio bibliográfico y a la valiosa información que contienen.

Para el cumplimiento de estos fines, la Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Educación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo, que se constituye con la presente orden, tendrá dos objetivos. Por un lado, velar por que los procesos y servicios desarrollados por las bibliotecas del Ministerio de Educación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo sean técnicamente apropiados para facilitar el acceso a documentos publicados o difundidos por cualquier medio y recogidos en cualquier soporte, conforme a las pautas, recomendaciones, normas, estándares u otros documentos similares, emanados de los organismos nacionales e internacionales que les sean de aplicación. Por otro, contribuir al establecimiento de un punto de consulta único que, mediante un catálogo colectivo o sistema equivalente accesible electrónicamente, permita la consulta conjunta de las colecciones de todas las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.

Para el logro de estos objetivos la Comisión deberá adecuar sus funciones a los ámbitos de actuación propios de cualquier biblioteca y centro de documentación, sea del tipo que sea, entendida ésta como una estructura organizativa que mediante los recursos, procesos y servicios técnicamente apropiados, tiene como misión facilitar el acceso a los documentos publicados o difundidos por cualquier medio y recogidos en cualquier soporte, incluidas, las bibliotecas digitales.

Esos ámbitos son: la propia actividad de información, comunicación, coordinación y cooperación técnicas; la formación y el desarrollo suficiente de las colecciones; la descripción y acceso a los recursos de información; la prestación de servicios a los usuarios y a los ciudadanos en general; la preservación y conservación de las colecciones y del patrimonio bibliográfico y digital; la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación a todos los procesos y servicios anteriormente mencionados y, en particular, las bibliotecas digitales.

En su virtud, con la previa aprobación de la Vicepresidenta Primera del Gobierno y Ministra de la Presidencia, dispongo:

Artículo 1. Objeto y finalidad.

Según lo dispuesto en el artículo 7 del Real Decreto 1572/2007 de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, se crea la Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Educación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo, como órgano colegiado, adscrito a la Subsecretaría del Departamento y se establecen sus funciones y competencias.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

Las funciones atribuidas a esta Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Educación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo, se ejercerán respecto a las bibliotecas y unidades relacionadas con éstas.

Artículo 3. Adscripción y composición.

La Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Educación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo está adscrita al Subsecretario del Ministerio y es el máximo órgano consultivo y de asesoramiento del Ministerio en esta materia.

La composición de la comisión ministerial será la siguiente:

a) Presidente: el Secretario General Técnico del Ministerio o persona en quien delegue, quien deberá ostentar el rango de Subdirector General o asimilado.

b) Vicepresidente: el Subdirector General de Documentación y Publicaciones.

c) Vocales: un representante de cada órgano, unidad u organismo público del Departamento del que dependan una o varias bibliotecas, nombrados por los titulares del órgano, unidad u organismo público correspondiente. Un representante de la Oficialía Mayor y un representante de la Oficina Presupuestaria, igualmente, nombrados por los titulares de la Oficialía Mayor y de la Oficina Presupuestaria, respectivamente.

Actuará como secretario un funcionario de la Secretaría General Técnica, con voz pero sin voto, nombrado por el titular de la Secretaría General Técnica.

Artículo 4. Funciones.

La Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Educación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo tendrá las siguientes funciones:

a) Velar por el cumplimiento en las bibliotecas de su ámbito departamental de las instrucciones de servicio de la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas.

b) Elaborar el directorio de las bibliotecas dependientes del Ministerio de Educación y de sus organismos y entidades vinculadas y valorar, a los efectos de su inclusión en el mismo, si una determinada estructura organizativa reúne las condiciones establecidas en el artículo 2.1 del Real Decreto 1572/2007. A estos efectos la Comisión valorará especialmente que dicha estructura cuente con el personal adecuado o con una colección de publicaciones apropiada, cualitativa y cuantitativamente, que permita ofrecer un servicio de información mínimo y coherente, tanto desde el punto de vista temático de las publicaciones que conforman la colección, como desde el punto de vista de los usuarios a los que puede ofrecer servicios.

c) Informar las propuestas de creación, supresión o reorganización de bibliotecas aplicando los criterios establecidos en la letra b).

d) Adoptar los acuerdos que estime convenientes para la mejora de los recursos, procesos y servicios de las bibliotecas de su ámbito departamental conforme a lo establecido en el artículo 1 del Real Decreto 1572/2007 de 30 de noviembre.

e) Establecer los objetivos a lograr por las bibliotecas del ámbito del departamento ministerial mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar para el logro de tales objetivos, el plazo previsto para su cumplimiento y las previsiones presupuestarias.

f) Informar la memoria anual de gestión de las bibliotecas del ámbito departamental.

g) Adoptar los acuerdos que estime convenientes para la preservación del patrimonio bibliográfico y digital conforme a lo establecido en el artículo 16 de esta Orden y conforme a lo que establezca la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado.

h) Impulsar la coordinación e intercambio tecnológico por parte de las bibliotecas del Departamento.

i) Promover la creación de bibliotecas digitales accesibles a través de Internet, conforme a lo establecido en el artículo 17 de esta Orden.

j) Establecer convenios de colaboración con Universidades, Organismos y Consorcio nacionales e internacionales en las materias competencia de este Ministerio.

Artículo 5. Régimen jurídico.

1. En lo no previsto en el Real Decreto 1572/2007 y en la presente orden, el régimen jurídico y actuación de la Comisión Ministerial de Coordinación de Bibliotecas del Ministerio de Educación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo, se ajustará a lo dispuesto en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

2. Los acuerdos se adoptarán por mayoría de votos.

3. Con el objetivo de dotar de agilidad a los trabajos de la Comisión, se impulsará el empleo de todas las posibilidades que permite la administración electrónica para el desarrollo de los fines y funciones de la Comisión, de acuerdo con lo establecido en la disposición adicional primera de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios públicos.

Artículo 6. Régimen de funcionamiento.

1. La Comisión Ministerial de Coordinación de Bibliotecas del Ministerio de Educación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo funcionará en Pleno, Comisión Permanente y grupos de trabajo.

2. Previa convocatoria de su Presidente, el Pleno de la Comisión Ministerial se reunirán en sesión ordinaria al menos dos veces al año, y en sesión extraordinaria siempre que su Presidente, por iniciativa propia o a petición de un tercio de sus miembros, lo considere oportuno para el desarrollo de alguna de las funciones que tiene atribuidas.

3. La Comisión Permanente ejercerá las funciones que le delegue el Pleno. Estará presidida por el vicepresidente de la Comisión Coordinadora y formarán parte de ella los vocales que determine el Pleno. Actuará como secretario el del Pleno.

Artículo 7. Secretaría Permanente.

1. La Secretaría Permanente recae en la Subdirección General de Documentación y Publicaciones.

2. Esta Secretaría Permanente, entre otras funciones, custodiará las actas de las reuniones y el archivo en soporte electrónico de todos los documentos que genera la actividad, tanto de la Comisión como de sus grupos de trabajo.

Todas las comunicaciones que remita la Comisión o que se dirijan a ella, se realizarán a través de su Secretaría Permanente, mediante el empleo de las nuevas tecnologías de la comunicación.

3. La Secretaría Permanente remitirá los acuerdos adoptados por la Comisión ministerial a la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado.

Artículo 8. Grupos de trabajo.

1. La Comisión podrá acordar la creación de grupos de trabajo para el análisis, estudio, asesoramiento, propuesta y elaboración de recomendaciones y, en general, para el seguimiento de todo tipo de asuntos, proyectos y actividades relacionados con las bibliotecas del Departamento.

2. Los grupos de trabajo estarán integrados por miembros de la Comisión. No obstante, podrán ser invitados expertos en la materia que sea objeto de estudio de los grupos.

Artículo 9. Directorio de bibliotecas y registro de estructuras de coordinación.

1. A los efectos del artículo 9.2 del Real Decreto 1572/2007, anualmente, junto con el plan ministerial de actuaciones, y tras ser aprobado por la Comisión ministerial, su secretario remitirá a la Secretaría Permanente de la Comisión General, conforme a las instrucciones recibidas de ésta, el directorio de las bibliotecas y el registro de las estructuras de coordinación de ámbito inferior al ministerial del Ministerio de Educación y de los Organismos y Entidades vinculadas al mismo.

2. Será responsabilidad de la Comisión ministerial mantener actualizado el directorio y el registro, incorporando en cada momento las modificaciones que se produzcan. Será responsabilidad de cada biblioteca y estructura de coordinación de ámbito inferior al ministerial comunicar a la Comisión ministerial, a través de su secretario, los datos precisos para la actualización del directorio y el registro, respectivamente.

Artículo 10. Plan ministerial y planes parciales de actuaciones.

1. Anualmente, durante el primer trimestre del año, la Comisión ministerial aprobará y remitirá a la Comisión General de Coordinación, a través de su Secretaría Permanente, un plan de actuaciones de las bibliotecas del Ministerio de Educación y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo.

2. En el marco de la política general aprobada por la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado, la Comisión Ministerial determinará en cada caso los apartados concretos de los planes, haciendo especial hincapié en el uso de las nuevas tecnologías y en las medidas tendentes a la preservación de las colecciones y a la organización del acceso de usuarios.

3. Los planes tendrán carácter sintético y se cumplimentarán conforme a los modelos facilitados por la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación.

Artículo 11. Contrataciones de determinados servicios.

1. En el caso de que las dotaciones de personal no permitan atender adecuadamente las necesidades del proceso técnico, se podrá celebrar un contrato de servicios. En este caso, el personal que lleve a cabo las prestaciones contratadas no podrá tener ningún vínculo jurídico laboral con Departamentos, Organismos o Entidades de la Administración General del Estado.

2. Así mismo, velará para que las bibliotecas dispongan del equipamiento necesario para el desarrollo de todos sus procesos y servicios, en especial el necesario para la aplicación a los mismos de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Artículo 12. Instalaciones y equipamientos.

1. La Comisión hará las recomendaciones necesarias para que todas las bibliotecas cuenten con instalaciones adecuadas, tanto para la colección como para el personal y los usuarios.

2. Así mismo, velará para que las bibliotecas dispongan del equipamiento necesario para el desarrollo de todos sus procesos y servicios, en especial el necesario para la aplicación a los mismos de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Artículo 13. Colecciones.

1. Puede formar parte de la colección de una biblioteca cualquier publicación, entendiéndose por tal, cualquier documento publicado o difundido por cualquier medio y recogido en cualquier soporte.

Se consideran publicaciones y, por tanto, parte de la colección, las bases de datos de acceso remoto en línea, de las que no se es propietario, durante el tiempo en el que el acceso a las mismas sea posible en función de los términos de las licencias adquiridas. La adquisición de estas licencias permite la obtención de información actual y de contenido seguro y que se genera de manera automática. La licencia consiste en la adquisición, mediante pago, del derecho de uso de un software determinado que gestiona una información y que además contiene ésta.

2. Todas las bibliotecas del Departamento contarán con una sección especial destinada a recoger todos los documentos elaborados en el Departamento a los que se quiera dar difusión, en especial, aquellos documentos que se ofrecen temporalmente a través del portal del Departamento y que carecen de versión impresa.

3. Cada biblioteca del Ministerio de Educación y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo asegurará la accesibilidad de su colección y será responsable del control bibliográfico de la misma, integrando en ella las publicaciones, cualquiera que sea su soporte, que ingresen en virtud de compra, donación, canje o cualquier otro título.

Artículo 14. Descripción y acceso a los recursos de información.

1. Conforme a lo establecido en el artículo 1.2.b) del Real Decreto 1572/2007 de 30 de noviembre, todas las bibliotecas del Departamento contribuirán al establecimiento de un punto de consulta único mediante un catálogo colectivo o sistema equivalente accesible electrónicamente, que permita la consulta conjunta de las colecciones de todas las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.

2. Para ello, la Comisión velará porque la descripción y acceso a los recursos de información se realice por medios automatizados y de manera normalizada, conforme a lo establecido en el artículo18 de esta Orden.

Asimismo, la Comisión ministerial asegurará que todos los catálogos manuales de bibliotecas existentes se vuelquen a bases de datos bibliográficas normalizadas conforme a lo establecido en el párrafo anterior.

Artículo 15. Servicios.

1. La Comisión ministerial acordará, a propuestas de las bibliotecas y estructuras de coordinación de bibliotecas de ámbito inferior al ministerial, el conjunto de servicios que prestarán cada una de dichas bibliotecas y estructuras.

2. Para ello, cada biblioteca, y cada estructura de coordinación de bibliotecas de ámbito inferior al ministerial respecto de las bibliotecas agrupadas en la misma, elevarán a la Comisión Ministerial, a través de su secretario, la propuesta justificada y motivada de los servicios que pueden ofrecer, las condiciones en las que se pueden prestar y cuáles de esos servicios se pueden ofrecer únicamente al personal de las unidades, órganos, organismos o entidades de la que dependan y cuáles a los ciudadanos en general, en función de:

El personal disponible.

La colección y recursos de información de los que dispone.

Las instalaciones en las que se encuentran ubicadas.

Los equipamientos y medios tecnológicos disponibles.

Esta información deberá reflejarse en el directorio de las bibliotecas del Departamento, que la Comisión ministerial remita a la Secretaría Permanente de la Comisión General, conforme a las instrucciones recibidas de esta.

3. La Comisión ministerial potenciará la prestación de servicios virtuales por medio de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Artículo 16. Preservación.

La Comisión ministerial velará por la preservación del patrimonio bibliográfico y digital conservado o generado en el ámbito del Ministerio de Educación y sus organismos y entidades vinculadas, y se asegurará de que dicha preservación se realice de manera normalizada conforme a lo establecido en el artículo 18 de esta Orden.

Artículo 17. Tecnologías de la información y comunicación.

1. Los procesos y servicios de las bibliotecas del Ministerio de Educación y de sus organismos y entidades vinculadas, se gestionarán automatizadamente mediante sistemas de gestión normalizados conforme a lo establecido en el artículo 18 de esta Orden.

2. Sin perjuicio de los derechos de propiedad intelectual existentes, la Comisión ministerial promoverá la creación de bibliotecas digitales accesibles a través de Internet, integradas por las publicaciones editadas por el Ministerio de Educación y los Organismos y Entidades vinculadas al mismo, por las conservadas en sus bibliotecas, y por otros documentos de interés que puedan, legalmente, ser publicados y difundidos electrónicamente. Estas bibliotecas digitales se desarrollarán de manera normalizada conforme a lo establecido en el artículo 18 de esta Orden.

La Comisión ministerial promoverá acuerdos con los titulares de derechos de propiedad intelectual que puedan recaer sobre las publicaciones y documentos mencionados en el párrafo anterior a los efectos de hacer posible su difusión a través de Internet por medio de bibliotecas digitales.

Artículo 18. Normalización.

Todos los procesos y servicios mencionados en esta orden se llevarán a cabo conforme a las instrucciones de servicio de la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado y conforme a las pautas, recomendaciones, normas, estándares u otros documentos similares que les sean de aplicación, cuya utilización promuevan o avalen la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA), la Unión Europea y otras organizaciones y entidades, nacionales o internacionales, de reconocido prestigio en el campo de las bibliotecas o en campos relacionados.

Disposición adicional única. Ausencia de incremento de gasto público.

La aprobación y entrada en vigor de la presente Orden no supone incremento alguno de gasto público.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 25 de mayo de 2010.–El Ministro de Educación, Ángel Gabilondo Pujol.