Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

El Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos (BOE núm. 1, 1/1/2008), establece en su artículo 7.1 que «cada Ministerio constituirá, mediante orden ministerial y adscrita al Subsecretario, una comisión ministerial de coordinación de las bibliotecas que se encuentren dentro de su ámbito departamental y de los organismos públicos y demás entidades vinculadas al mismo».

El Real Decreto 1039/2009, de 29 de junio, por el que se desarrolla la estructura orgánica del Ministerio de la Presidencia y se modifica el Real Decreto 438/2008, de 14 de abril, por el que se aprueba la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, en su artículo 14.1.h), atribuye a la Secretaría General Técnica las competencias para la prestación de asistencia documental a los distintos servicios del Departamento, así como la clasificación, catalogación y custodia de los fondos bibliográficos, documentales y archivísticos.

La Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo, constituye uno de los «mecanismos de normalización y coordinación de la actuación de las bibliotecas y unidades relacionadas con ellas que sean de titularidad de la Administración General del Estado y sus organismos públicos», a los que se refiere el artículo 14.3 d) de la Ley 10/2007, de 22 de junio, de la lectura, del libro y de las bibliotecas (BOE núm. 150, 23/6/2007).

Con la creación de la Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo, se persiguen dos fines. Por un lado, que estas bibliotecas cumplan más eficazmente su función de servir de instrumento de apoyo al estudio, análisis y fundamento de la toma de decisiones por parte de los órganos en los que están encuadradas, como se desprende de los artículos 15.1, 17.1 y 20.1 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de organización y funcionamiento de la Administración General del Estado (BOE núm. 90, 15/4/1997). Por otro, en cumplimiento de la citada Ley 10/2007, que la riqueza de sus colecciones revierta de manera más eficaz en el conjunto de la sociedad en forma de mayor y más fácil accesibilidad por parte de los ciudadanos a todo el patrimonio bibliográfico y a la valiosa información que contienen.

Para el cumplimiento de estos fines, la Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo, que se crea con la presente orden, tendrá dos objetivos. Por un lado, velar por que los procesos y servicios desarrollados por las bibliotecas del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo sean técnicamente apropiados para facilitar el acceso a documentos publicados o difundidos por cualquier medio y recogidos en cualquier soporte, conforme a las pautas, recomendaciones, normas, estándares u otros documentos similares, emanados de los organismos nacionales e internacionales que les sean de aplicación. Por otro, contribuir al establecimiento de un punto de consulta único que, mediante un catálogo colectivo o sistema equivalente accesible electrónicamente, permita la consulta conjunta de las colecciones de todas las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.

Para el logro de estos objetivos la Comisión deberá adecuar sus funciones a los ámbitos de actuación propios de cualquier biblioteca y centro de documentación, sea del tipo que sea, entendida ésta como una estructura organizativa que mediante los recursos, procesos y servicios técnicamente apropiados, tiene como misión facilitar el acceso a los documentos publicados o difundidos por cualquier medio y recogidos en cualquier soporte, incluidas, las bibliotecas digitales.

Esos ámbitos son: La propia actividad de información, comunicación, coordinación y cooperación técnicas; la formación y el desarrollo suficiente de las colecciones; la descripción y acceso a los recursos de información; la prestación de servicios a los usuarios y a los ciudadanos en general; la preservación y conservación de las colecciones y del patrimonio bibliográfico y digital; la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación a todos los procesos y servicios anteriormente mencionados y, en particular, las bibliotecas digitales.

En virtud de lo expuesto, dispongo:

Artículo 1. Objeto y finalidad

1. El objeto de esta orden es crear la Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo y desarrollar sus funciones y ámbitos de actuación, todo ello, conforme a lo establecido en el artículo 7 del Real Decreto 1572/2007.

2. La Comisión de Coordinación de Bibliotecas del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo se configura como un órgano colegiado con funciones de carácter técnico, consultivo, de informe, asesor, coordinador y de seguimiento y control de la actuación de dichas bibliotecas.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

Esta orden es de aplicación a:

a) La Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo.

b) Las bibliotecas y unidades relacionadas con ellas del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo.

Artículo 3. Adscripción y composición.

La Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo está adscrita al Subsecretario del Ministerio y es el máximo órgano consultivo y de asesoramiento del Ministerio en esta materia.

La composición del Pleno de la Comisión de Coordinación será, teniendo en cuenta la presencia equilibrada entre hombre y mujeres, la siguiente:

a) Presidente: El Secretario General Técnico del Ministerio o persona en quien delegue.

b) Vicepresidente: El Subdirector General de Publicaciones, Documentación y Archivo.

c) Vocales: Un representante de cada órgano, unidad u organismo público del Departamento del que dependan una o varias bibliotecas, designados por los titulares de los mismos.

Actuará como secretario un funcionario de la Secretaría General Técnica, perteneciente a alguno de los cuerpos y escalas de bibliotecarios, con voz pero sin voto, designado por el titular de la Secretaría General Técnica.

Artículo 4. Funciones.

La Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo tendrá las siguientes funciones:

a) Velar por el cumplimiento en las bibliotecas de su ámbito departamental de las instrucciones de servicio de la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas.

b) Elaborar el directorio de las bibliotecas dependientes del Ministerio de la Presidencia y de sus Organismos vinculados y valorar, a los efectos de su inclusión en el mismo, si una determinada estructura organizativa reúne las condiciones establecidas en el artículo 2.1 del Real Decreto 1572/2007. A estos efectos la Comisión valorará especialmente que dicha estructura cuente con el personal adecuado o con una colección de publicaciones apropiada, cualitativa y cuantitativamente, que permita ofrecer un servicio de información mínimo y coherente, tanto desde el punto de vista temático de las publicaciones que conforman la colección, como desde el punto de vista de los usuarios a los que puede ofrecer servicios.

c) Informar las propuestas de creación, supresión o reorganización de bibliotecas aplicando los criterios establecidos en la letra b).

d) Adoptar los acuerdos que estime convenientes para la mejora de los recursos, procesos y servicios de las bibliotecas de su ámbito departamental conforme a lo establecido en el artículo 1 del Real Decreto 1572/2007.

e) Establecer los objetivos a lograr por las bibliotecas del ámbito del departamento ministerial mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar para el logro de tales objetivos, el plazo previsto para su cumplimiento y las previsiones presupuestarias.

f) Informar la memoria anual de gestión de las bibliotecas del ámbito departamental.

g) Adoptar los acuerdos que estime convenientes para la preservación del patrimonio bibliográfico y digital conforme a lo establecido en el Artículo 17, «Preservación» y conforme a lo que establezca la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado.

h) Impulsar la coordinación e intercambio tecnológico por parte de las bibliotecas del Departamento.

i) Promover la creación de bibliotecas digitales conforme a lo establecido en el artículo 18, «Tecnologías de la información y la comunicación».

Artículo 5. Régimen jurídico.

1. En lo no previsto en el Real Decreto 1572/2007 y en la presente Orden, el régimen jurídico y actuación de la Comisión Ministerial de Coordinación de Bibliotecas del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo se ajustará a lo dispuesto en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y en el artículo 38 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de organización y funcionamiento de la Administración General del Estado.

2. Los acuerdos se adoptarán por mayoría simple.

3. Con el objetivo de dotar de agilidad a los trabajos de la Comisión, se impulsará el empleo de todas las posibilidades que permite la administración electrónica para el desarrollo de los fines y funciones de la Comisión.

Artículo 6. Régimen de funcionamiento y reuniones.

1. La Comisión Ministerial de Coordinación de Bibliotecas del Ministerio la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo funcionará en Pleno, Comisión Permanente y grupos de trabajo.

2. Previa convocatoria de su Presidente, el Pleno de la Comisión Ministerial se reunirán en sesión ordinaria al menos dos veces al año, y en sesión extraordinaria siempre que su Presidente, por iniciativa propia o a petición de un tercio de sus miembros, lo considere oportuno para el desarrollo de alguna de las funciones que tiene atribuidas.

3. La Comisión Permanente ejercerá las funciones que le delegue el Pleno. Estará presidida por el vicepresidente de la Comisión de Coordinación y formarán parte de ella los vocales que determine el Pleno. Actuará como secretario el del Pleno.

Artículo 7. Secretaría Permanente.

1. La Subdirección General de Publicaciones, Documentación y Archivo, de la que depende la Biblioteca Central del Departamento, ejercerá la Secretaría Permanente.

2. Esta Secretaría Permanente, entre otras funciones, custodiará las actas de las reuniones y el archivo en soporte electrónico de todos los documentos que genera la actividad, tanto de la Comisión como de sus grupos de trabajo.

Todas las comunicaciones que remita la Comisión ministerial o que se dirijan a ella, se realizarán a través de su Secretaría Permanente, mediante el empleo de las nuevas tecnologías de la comunicación. El Secretario de esta Secretaría será el mismo que el de la Comisión de Coordinación.

3. La Secretaría Permanente remitirá los acuerdos adoptados por la Comisión ministerial a la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado.

Artículo 8. Grupos de trabajo.

1. La Comisión ministerial podrá acordar la creación de grupos de trabajo para el análisis, estudio, asesoramiento, propuesta y elaboración de recomendaciones y, en general, para el seguimiento de todo tipo de asuntos, proyectos y actividades relacionados con las bibliotecas del Departamento.

2. Los grupos de trabajo estarán integrados por miembros de la Comisión ministerial. No obstante, podrán ser invitados expertos en la materia que sea objeto de estudio de los grupos.

Artículo 9. Estructuras de coordinación de ámbito inferior al ministerial.

Para crear, suprimir o reorganizar estructuras de coordinación de ámbito inferior al ministerial será necesario informe favorable de la Comisión ministerial. En cualquier caso, dichas estructuras tendrán como función principal ejecutar en las bibliotecas a las que agrupa los acuerdos que adopte la Comisión ministerial.

Artículo 10. Directorio de bibliotecas y registro de estructuras de coordinación.

1. A los efectos del artículo 9.2 del Real Decreto 1572/2007, anualmente, junto con el plan ministerial de actuaciones, el Secretario la Comisión ministerial remitirá a la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación, conforme a las instrucciones recibidas de ésta, el directorio de las bibliotecas y el registro de las estructuras de coordinación de ámbito inferior al ministerial del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo. Tanto el Directorio como el Registro requerirán informe favorable de la Comisión cuando hayan sufrido modificaciones sustantivas.

2. Será responsabilidad de la Comisión ministerial mantener actualizado el directorio y el registro, incorporando en cada momento las modificaciones que se produzcan. Será responsabilidad de cada biblioteca y estructura de coordinación de ámbito inferior al ministerial comunicar a la Comisión ministerial, a través de su Secretario, los datos precisos para la actualización del directorio y el registro, respectivamente.

Artículo 11. Plan ministerial y planes parciales de actuaciones.

1. Anualmente, durante el primer trimestre del año, la Comisión ministerial aprobará y remitirá a la Comisión General de Coordinación, a través de su Secretaría Permanente, un plan de actuaciones de las bibliotecas del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo.

2. En el marco de la política general aprobada por la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado, la Comisión ministerial determinará en cada caso los apartados concretos de los planes, haciendo especial hincapié en el uso de las nuevas tecnologías y en las medidas tendentes a la preservación de las colecciones y a la organización del acceso de usuarios.

3. Los planes tendrán carácter sintético y se cumplimentarán conforme a los modelos facilitados por la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación.

Artículo 12. Contratación de determinados servicios.

1. En el caso de que las dotaciones de personal no permitan atender las necesidades del proceso técnico, los centros bibliotecarios podrán proponer contrataciones externas dentro de las disponibilidades presupuestarias, y en el marco de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. El personal que lleve a cabo estas tareas no tendrá ningún vínculo jurídico laboral con los centros donde presten sus servicios ni con la Administración en general.

2. Así mismo, se valorará la posibilidad de realizar encomiendas de gestión y convenios de colaboración con organismos públicos de gestión.

Artículo 13. Instalaciones y equipamientos.

1. La Comisión hará las recomendaciones necesarias para que todas las bibliotecas cuenten con instalaciones adecuadas, tanto para la colección como para el personal y los usuarios.

2. Así mismo, velará para que las bibliotecas dispongan del equipamiento necesario para el desarrollo de todos sus procesos y servicios, en especial el necesario para la aplicación a los mismos de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Artículo 14. Colecciones.

1. Puede formar parte de la colección de una biblioteca cualquier publicación, entendiéndose por tal cualquier documento publicado o difundido por cualquier medio y recogido en cualquier soporte.

Se consideran también publicaciones y, por tanto, parte de la colección, las bases de datos de acceso remoto en línea, de las que no se es propietario, durante el tiempo en el que el acceso a las mismas sea posible en función de los términos de las licencias adquiridas. La adquisición de estas licencias permite la obtención de información actual y de contenido seguro y que se genera de manera automática. La licencia consiste en la adquisición, mediante pago, del derecho de uso de un software determinado que gestiona una información y que además contiene ésta.

2. Todas las bibliotecas del Departamento contarán con una sección especial destinada a recoger todos los documentos elaborados en el Departamento a los que se quiera dar difusión, por mínima que sea, en especial, aquellos documentos que se ofrecen temporalmente a través del portal del Departamento y que carecen de versión impresa. Los documentos incluidos en esta colección serán determinados a iniciativa de las unidades administrativas que los producen.

3. Cada biblioteca del Ministerio de la Presidencia y de los Organismos vinculados al mismo asegurará la accesibilidad de su colección dentro del marco de lo establecido por la Comisión y será responsable del control bibliográfico de la misma, integrando en ella las publicaciones, cualquiera que sea su soporte, que ingresen en virtud de compra, donación, canje o cualquier otro título.

Artículo 15. Descripción y acceso a los recursos de información.

1. Conforme a lo establecido en el artículo 1.2 b) del Real Decreto 1572/2007, todas las bibliotecas del Departamento contribuirán al establecimiento de un punto de consulta único mediante un catálogo colectivo o sistema equivalente accesible electrónicamente, que permita la consulta conjunta de las colecciones de todas las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.

2. Para ello, la Comisión velará porque la descripción y acceso a los recursos de información se realice por medios automatizados y de manera normalizada, conforme a lo establecido en el artículo 19 de esta Orden.

Asimismo, la Comisión ministerial asegurará que todos los catálogos manuales de bibliotecas existentes se vuelquen a bases de datos bibliográficas normalizadas conforme a lo establecido en el párrafo anterior.

3. La Comisión podrá establecer los plazos adecuados para aquellas bibliotecas que no se encuentren en condiciones técnicas de incorporarse con carácter inmediato.

Artículo 16. Servicios.

1. La Comisión ministerial acordará, a propuestas de las bibliotecas y estructuras de coordinación de bibliotecas de ámbito inferior al ministerial, el conjunto de servicios que prestarán cada una de dichas bibliotecas y estructuras.

2. Para ello, cada biblioteca, y cada estructura de coordinación de bibliotecas de ámbito inferior al ministerial respecto de las bibliotecas agrupadas en la misma, elevarán a la Comisión ministerial, a través de su Secretario, la propuesta justificada y motivada de los servicios que pueden ofrecer, las condiciones en las que se pueden prestar y cuáles de esos servicios se pueden ofrecer únicamente al personal de las unidades, órganos u organismos de la que dependan y cuáles a los ciudadanos en general, en función de:

El personal disponible.

La colección y recursos de información de los que dispone.

Las instalaciones en las que se encuentran ubicadas.

Los equipamientos y medios tecnológicos disponibles.

Esta información deberá reflejarse en el directorio de las bibliotecas del Departamento, que la Comisión ministerial remita a la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación, conforme a las instrucciones recibidas de ésta.

3. La Comisión ministerial potenciará la prestación de servicios virtuales por medio de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Artículo 17. Preservación.

La Comisión ministerial velará por la preservación del patrimonio bibliográfico y digital conservado o generado en el ámbito del Ministerio de la Presidencia y sus Organismos vinculados y se fomentará que dicha preservación se realice de manera normalizada conforme a lo establecido en el artículo 19 de esta Orden.

Artículo 18. Tecnologías de la información y comunicación.

1. Los procesos y servicios de las bibliotecas del Ministerio de la Presidencia y de sus Organismos vinculados se gestionarán automatizadamente mediante sistemas de gestión normalizados conforme a lo establecido en el artículo 19 de esta Orden. Los Centros Directivos serán responsables de la dotación económica y técnica necesaria para su establecimiento.

2. Sin perjuicio de los derechos de propiedad intelectual existentes, la Comisión ministerial promoverá la creación de bibliotecas digitales accesibles a través de Internet, integradas por las publicaciones editadas por el Ministerio de la Presidencia y los Organismos vinculados al mismo, por las conservadas en sus bibliotecas, y por otros documentos de interés que puedan, legalmente, ser publicados y difundidos electrónicamente. Estas bibliotecas digitales se desarrollarán de manera normalizada conforme a lo establecido en el artículo 19 de esta Orden.

La Comisión ministerial promoverá acuerdos con los titulares de derechos de propiedad intelectual que puedan recaer sobre las publicaciones y documentos mencionados en el párrafo anterior a los efectos de hacer posible su difusión a través de Internet por medio de bibliotecas digitales.

Artículo 19. Normalización.

Todos los procesos y servicios mencionados en esta Orden se llevarán a cabo conforme a las instrucciones de servicio de la Comisión General de Coordinación y conforme a las pautas, recomendaciones, normas, estándares u otros documentos similares que les sean de aplicación, cuya utilización promuevan o avalen la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA), la Unión Europea y otras organizaciones y entidades, nacionales o internacionales, de reconocido prestigio en el campo de las bibliotecas o en campos relacionados.

Disposición adicional única. Ausencia de incremento de gasto público.

La aprobación y entrada en vigor de la presente Orden no supone incremento alguno de gasto público.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 15 de marzo de 2010.–La Vicepresidenta Primera del Gobierno y Ministra de la Presidencia, M.ª Teresa Fernández de la Vega Sanz.