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La Constitución Española, en su artículo 46, establece que los poderes públicos garantizarán la conservación y promoverán el enriquecimiento del patrimonio histórico, cultural y artístico de los pueblos de España y de los bienes que lo integran.

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, considera el patrimonio documental como parte fundamental del patrimonio histórico y determina los elementos esenciales de su régimen jurídico.

Para el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos, el artículo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, prevé la existencia de una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, así como la posible constitución de comisiones calificadoras en los organismos públicos que se determine.

En el ámbito de la Administración General del Estado, el desarrollo más destacado de las previsiones contenidas en la Ley 16/1985, de 25 de junio, se produce con el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

En su disposición transitoria única se dispone la creación de una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos para cada uno de los respectivos Departamentos ministeriales y se prevé la posibilidad de que se creen en sus organismos públicos cuando su gestión documental lo aconseje.

La Orden SAS/3592/2009, de 22 de diciembre, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social, establece en su artículo 1.2 que también podrán constituirse comisiones calificadoras de documentos administrativos en los diferentes organismos vinculados o dependientes del Departamento cuando el volumen de la gestión documental así lo aconseje, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social.

Por lo expuesto, y en atención al considerable volumen de documentos administrativos que genera el Instituto Nacional de Gestión Sanitaria y haciendo uso de la citada previsión normativa, se considera justificado la creación en esa entidad gestora de una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos propia.

En la elaboración de esta disposición ha emitido informe favorable la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social.

En su virtud, con la aprobación previa de la Vicepresidenta Primera del Gobierno y Ministra de la Presidencia,

DISPONGO:

Artículo 1. Creación.

Se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria, como órgano colegiado encargado de garantizar la protección del patrimonio documental de esta Entidad Gestora, mediante el desarrollo de las funciones de estudio y dictamen en las materias relativas a la calificación, conservación, acceso, inutilidad administrativa y, en su caso, eliminación de los documentos generados y conservados en sus archivos, al igual que la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

Artículo 2. Adscripción y Composición.

1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria, que se adscribe a la Subdirección General de Gestión Económica y de Recursos Humanos, estará integrada por los siguientes miembros:

Presidente/a: La persona titular de la Dirección del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria.

Vicepresidente/a: La persona titular de la Subdirección General de Recursos Humanos y Gestión Económica.

Vocales:

a) La persona titular de la Subdirección General de Atención Sanitaria que podrá ser sustituida por las personas que ostenten una jefatura de área o consejería técnica en la Subdirección.

b) La persona titular de una de las Direcciones Territoriales del Instituto Nacional, designada por la persona titular de la Dirección, que podrá ser sustituida por la persona titular de la Secretaría Territorial.

c) La persona titular de la Gerencia del Centro Nacional de Dosimetría y que podrá ser sustituida por la persona titular de la Dirección de Gestión.

d) La persona titular del Servicio Jurídico Delegado Central que podrá ser sustituido por un Letrado del Servicio Jurídico.

e) La persona titular de la Jefatura de Área de Informática, que podrá ser sustituida por las personas que ostenten una jefatura de servicio en el área.

Secretario/a: funcionario/a de la Subdirección General de Gestión Económica y Recursos Humanos, que actuará con voz pero sin voto.

2. Podrá asistir a las sesiones de la comisión, con voz pero sin voto, un representante de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social.

Asimismo, podrán asistir a las sesiones de la comisión, con voz pero sin voto, aquellos funcionarios cuya presencia sea aconsejable en función de los temas a tratar. Su designación se realizará por la Presidencia de la comisión a propuesta de esta.

Artículo 3. Régimen de funcionamiento.

1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria actuará en Pleno.

2. El Pleno se reunirá, al menos, una vez año, y cuantas veces sean necesarias para el desempeño de sus funciones.

3. A iniciativa de la Presidencia de la Comisión, el Pleno podrá crear cuantos grupos de trabajo sean precisos para el cumplimiento de sus objetivos, determinando en tales casos su composición y funciones. Los integrantes de estos grupos de trabajo no tendrán que ser necesariamente miembros de la Comisión.

Artículo 4. Funciones.

1. Son funciones del pleno de la Comisión, las siguientes:

a) Estudiar y dictaminar en las cuestiones relativas a la calificación, utilización, tratamiento y custodia de los documentos generados, reunidos o conservados con fines administrativos, en el Instituto Nacional de Gestión Sanitaria, sin perjuicio de las competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y previa coordinación con la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social.

b) Estudiar y dictaminar en las cuestiones relativas al régimen de conservación, inutilidad administrativa y régimen de eliminación de sus documentos y acordar la iniciación del procedimiento de destrucción de documentos administrativos y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos y, elevar las propuestas de eliminación a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

c) Proponer el régimen de acceso a los documentos, expedientes y series documentales conservados en los archivos del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal; la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y demás normativa aplicable e informar, en su caso a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre las denegaciones de acceso que se hayan podido producir.

d) Impulsar la automatización de los distintos archivos del Instituto y velar por la forma de uso y conservación de documentos administrativos en soportes distintos.

e) Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

f) Las restantes funciones que le atribuya la normativa vigente y cuantos asuntos en materia de archivos le sean sometidos por su Presidente.

Artículo 5. Constitución.

La Comisión se constituirá formalmente en el plazo de un mes desde la fecha de entrada en vigor de la presente Orden.

Artículo 6. Régimen jurídico.

En lo no previsto en esta orden, el régimen jurídico de la Comisión se ajustará a lo dispuesto en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y en el capítulo IV del título II de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.

Artículo 7. Gasto público.

La constitución y funcionamiento de la Comisión serán atendidos con los actuales medios personales y materiales del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria, sin que la aprobación de esta norma suponga incremento del gasto público.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 24 de septiembre de 2010.–La Ministra de Sanidad y Política Social, Trinidad Jiménez García-Herrera.