Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

La Constitución Española, en su artículo 46, impone a los poderes públicos el deber de garantizar la conservación y de promover el enriquecimiento del patrimonio histórico, cultural y artístico de los pueblos de España y de los bienes que lo integran, cualquiera que sea su régimen jurídico y titularidad. A ese respecto, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, aporta, en su artículo 49, un concepto de documento a los efectos previstos en la propia norma legal, considerándose como tal toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Dicha ley delimita también el concepto de patrimonio documental y bibliográfico, dentro del Patrimonio Histórico Español, que, conforme a su artículo 48, está constituido por cuantos bienes, reunidos o no en archivos y bibliotecas, se declaren por la propia ley integrantes del mismo. Y de forma expresa entiende por tales, en su artículo 49 y entre otros, los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios. Igualmente, para el estudio y dictamen a ese respecto de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como a su integración en los archivos y al régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos, el artículo 58 de la citada Ley 16/1985, de 25 de junio, prevé la existencia de una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, así como la posible constitución de comisiones calificadoras en los organismos públicos que se determine. En ese sentido, el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto del original, en su disposición transitoria única, establece que en todos los departamentos ministeriales se creará una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos en la que estarán representados los correspondientes organismos públicos, a no ser que tengan su propia comisión calificadora. De acuerdo con estas últimas previsiones normativas, la Orden TAS/23/2006, de 10 de enero, crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, estableciendo en su artículo primero, apartado 2, que en las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, en las que el volumen y las peculiaridades de gestión documental así lo aconsejen, deberán constituirse Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos específicas, mediante Orden ministerial y previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales. La Tesorería General de la Seguridad Social, servicio común de la Administración de la Seguridad Social, desarrolla competencias en diversas materias a través de su red de direcciones provinciales y administraciones, que presta servicios en todo el territorio nacional, requiriendo para ello una multiplicidad de procedimientos administrativos que hacen necesario el uso y archivo de documentación administrativa en gran volumen. Estas circunstancias justifican por sí solas la creación de una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos propia en el marco de dicha Tesorería General de la Seguridad Social, a cuya regulación obedece esta orden. En su virtud, previa aprobación de la Ministra de Administraciones Públicas y de acuerdo con el informe de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, dispongo:

Artículo 1. Creación de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Tesorería General de la Seguridad Social.

Se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Tesorería General de la Seguridad Social, como órgano colegiado encargado de garantizar la protección de su patrimonio documental, a través de las correspondientes actividades e iniciativas de control del acceso y utilización de los documentos, de control de su eliminación y su previa declaración de inutilidad administrativa, así como de su conservación en soporte distinto al original.

Artículo 2. Adscripción y composición.

1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Tesorería General de la Seguridad Social, que se adscribe a la Secretaría General de la Tesorería General de la Seguridad Social, tendrá la siguiente composición: Presidencia: La persona titular de la Dirección General de la Tesorería General de la Seguridad Social.

Vicepresidencia: La persona titular de la Secretaría General de la Tesorería General de la Seguridad Social. Vocalías:

a) Las personas titulares de las subdirecciones generales de la Tesorería General de la Seguridad Social, que podrán ser sustituidas por las personas titulares de las correspondientes subdirecciones generales adjuntas o asimiladas.

b) La persona titular de la Jefatura de la Inspección de Servicios de la Tesorería General de la Seguridad Social, que podrá ser sustituida por la persona titular de una jefatura de agrupación de la propia Inspección de Servicios. c) Hasta tres personas titulares de direcciones provinciales de la Tesorería General de la Seguridad Social, designadas con tal fin por la Dirección General.

Secretaría: La persona titular de la Subdirección General Adjunta de la Secretaría General de la Tesorería General de la Seguridad Social, con voz pero sin voto.

2. Podrá asistir a la comisión, con voz pero sin voto, una persona representante de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales. Asimismo, y para la asistencia a las sesiones de la comisión, la Presidencia de la misma, a propuesta de aquella, podrá designar a todas aquellas personas cuya presencia sea aconsejable en atención a las materias a tratar o se estime necesaria su aportación puntual en alguna de las cuestiones que formen parte del orden del día. Estas personas podrán participar en las sesiones con voz pero sin voto. 3. A iniciativa de la Presidencia, la comisión podrá crear en su seno cuantos grupos de trabajo sean necesarios para la correcta realización de sus competencias.

Artículo 3. Funciones.

La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Tesorería General de la Seguridad Social tendrá las siguientes funciones: a) Estudiar y dictaminar sobre las cuestiones relativas a la calificación, utilización, tratamiento y custodia de los diferentes documentos obtenidos, generados o depositados con fines administrativos en la Tesorería General de la Seguridad Social, sin perjuicio de las competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y previa coordinación con la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.

b) Impulsar la automatización de los diferentes archivos del organismo y velar por el correcto uso, conservación y consecución de los documentos administrativos en soporte distinto al original. c) Estudiar y dictaminar sobre las cuestiones relativas al régimen de conservación, inutilidad administrativa y régimen de eliminación de los documentos del organismo y acordar la iniciación del procedimiento de destrucción de documentos administrativos y, en su caso, la conservación de su contenido en soporte distinto del original en el que fueron producidos y elevar las propuestas de eliminación de documentos y series documentales a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. d) Proponer criterios sobre el régimen de acceso a los expedientes, documentos y series documentales conservados en los archivos de la Tesorería General de la Seguridad Social e informar, en su caso, a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre las denegaciones de acceso que se hayan podido producir en el ámbito de su actuación, todo ello de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. e) Velar por la correcta aplicación en la Tesorería General de la Seguridad Social de los dictámenes emitidos por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales sobre cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos administrativos generados, reunidos o conservados en el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, entidades y organismos a él adscritos. f) Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. g) Elevar propuestas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. h) Asumir las demás funciones que le atribuya la normativa vigente y cuantos asuntos en materia de archivos le sean sometidos por su Presidencia.

Artículo 4. Constitución y sesiones.

La comisión se constituirá formalmente en el plazo de quince días desde la fecha de entrada en vigor de esta orden.

La comisión se reunirá, al menos, dos veces al año, y cuantas veces sean necesarias para el desempeño de sus funciones.

Artículo 5. Régimen de funcionamiento.

En lo no previsto en esta orden, el funcionamiento de la comisión se ajustará a lo establecido en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Disposición adicional única. Gasto público.

La constitución y el funcionamiento de la comisión serán atendidos con los medios personales y materiales actuales de la Tesorería General de la Seguridad Social, sin que la aprobación de esta norma suponga incremento de gasto público.

Las personas que formen parte de la comisión no percibirán remuneración alguna por el ejercicio de sus funciones, salvo, en su caso, las que les pudieran corresponder por aplicación de la normativa vigente en materia de indemnizaciones por razón de servicio

Disposición final única. Entrada en vigor.

Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 26 de septiembre de 2007.-El Ministro de Trabajo y Asuntos Sociales, Jesús Caldera Sánchez-Capitán.