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La modernización de la Administración plantea el reto de la gestión de la documentación administrativa, pues el ingente crecimiento de ésta obliga a una multiplicación de esfuerzos para acceder a los documentos. Por otra parte, la aplicación de las nuevas tecnologías está produciendo ya documentos electrónicos y la aparición de una sobrecarga de información.

La transparencia de la Administración y la protección de los derechos de los ciudadanos exigen que se pueda recuperar la información de una manera rápida y pertinente. Se hace necesario mejorar el acceso a los documentos y archivos, identificar la documentación con valor histórico y cultural permanente y favorecer el desarrollo fluido del ciclo de los documentos.

El artículo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, creó una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composición, funcionamiento y competencias es preciso determinar expresamente.

En su virtud, a propuesta de los Ministros de Educación y Cultura, y de Administraciones Públicas, de acuerdo con el Consejo de Estado y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 4 de febrero de 2000,

DISPONGO:

Artículo 1. Finalidad.

1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.

2. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos se integra en el Ministerio de Educación y Cultura, adscrita a la Secretaría de Estado de cultura, a través de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

Artículo 2. Composición.

1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos tendrá la siguiente composición:

1.º Presidente: el Director general del Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Educación y Cultura.

2.º Vicepresidente: el Subdirector general de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación y Cultura.

3.º Vocales natos:

a) El Subdirector general de Procedimientos y Racionalización de la Gestión, en representación de la Dirección General de Inspección, Simplificación y Calidad de los Servicios, del Ministerio de Administraciones Públicas.

b) El Subdirector general de Protección del Patrimonio Histórico, del Ministerio de Educación y Cultura.

c) El Subdirector general de Tratamiento de la Información, del Ministerio de Educación y Cultura.

d) El Director del Archivo General de la Administración.

4.º Vocales designados:

a) Un Abogado del Estado designado por la Dirección del Servicio Jurídico del Estado, del Ministerio de Justicia.

b) Un vocal designado por el Ministro de Defensa, en representación del Sistema Archivístico de la Defensa.

c) Hasta cinco vocales designados por el Ministro de Educación y Cultura entre personas de reconocido prestigio profesional en materias relacionadas con las competencias asignadas a esta Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

2. Actuará como Secretario, un funcionario de la Subdirección General de los Archivos Estatales, con voz pero sin voto.

3. Para asesorar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, se convocará, en todo caso, a los representantes del órgano u organismo productor de la documentación que deba ser calificada y, además, a quienes dicha Comisión considere oportuno consultar.

Artículo 3. Funcionamiento.

1. A iniciativa del Presidente de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos ésta podrá crear en su seno cuantas subcomisiones considere necesarias, determinando su composición y cometidos.

Podrán asesorar a dichas subcomisiones archiveros que desarrollen sus funciones en cualesquiera de los archivos de titularidad estatal y representantes técnicos de los organismos relacionados con la documentación a estudiar, que, por su función conozcan el carácter de los fondos sometidos a consideración.

2. Con las peculiaridades previstas en el presente Real Decreto, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos ajustará su funcionamiento a lo dispuesto en el capítulo II, Título II, de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

3. Los vocales designados por los Ministros de Educación y Cultura y de Defensa serán nombrados mediante Orden en el plazo de un mes, contado a partir de la publicación de este Real Decreto en el "Boletín Oficial del Estado", y su mandato tendrá una duración de dos años.

4. El Abogado del Estado será designado por la Dirección del Servicio Jurídico del Estado, del Ministerio de Justicia, en el mismo plazo de un mes y su mandato tendrá la misma duración.

Artículo 4. Sesiones.

La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos se reunirá al menos dos veces al año y siempre que sea convocada por su Presidente.

Para su válida constitución en segunda convocatoria se requerirá la presencia del Presidente o Vicepresidente y de la tercera parte, al menos, de sus miembros.

Artículo 5. Competencias.

1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como funciones el estudio y dictamen sobre las siguientes cuestiones relativas al régimen de conservación, acceso e inutilidad administrativa, de los documentos de la Administración General del Estado y de los Organismos públicos vinculados o dependientes de ella:

a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestión, central, intermedio e histórico.

b) Las transferencias, una vez cumplidos los plazos de permanencia, entre cada uno de los tipos de archivos.

c) La accesibilidad y utilización de los documentos y series documentales.

d) Cuidar de la correcta aplicación de los dictámenes emitidos por la propia Comisión en relación con los plazos, las transferencias y el acceso a los documentos.

e) Cualquier asunto sobre materia archivística relacionada con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente.

2. Las Comisiones Calificadoras creadas conforme a lo previsto en el artículo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español, elevarán sus propuestas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, a la que también informarán de las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en sus respectivos ámbitos.

Disposición adicional primera. Constitución de la Comisión.

Por Orden del Ministro de Educación y Cultura, y en el plazo de dos meses desde la entrada en vigor de este Real Decreto, se procederá a constituir la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, conforme a lo establecido en el mismo.

Disposición adicional segunda. Medios personales y materiales.

1. El funcionamiento de la Comisión prevista en este Real Decreto, que será atendido con los actuales medios personales y materiales de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Educación y Cultura, no supondrá incremento del gasto público.

2. Los miembros de la Comisión no percibirán remuneración alguna por el ejercicio de sus funciones, salvo, en su caso, las indemnizaciones por razón del servicio que le correspondan por aplicación del Real Decreto 236/1998, de 4 de marzo.

Disposición final única. Entrada en vigor.

El presente Real Decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Dado en Madrid a 4 de febrero de 2000.

JUAN CARLOS R.

El Vicepresidente Primero del Gobierno y Ministro de la Presidencia,

FRANCISCO ÁLVAREZ-CASCOS FERNÁNDEZ