Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

El número 5 del apartado primero de la Orden de 2 de junio de 1994, por la que se desarrolla la estructura de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, modificada por la de 4 de abril de 1997, en la redacción dada por la Orden de 11 de julio de 1997, crea la Comisión de Seguridad y Control, estableciendo la composición y los cometidos básicos de la misma.

Constituida la Comisión de Seguridad y Control el 10 de octubre de 1997, resulta necesario establecer sus normas de organización y funcionamiento, lo que se efectúa por la presente Resolución.

Por otra parte, uno de los cometidos básicos de la Comisión de Seguridad y Control, según el precepto indicado, es la supervisión de las comisiones sectoriales de seguridad y control, respecto de las cuales la Orden no concreta los sectores en que han de crearse, su com posición, funciones y procedimiento de funcionamiento.

Resulta, pues, necesario, proceder a la regulación de las comisiones sectoriales de seguridad y control, con lo que se harán operativos estos órganos que contribuirán a reforzar los sistemas de seguridad y control de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Por la presente Resolución se crean cuatro comisiones sectoriales, se adapta a la misma el Grupo de Coordinación de Seguridad Informática que venía funcionando y se determina su composición, funciones y normas de funcionamiento.

La disposición adicional primera de la Orden de 11 de julio de 1997, autoriza al Presidente de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para regular, dentro de los límites establecidos en la Orden, la composición y funcionamiento de los órganos colegiados a que se refiere la misma.

En su virtud, dispongo:

Primero. Comisión de Seguridad y Control.

Uno. Composición.-La Comisión de Seguridad y Control estará integrada por los siguientes miembros:

Presidente: El Presidente de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Vicepresidente: El Director general de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Vocales: El Interventor general de la Administración del Estado, el Inspector general de Economía y Hacienda y los miembros del Comité Permanente de Dirección de la Agencia.

El Secretario de la Comisión de Seguridad y Control será el Director del Servicio de Auditoría Interna de la Agencia.

Dos. Funciones:

1. Son funciones de la Comisión de Seguridad y Control las siguientes:

1.a La elaboración de criterios y de propuestas de normas que aseguren:

a) El ajuste estricto de las actividades de la Agencia a las disposiciones que las regulan.

b) El mantenimiento de la seguridad interna del ente.

c) La defensa de la integridad de los intereses económicos de la Hacienda Pública.

2.a La supervisión de las comisiones sectoriales de seguridad y control que se establezcan en el seno de la Agencia.

2. Para el ejercicio de las anteriores funciones, la Comisión de Seguridad y Control tendrá acceso:

a) A los informes de control financiero y de auditoría relativos a las anteriores cuestiones.

b) A los trabajos de las comisiones sectoriales de seguridad y control, las cuales remitirán a aquélla la información sobre áreas y puntos de riesgo, debilidades de control interno detectadas, medidas propuestas y medidas aprobadas y ejecutadas, así como las actas de las reuniones.

3. La Comisión de Seguridad y Control elaborará un informe anual de sus actividades.

Tres. Presidente:

1. Corresponde al Presidente de la Comisión de Seguridad y Control:

1.o Ostentar la representación de la Comisión.

2.o Acordar la convocatoria de las sesiones ordinarias y extraordinarias y la fijación del orden del día, teniendo en cuenta las propuestas del Comité ejecutivo y de los miembros de la Comisión.

3.o Presidir las sesiones y dirigir y moderar el desarrollo de los debates, así como dirimir con su voto los empates.

4.o Visar las actas.

5.o Velar por el estricto cumplimiento de los acuerdos adoptados por la Comisión y trasladar los criterios y las propuestas de normas aprobadas por ésta al Director general de la Agencia.

2. En caso de vacante, ausencia o enfermedad, el Presidente será sustituido por el Vicepresidente de la Comisión.

Cuatro. Miembros de la Comisión.-Corresponderá a los miembros de la Comisión:

1.o Recibir, con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas, la convocatoria conteniendo el orden del día de la reunión.

2.o Participar en los debates de las reuniones y ejercer su derecho de voto.

3.o Obtener la información precisa para cumplir las funciones asignadas.

Cinco. Secretario:

1. Corresponderá al Secretario de la Comisión:

1.o Asistir a las reuniones con voz y voto en cuanto miembro de la misma.

2.o Efectuar la convocatoria de las sesiones por orden de su Presidente, así como las citaciones a los miembros de la Comisión.

3.o Preparar la documentación necesaria para las sesiones, que se remitirá, junto con la convocatoria, con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas.

4.o Redactar y autorizar las actas de las sesiones, remitiendo copia de las mismas a los miembros de la Comisión.

5.o Canalizar las relaciones con las comisiones sectoriales.

6.o Archivar y custodiar la documentación de la Comisión.

2. En caso de vacante, ausencia o enfermedad, el Secretario será sustituido por un Inspector de los Servicios Coordinador del Servicio de Auditoría Interna de la Agencia.

Seis. Funcionamiento:

1. En la Comisión de Seguridad y Control existirá un Comité ejecutivo, que estará integrado por el Vicepresidente de la Comisión, el Secretario de la misma, el Interventor general de la Administración del Estado, el Inspector general de Economía y Hacienda, y el Director del Departamento de Organización, Planificación y Relaciones Institucionales de la Agencia.

El Interventor general de la Administración del Estado podrá delegar en el Interventor delegado en la Agencia, el Inspector general de Economía y Hacienda en un Inspector de los Servicios, y el Director del Departamento de Organización, Planificación y Relaciones Institucionales en un Subdirector general del mismo.

Corresponde al Comité ejecutivo:

1.o Impulsar los trabajos de la Comisión.

2.o Preparar las reuniones de la Comisión, proponiendo al Presidente los asuntos a debatir en las mismas y los puntos del orden del día, para lo que tendrá en cuenta las propuestas de los miembros de la Comisión.

3.o Ejercer en nombre de la Comisión la supervisión de las comisiones sectoriales de seguridad y control.

4.o Recibir de las comisiones sectoriales la información prevista en la presente Resolución, así como las actas de las reuniones que celebren aquéllas.

5.o Elaborar las propuestas de criterios y de normas que deban ser aprobadas por la Comisión.

6.o Elaborar el informe anual de las actividades para su aprobación por la Comisión.

2. El Pleno de la Comisión de Seguridad y Control se reunirá con carácter ordinario una vez cada semestre, y, con carácter extraordinario, cuando así lo acuerde su Presidente a iniciativa propia o a propuesta del Comité ejecutivo.

El Comité ejecutivo se reunirá tantas veces como lo requiera el desarrollo normal de los trabajos de la Comisión.

3. Los acuerdos se adoptarán por mayoría de votos.

4. De cada sesión de la Comisión se levantará acta por el Secretario, que especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados.

Segundo. Comisiones sectoriales de seguridad y control.

Uno. Creación:

1. Se crean las siguientes comisiones sectoriales de seguridad y control:

Comisión Sectorial de Seguridad y Control de Gestión Tributaria.

Comisión Sectorial de Seguridad y Control de Inspección Financiera y Tributaria.

Comisión Sectorial de Seguridad y Control de Recaudación.

Comisión Sectorial de Seguridad y Control de Aduanas, Impuestos Especiales y Vigilancia Aduanera.

2. El Grupo de Coordinación de Seguridad Informática, regulado en la norma segunda de la Instrucción número 2/1996, de 1 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, pasará a denominarse Comisión de Seguridad y Control de Informática Tributaria, con las funciones establecidas en el número 3 del apartado segundo de la presente Resolución y las específicas de la Instrucción número 2/1996, de 1 de febrero, ajustándose en todo lo demás a lo establecido en esta Resolución.

Dos. Composición:

1. Las comisiones sectoriales estarán integradas, con carácter general, por los siguientes miembros:

Presidente: El Director del departamento del ámbito respectivo.

Vicepresidente: Un Inspector de los Servicios Coordinador del Servicio de Auditoría Interna.

Secretario: Un funcionario del departamento correspondiente.

Vocales: Un representante del departamento respectivo, un representante del Departamento de Informática Tributaria y dos representantes de los Servicios Territoriales de la Agencia.

2. Podrán ser convocados a las reuniones otros funcionarios de la Agencia cuando así se acuerde por la Comisión Sectorial o por su Presidente.

3. A propuesta de los departamentos y servicios respectivos, los miembros de las comisiones sectoriales serán designados por el Director general de la Agencia.

4. Cuando se planteen cuestiones de seguridad y control que afecten a varios departamentos, o que tengan un alcance general, el Director general de la Agencia determinará la Comisión Sectorial que haya de analizar cada una de ellas, así como las personas que hayan de integrarse en la misma en función de la cuestión específica planteada.

Tres. Funciones:

1. Serán funciones generales de las comisiones sectoriales de seguridad y control las siguientes:

1.a Analizar y evaluar los riesgos de funcionamiento de los servicios a fin de establecer las correspondientes medidas preventivas.

2.a Establecer y mantener actualizados de forma permanente los criterios y directrices generales sobre seguridad en el ámbito de la Comisión.

3.a Elaborar propuestas para mejorar y reforzar los sistemas de seguridad y control.

4.a Elevar a la Comisión de Seguridad y Control, a través del Comité ejecutivo de ésta, aquellas propuestas que, por la índole especial de las mismas, se estime deben ser sometidas a la consideración de aquélla.

5.a Formular el plan anual de actuaciones de la Comisión Sectorial y elaborar un informe anual de sus actividades.

2. En particular, las comisiones sectoriales de seguridad y control prestarán especial atención a:

1.o Detectar e inventariar las áreas y puntos de riesgo más relevantes en su ámbito, para lo cual los miembros de cada Comisión aportarán la información que dispongan o recaben a tales efectos. A estos fines se considerará específicamente la que proporcionen el departamento respectivo, los restantes departamentos de la Agencia representados en la Comisión, los informes de control financiero de la Intervención General de la Administración del Estado y los informes del Servicio de Auditoría Interna de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

2.o Analizar y evaluar, para cada una de las áreas de riesgo delimitadas, las deficiencias y debilidades de control existentes. A tales efectos, se considerarán los aspectos legales, organizativos y procedimentales, así como los derivados de los medios personales y de las aplicaciones y sistemas informáticos.

3.o Acordar y hacer operativas las medidas encaminadas a corregir las deficiencias observadas y a reforzar los sistemas de control y seguridad, considerando de manera especial el establecimiento de señales de alarma automáticas en los sistemas y aplicaciones informáticas. Cuando la trascendencia de las medidas acordadas lo aconsejen, así como cuando afecten a varios departamentos o servicios, se someterán a la Dirección General de la Agencia.

4.o Elaborar, en su caso, las propuestas de normas e instrucciones que requiera la ejecución de las medidas acordadas y someterlas a la aprobación del Director del departamento correspondiente o del Director general de la Agencia. Tales normas e instrucciones contemplarán las obligaciones y responsabilidades en materia de control y seguridad de los Delegados especiales y Delegados y de los demás responsables de los servicios a los distintos niveles, los métodos y procedimientos de trabajo sistemáticos que fijen con carácter mínimo las acciones de control a desarrollar, la documentación de las mismas y, en su caso, las justificaciones oportunas.

5.o Incorporar al plan de actuaciones de la Comisión las prioridades anuales y la estrategia a desarrollar en materia de control y seguridad, teniendo en cuenta los criterios fijados por la Comisión de Seguridad y Control.

3. Cada Comisión Sectorial remitirá a la Comisión de Seguridad y Control, información sobre áreas y puntos de riesgo, deficiencias de los sistemas de control detectadas, propuestas realizadas y, en su caso, acordadas, y las medidas adoptadas, así como las actas de las reuniones que celebre.

4. Cualquier órgano o servicio de la Agencia que detecte un problema o deficiencia en los sistemas de seguridad y control, deberá ponerlo en conocimiento del responsable del mismo, que lo comunicará a la Comisión Sectorial correspondiente.

5. Cuando en la instrucción de expedientes disciplinarios se pongan de manifiesto problemas o deficiencias de seguridad y control, el órgano que haya acordado la instrucción deberá comunicarlo, a través del Servicio de Auditoría Interna, a la Comisión Sectorial correspondiente, omitiendo los datos y circunstancias personales del expediente.

6. En el ejercicio de sus funciones, las Comisiones podrán contar con la colaboración de otros órganos de la Agencia no representados en las mismas a efectos de la realización de trabajos o actividades específicos.

Cuatro. Presidente:

1. Corresponde al Presidente de la Comisión Sectorial:

1.o Acordar la convocatoria de las sesiones ordinarias y extraordinarias y la fijación del orden del día, teniendo en cuenta las propuestas del Comité ejecutivo y de los miembros de la Comisión.

2.o Presidir las sesiones y dirigir y moderar el desarrollo de los debates, así como dirimir los empates.

3.o Visar las actas.

4.o Velar por el estricto cumplimiento de los acuerdos adoptados por la Comisión Sectorial.

2. En caso de vacante, ausencia o enfermedad, el Presidente será sustituido por el Vicepresidente.

Cinco. Miembros de las comisiones.-Corresponderá a los miembros de las comisiones sectoriales:

1.o Recibir, con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas, la convocatoria conteniendo el orden del día de la reunión.

2.o Participar en los debates de las reuniones y ejercer el derecho de voto.

3.o Obtener la información precisa para cumplir las funciones asignadas.

Seis. Secretario.-Corresponderá al Secretario de la Comisión Sectorial:

1.o Asistir a las reuniones con voz y voto en cuanto miembro de la misma.

2.o Efectuar la convocatoria de las sesiones de la Comisión Sectorial por orden de su Presidente, así como las citaciones a los miembros de la misma.

3.o Preparar la documentación necesaria para las sesiones, que se remitirá, junto con la convocatoria, con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas.

4.o Redactar y autorizar las actas de las sesiones, remitiendo copia de las mismas a los miembros de la Comisión Sectorial en el plazo de ocho días.

5.o Impulsar los trabajos de la Comisión Sectorial y canalizar las relaciones con los servicios territoriales del ámbito de la Comisión y con órganos externos a la misma.

6.o Archivar y custodiar la documentación de la Comisión Sectorial. El Secretario recopilará en un manual los acuerdos de la Comisión Sectorial y las normas e instrucciones que se dicten, que deberá mantenerse actualizado y enviarse a las unidades y órganos afectados.

Toda la documentación de las comisiones sectoriales se conservará durante un período mínimo de tres años y estará a disposición de los miembros de la Comisión respectiva, de la Comisión de Seguridad y Control y del Servicio de Auditoría Interna.

Siete. Funcionamiento:

1. En cada Comisión Sectorial existirá un Comité ejecutivo que estará integrado por el Presidente, el Vicepresidente, el Secretario y uno de los representantes del departamento del ámbito correspondiente. El Presidente podrá delegar sus funciones en el Vicepresidente.

Corresponderá al Comité ejecutivo:

1.o El impulso de los trabajos de la Comisión.

2.o La preparación de las reuniones, proponiendo al Presidente los asuntos a debatir en las mismas y los puntos del orden del día.

3.o La elaboración de las propuestas que deban ser aprobadas por la Comisión.

4.o Elaborar el informe anual de actividades para su aprobación por la Comisión.

5.o Remitir a la Comisión de Seguridad y Control la información y las actas a que se refiere el apartado segundo, tres.3, de esta Resolución.

2. El Pleno de la Comisión Sectorial se reunirá con carácter ordinario al menos una vez cada dos meses y, con carácter extraordinario, cuando así lo acuerde el Presidente a iniciativa propia o a propuesta del Comité ejecutivo.

El Comité ejecutivo se reunirá tantas veces como lo precise el desarrollo normal de los trabajos de la Comisión Sectorial.

3. Los acuerdos se adoptarán por mayoría de votos.

4. De cada sesión se levantará acta por el Secretario, que especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados.

Ocho. Seguimiento de las actuaciones de las comisiones sectoriales:

Con independencia de las competencias propias del Servicio de Auditoría Interna, como órgano de control interno de la Agencia, su representante en las comisiones sectoriales, por sí o con el apoyo del personal del mismo, efectuará comprobaciones del cumplimiento de los acuerdos de aquéllas. A estos efectos, propondrá a la Comisión, para su aprobación, pistas de auditoría y programas de actuaciones y comprobaciones, aportando a la Comisión los informes, conclusiones y recomendaciones que se deriven de las comprobaciones reali zadas.

Con independencia de las comprobaciones anteriores, el representante del Servicio de Auditoría Interna aportará a la Comisión los informes de auditoría, conclusiones y recomendaciones realizadas por el Servicio que afecten al área de responsabilidad de la Comisión Sectorial.

Tercero. Disposición final.

En lo no previsto en esta Resolución, será de aplicación lo dispuesto en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Madrid, 26 de enero de 1998.-El Presidente, Juan Costa Climent.

Ilmos. Sres. Director general de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, Interventor general de la Administración del Estado, Inspector general de Economía y Hacienda, miembros del Comité Permanente de Dirección de la Agencia Tributaria y Delegados especiales de la Agencia Tributaria.