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La Orden de 17 de julio de 1996 («Boletín Oficial del Estado» del 18), de bases generales del Ministerio de Asuntos Exteriores para la concesión de subvenciones a Organizaciones no Gubernamentales de desarrollo e instituciones sin fines de lucro, en adelante ONGD, que realicen actividades en el campo de la cooperación internacional, establece en su disposición final que se autoriza a la Secretaría de Estado para la Cooperación Internacional y para Iberoamérica para que dicte las normas de desarrollo del procedimiento de justificación y control contenido en la presente Orden.

En su virtud esta Secretaría de Estado ha resuelto lo siguiente:

Primero.-1. Las ONGD beneficiarias de las ayudas, en el momento en que tengan conocimiento de ello, deberán comunicar por escrito a la Empresa consultora-auditora encargada del seguimiento y control de los proyectos, en adelante la empresa, la fecha en la que han percibido las subvenciones correspondientes a los proyectos que les han sido aprobados. La empresa remitirá dicha información a la Unidad de ONGs de la Agencia Española de Cooperación Internacional, en adelante Unidad de ONGs.

2. Las ONGD beneficiarias de las ayudas estarán obligadas a comunicar a la empresa la fecha de inicio real del proyecto en el plazo máximo de un mes a contar desde que dicho inicio se haya producido. En cualquier caso, el proyecto no podrá iniciarse con anterioridad a la fecha establecida en el formulario de presentación del proyecto ni despues de haber transcurrido dos meses desde la fecha de percepción del dinero, salvo autorización expresa de la Secretaría de Estado.

3. La empresa comunicará a la Unidad de ONGs el inicio del proyecto en el primer informe a presentar que se recoge en el punto tercero.1 de esta Resolución.

Segundo.-1. En el plazo máximo de ocho meses desde la fecha de la percepción efectiva de la subvención, la ONGD estará obligada a presentar a la empresa el primer informe semestral sobre la ejecución del proyecto.

Si se trata de un proyecto aprobado en la convocatoria IRPF de 1996 o posteriores, la obligación de presentación del informe semestral será para los proyectos subvencionados con 25 millones de pesetas o más. Para la proyectos subvencionados con menos de 25 millones de pesetas, la obligación de presentar los informes de seguimiento será anual.

2. La empresa comunicará con la debida antelación, y a instancias de la Unidad de ONGs, la fecha en la que se cumple el semestre o, en su caso, el año de ejecución del proyecto.

La ONGD dispone de veinte días, una vez cumplidos los seis meses o el año de ejecución, para remitir dicho informe a la empresa.

Tercero.-1. Tras la revisión y estudio de los informes de seguimiento, la empresa deberá presentar a la Unidad de ONGs su correspondiente informe en el plazo máximo de quince días desde la fecha de recepción del informe de seguimiento de la ONGD.

2. Transcurridos los veinte días mencionados en el punto segundo.2, sin que se recibiera el informe de seguimiento, la empresa lo comunicará a la Unidad de ONGs que procedería a reclamarlo directamente a la ONGD y archivar dicha reclamación en el expediente de la subvención.

Cuarto.-Cualquier alteración de fechas sobre las establecidas en los puntos precedentes, o las del punto séptimo.1 deberá comunicarse con un mes de antelación a la Secretaría de Estado, que resolverá las peticiones y remitirá copia a la empresa.

Quinto.-1. En virtud de lo establecido en el artículo 11.3 de la Orden de Bases Generales, de 17 de julio de 1996, y en la Instrucción 7.a de las Instrucciones sobre justificación y control del gasto, las ONGD que consideren necesario introducir modificaciones sustanciales en un proyecto deberán solicitarlo por escrito al Secretario de Estado con carácter inmediato a la aparición de las circunstancias que las justifiquen.

El Secretario de Estado en el plazo de 45 días comunicará la correspondiente aprobación o denegación a la ONGD y remitirá copia a la Empresa.

Este mismo procedimiento administrativo será el que se seguirá para solicitar la autorización para justificar los fondos de acuerdo a la Instrucción Quinta sobre justificación y control del Gasto.

2. En virtud de lo establecido en el artículo 11.4 de la Orden de bases generales, de 17 de julio de 1996, las ONGD que consideren necesario introducir modificaciones accidentales en un proyecto deberán solicitarlo por escrito a la Unidad de ONGs con carácter inmediato a la aparición de las circunstancias que las justifiquen.

La Unidad de ONGs en el plazo de treinta días comunicará la correspondiente aprobación o denegación a la ONGD y remitirá copia a la empresa.

Sexto.-Tras la finalización del plazo de ejecución de un proyecto, que deberá coincidir con el establecido en el Convenio-Programa o con la fecha que posteriormente se haya autorizado por la Secretaria de Estado, la ONGD deberá elaborar el informe final y completar la documentación que se exige en las «Instrucciones sobre justificación y control del gasto».

Séptimo.-1. En el plazo máximo de dos meses a contar desde la finalización del proyecto, o de cuatro meses si se trata de un proyecto de la convocatoria IRPF de 1996 o posteriores, la ONGD deberá presentar el informe final a la Empresa, salvo que expresamente se haya concedido un aplazamiento por la Secretaria de Estado.

2. Si transcurre el plazo establecido para la presentación del informe final sin que la ONGD lo haya efectuado, la empresa lo comunicará a la Secretaria de Estado quien requerirá a la ONGD para que presente dicho informe ante la empresa en el plazo de treinta días. Si transcurre de nuevo ese plazo sin que la ONGD lo haya presentado, la Secretaria de Estado actuará según lo establecido en el punto noveno.2 de esta Resolución.

Octavo.-1. Una vez presentado el informe final por la ONGD, la Empresa comprobará que el mismo ha sido entregado con toda la documentación que se exige en la Orden de Bases Generales y en las Instrucciones sobre control y seguimiento.

Si se observara algún defecto, la Empresa lo comunicará, a la mayor brevedad posible, a la ONGD para que subsane y complete la documentación presentada en un plazo máximo de diez días. Con carácter general los defectos en la documentación pueden derivarse de los siguientes puntos:

Falta de presentación de algún documento establecido.

Falta de traducción de facturas y demás documentos.

Ilegibilidad de las fotocopias presentadas.

Falta de presentación del listado de facturas con cargo a la subvención concedida.

Falta de organización de las facturas de acuerdo al listado presentado.

Falta de diligencia en las facturas presentadas.

Si se tratara de la falta de diligencia en las facturas presentadas, la ONG deberá presentar en el citado plazo de diez días, una declaración responsable en la que se manifieste el compromiso de diligenciar las facturas y de que serán las mismas que las presentadas en el informe final, cuando sea requerida para ello tras el estudio del informe final.

2. Si transcurre el plazo establecido sin que la ONGD haya presentado la documentación requerida, la empresa procederá al estudio del informe final con la documentación que obre en su poder.

3. Estudiado el informe final y en el plazo máximo de veinte días hábiles desde la recepción o de la finalización del plazo dado a la ONGD para la subsanación de defectos, la empresa deberá, a su vez, presentar un informe a la Secretaria de Estado dando o no conformidad al contenido técnico y contable-financiero del informe final presentado.

4. En el supuesto de que faltase documentación justificativa del gasto o el informe final fuese incompleto, la Secretaria de Estado lo comunicará a la ONGD, a la que dará un plazo de treinta días para su subsanación ante la empresa. Si transcurrido ese plazo, sin haber presentado la documentación requerida, la empresa enviará a la Secretaría de Estado toda la documentación del proyecto con la correspondiente certificación del informe final.

Noveno.-A la vista del informe de la empresa, la Secretaría de Estado dictará, según proceda, lo siguiente a la ONGD:

1. Resolución comunicando la aprobación del informe final sin perjuicio de los resultados que puedan derivarse de la auditoría a la que se hace referencia en las Bases Generales.

2. Resolución comunicando la falta de justificación del gasto. En este último supuesto, con independencia del recurso que en su caso se pudiera interponer, la Secretaría de Estado lo comunicará al Ministerio de Economía y Hacienda en el plazo de diez días desde la notificación de la Resolución a la ONGD, a fin de que se proceda al reintegro de las cantidades no justificadas, de acuerdo con lo establecido en la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda, de 23 de julio de 1996 («Boletín Oficial del Estado» del 30) sobre atribución de competencias en materia de procedimiento de recaudación de reintegros de ayudas y subvenciones públicas.

Décimo.-1. En los supuestos de notificación a las ONGD, los plazos establecidos se computarán desde el día en que se produce la misma.

2. Todos los escritos dirigidos al Secretario de Estado en esta materia se remitirán a la Unidad de ONGs de la Agencia Española de Cooperación Internacional.

Madrid, 22 de mayo de 1997.-El Secretario de Estado, P. D. (Resolución de 9 de mayo 1997, «Boletín Oficial del Estado» 21 de mayo de 1997), el Secretario general de la AECI, Luis Espinosa Fernández.