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La Orden del Ministerio de Justicia de 21 de diciembre de 1992 ha concretado las cuestiones relativas al procedimiento y la periodicidad de la remisión al Registro General de Actos de Ultima Voluntad, tanto de los partes testamentarios, como de los partes de iniciación de las actas notariales de declaración de herederos abintestato.

En cuanto a los partes testamentarios, al haber previsto la citada Orden el envío de la información por los Colegios Notariales al Registro General de Actos de Ultima Voluntad a través de soporte informático, ha quedado sin vigencia el procedimiento de remisión a través de tarjetas en impreso-tríptico, por lo que el procedimiento escrito de remisión ha de entenderse limitado a las remisiones hechas por los Notarios a sus respectivos Colegios Notariales.

En base a lo anterior, esta Dirección General ha acordado dictar las siguientes reglas sobre remisión de información al Registro General de Actos de Ultima Voluntad:

1. Los Notarios remitirán a los correspondientes Colegios Notariales una ficha de parte testamentario que se ajustará al modelo que figura como anexo primero.

2. Los Notarios remitirán a los correspondientes Colegios Notariales la ficha de parte de iniciación de acta de declaración de herederos abintestato, que figura como anexo segundo.

3. Como reglas de cumplimentación de las fichas deberán tenerse en cuenta las siguientes:

a) Al consignar las fechas deben colocarse correctamente los guarismos en el recuadro correspondiente; si el día del mes o el propio mes se compone de una sola cifra, se antepondrá la cifra <0> a la correspondiente al mes o al día (ejemplo: 01-08-1981).

b) La indicación de la provincia se hará de acuerdo con la tabla que figura en el reverso. Las poblaciones de Ceuta y Melilla tienen señalado un número específico.

c) El recuadro que bajo el epígrafe <fecha de entrada y sello del Colegio> parece en el reverso de la tarjeta, deberá ser cumplimentado en las oficinas de los Colegios Notariales, consignando la fecha de entrada en éste, del envío del impreso por el Notario autorizante.

d) El número de identificación del fedatario es el asignado al Notario o fedatario autorizante. A este respecto, debe resaltarse que el número de identificación es básico para el sistema informático, ya que es el único dato que permite identificar a dicho fedatario, por lo que es conveniente en evitación de errores, el empleo de un sistema de la máxima seguridad, como por ejemplo, un sello de caucho que contenga dicho número.

e) En los casos en que el Notario autorizante actúe por sustitución reglamentaria de otro Notario para el protocolo de este último deberá hacer constar en la casilla destinada al efecto el nombre y apellidos del Notario sustituido para cuyo protocolo se autoriza, reseñando, además, el número de identificación de este último. En consecuencia, cuando el Notario autorizante incluya la matriz del documento en su propio protocolo, es decir, cuando coincidan el Notario autorizante y el protocolizante, se dejarán en blanco las casillas correspondientes a este último.

f) Para facilitar el conocimiento del número de identificación personal de cada Notario, la Dirección General remitirá a las Juntas Directivas periódicamente una relación actualizada de todos los Notarios de España con expresión de sus correspondientes números, con independencia de la que remita a los Colegios con ocasión de la toma de posesión de cada promoción. Las Juntas Directivas tendrán la mencionada relación a disposición de todos los Notarios de sus respectivos Colegios, a fin de que aquéllos tengan acceso en cualquier momento al conocimiento de su número y al de los Notarios a quienes puedan sustituir o sustituyan reglamentariamente.

g) La casilla <fecha de nacimiento> se destina a expresar, siempre que sea conocido con exactitud, el día, mes y año del nacimiento del testador, utilizándose a tal efecto el mismo criterio expresado en la letra a) (por ejemplo: 05-07-1940). De los tres datos mencionados, día, mes y año, es necesario reflejar, por lo menos, la fecha correspondiente al año (por ejemplo: 00-00-1940), cuando no se tenga seguridad de la exactitud de los dos primeros datos. Y en el caso de desconocimiento del año de nacimiento, debe mencionarse la edad del testador, aunque sea aproximada, debiendo ponerse en tal caso la palabra edad, seguida de dicha edad en número (por ejemplo: tratándose de un testador que manifieste tener 40 años de edad, aunque ésta no fuese exacta, a falta del conocimiento preciso del día, mes y año de nacimiento, el espacio del que ahora se trata debe cumplimentarse así: EDAD 40).

h) El último recuadro de la tarjeta bajo el epígrafe <Observaciones> está destinado a hacer las que se crean oportunas (por ejemplo: actos sucesorios específicos del Derecho foral o especial, como codicilos o testamentos mancomunados; nombre de los cónyuges anteriores, si los hubiere, etc., etc.). En particular, cuando se trate de testadoras casadas con extranjero que, por razón de su matrimonio, adquieran el apellido del marido, es muy conveniente mencionar en este recuadro de <Observaciones> el apellido de soltera de la testadora, lo que facilita su eventual identificación.

4. Los soportes informáticos en que, separadamente, han de remitirse la información a que se refiere el artículo 4 del anexo segundo del Reglamento Notarial y la información a que se refiere el artículo 209 bis del citado Reglamento, se identificarán externamente por una etiqueta autoadhesiva en la que figurará:

a) La especificación de si se trata de partes testamentarios o de partes de iniciación de actas de declaración de herederos.

b) La indicación del Colegio Notarial, añadiendo el número que corresponda al mismo con arreglo al código establecido por la Dirección General.

c) El número del lote, que será correlativo desde el primer envío de cada año. La numeración correlativa será distinta según se trate de partes testamentarios o de partes de iniciación de actas de declaración de herederos.

5. Los criterios informáticos de cumplimentación del soporte en que han de incluirse los datos sobre iniciación de actas notariales de declaración de herederos abintestato serán los siguientes:

a) Características de los soportes magnéticos. Los soportes magnéticos serán de 3-1/2" doble cara, doble densidad (720 Kb) o de 3-1/2" doble cara, alta densidad (1,44 MB), en ambos casos, sistema operativo MS-DOS.

El código será ASCII, en mayúsculas, sin caracteres de control o tabulación.

El registro constará de 450 posiciones.

Los disquetes deberán contener un sólo fichero denominado DPAI, conteniendo los registros y la información de los mismos, según se detalla en los siguientes puntos.

b) Diseño lógico (descripción de los registros). Para cada acta de notoriedad de declaración de herederos <abintestato> se aportará un registro con arreglo a los siguientes criterios:

Todos los campos alfabéticos y alfanuméricos se presentarán alineados a la izquierda y rellenos de blancos por la derecha, en mayúsculas y sin caracteres numéricos o especiales.

Todos los campos numéricos se presentarán alineados a la derecha y rellenos a ceros por la izquierda sin signos, sin empaquetar.

Todos los campos tendrán contenido, a no ser que se especifique lo contrario en las normas generales. Si no lo tuvieran, los campos numéricos se rellenarán a ceros y los alfanuméricos y alfabéticos a blancos.

c) Diseño del registro (posiciones, naturaleza y descripción de los campos):

(DISEÑO OMITIDO)

Madrid, 31 de marzo de 1993. EL DIRECTOR GENERAL Fdo.: Antonio Pau Pedrón

ILMOS. SRES. DECANOS DE LOS COLEGIOS NOTARIALES DE ESPAÑA.

(ANEXOS I Y II OMITIDOS)