Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, actualmente derogada, ya establecía en el artículo 24 que las Administraciones Públicas crearían registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. Posteriormente, el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, que desarrolló parcialmente esta ley, preveía la creación del Registro Electrónico Común de la Administración General del Estado que finalmente sería desarrollado por la Orden HAP/566/2013, de 8 de abril.

El artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece que cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad, vinculados o dependientes. También se podrá anotar la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

El precepto establece que los organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.

Estos registros electrónicos contarán con el apoyo de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros a las que corresponde la digitalización y la anotación en el Registro Electrónico General, o registro electrónico de cada organismo o entidad según corresponda, de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o sean recibidos en estas y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de derecho público de cualquier Administración Pública.

Para dar cumplimiento a estas previsiones legales, el artículo 38 del Reglamento de actuación y funcionamiento del Sector Público por medios electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, establece la naturaleza y funcionamiento del Registro Electrónico General de la Administración General del Estado.

De acuerdo con lo señalado anteriormente, se considera necesario regular los requisitos y condiciones del funcionamiento del Registro Electrónico General de la Administración General del Estado.

Esta orden se ajusta a los principios de buena regulación contenidos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. En este sentido, la norma da cumplimiento a los principios de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia. La misma persigue un interés general al pretender incrementar la eficiencia y la transparencia en el funcionamiento del sector público estatal. No existe ninguna alternativa regulatoria menos restrictiva, resulta coherente con el ordenamiento jurídico, no introduce nuevas cargas administrativas, y permite una gestión más eficiente de los recursos públicos.

Esta orden ha sido informada por la Agencia Española de Protección de Datos, en virtud del artículo 47 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y del artículo 5.3 b) del Estatuto de la Agencia Española de Protección de Datos, aprobado por el Real Decreto 389/2021, de 1 de junio.

En su virtud, a propuesta conjunta de la Vicepresidenta Primera del Gobierno y Ministra de Asuntos Económicos y Transformación Digital y de la Ministra de Hacienda y Función Pública, dispongo:

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

1. La orden tiene por objeto regular los requisitos y condiciones del funcionamiento del Registro Electrónico General de la Administración General del Estado, (en adelante, REG-AGE).

2. De acuerdo con el artículo 38 del Reglamento de actuación y funcionamiento del Sector Publico por medios electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, el REG-AGE se configura como el conjunto agregado de los asientos practicados a través de las aplicaciones de que dispongan las unidades que realicen anotaciones en registro, de las anotaciones que se realicen en cualquier aplicación que proporcione soporte a procedimientos específicos, así como de las anotaciones que se practiquen por medio del servicio electrónico para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones accesible desde la sede electrónica del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado.

3. El ámbito del REG-AGE es la Administración General del Estado y sus Organismos públicos y Entidades de derecho público vinculados o dependientes que no dispongan de su propio registro.

Artículo 2. Órganos competentes.

1. La Dirección General de Gobernanza Pública del Ministerio de Hacienda y Función Pública es competente para la gobernanza y gestión funcional del REG-AGE, correspondiendo a la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital el diseño, implantación y gestión técnica de la plataforma tecnológica del REG-AGE y del servicio electrónico para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones accesible desde la sede electrónica del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado.

2. En cada Ministerio se designará una persona delegada del REG-AGE, con rango de Subdirector General o asimilado, pudiendo nombrar más de una persona delegada cuando el volumen de actividad o número de Oficinas de Asistencia en Materia de Registros así lo aconseje. La designación corresponderá al titular de la Subsecretaría o en su caso al Presidente o Director de sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes.

La persona delegada será responsable del seguimiento del correcto funcionamiento del REG-AGE sobre los documentos que tengan como emisor o destinatario el ministerio y los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes y la coordinación de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros en relación con el REG-AGE.

Artículo 3. Acceso al Registro Electrónico General de la Administración General del Estado.

1. De acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se podrá acceder al REG-AGE a través de las siguientes vías:

a) Presencialmente, exclusivamente para los sujetos no obligados a relacionarse electrónicamente de acuerdo con el artículo 14 de la ley 39/2015, de 1 de octubre, a través de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros y en las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero. Asimismo, en las oficinas de Correos en los términos que se determinen reglamentariamente.

b) Por internet, a través de la sede electrónica del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado (sede.administracion.gob.es) que dispondrá de un acceso al REG-AGE para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones distintos de los mencionados en el apartado c).

c) Por internet, a través de las sedes electrónicas asociadas a los ministerios, organismos y entidades de derecho público de la Administración General del Estado para los servicios, procedimientos y aplicaciones de soporte que realicen anotaciones en el REG-AGE.

2. El Punto de Acceso General de la Administración General del Estado o su sede electrónica contendrá:

a) Información sobre las distintas vías de acceso al REG-AGE señaladas en el apartado 1.

b) Un enlace al servicio del REG-AGE accesible desde la sede electrónica del Punto de Acceso General de acuerdo con el apartado 1.b), junto con la descripción de los requisitos técnicos del servicio, el detalle del formulario general a utilizar para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones y las especificaciones de la documentación que, en su caso, se acompañe.

c) Información actualizada de los servicios, procedimientos y trámites que cuenten con aplicaciones específicas que realicen anotaciones en el REG-AGE y un enlace a las sedes electrónicas a través de las cuales se acceda a los mismos.

Artículo 4. Anotación en el Registro Electrónico General de la Administración General del Estado.

1. Los asientos registrales en el REG-AGE se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha y hora del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro en el REG-AGE, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

Los datos, formatos y protocolos así como la documentación para integradores se detallan en el Portal de la Administración Electrónica (PAe) en el siguiente enlace: https://administracionelectronica.gob.es/.

2. Se garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación de la persona interesada, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra.

Artículo 5. Documentos admisibles a través del servicio electrónico accesible desde la sede electrónica del Punto de Acceso General.

1. El servicio electrónico para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones accesible a través de la sede electrónica del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado admitirá cualquier solicitud, escrito o comunicación relacionado con servicios, procedimientos y trámites que no cuenten con aplicaciones de soporte que realicen anotaciones en el REG-AGE.

2. El formulario general a utilizar para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de este acceso estará disponible en la propia sede electrónica del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado.

3. Si fuera precisa la aportación de documentación complementaria que supere la extensión máxima a presentar en un solo registro electrónico se podrá llevar a cabo mediante una nueva presentación que incluirá, al menos, la referencia al número o código de registro individualizado al que complementa o información suficiente que permita identificarlo.

Artículo 6. Acuse de recibo.

1. Independientemente del sistema de acceso al REG-AGE, se emitirá, automáticamente, un recibo firmado electrónicamente mediante alguno de los sistemas de firma previstos en el artículo 40 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, con el siguiente contenido:

a) El número o código de registro individualizado.

b) La fecha y hora de presentación.

c) La copia autenticada del escrito, comunicación o solicitud presentada, siendo admisible a estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario de presentación.

d) En su caso, la enumeración y denominación de los documentos adjuntos al formulario de presentación o documento presentado, seguida de la huella electrónica de cada uno de ellos.

2. El citado recibo electrónico tendrá la consideración de acuse de recibo y su emisión no prejuzga la admisión definitiva del escrito de acuerdo con lo previsto en el artículo 16.8 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Artículo 7. Consultas al REG-AGE.

Desde el servicio electrónico de registro accesible desde la sede electrónica del Punto de Acceso General, el interesado podrá consultar sus asientos registrales realizados en el REG-AGE mediante dicho servicio, que contendrá, al menos:

a) El estado de las presentaciones.

b) El recibo de los asientos registrales.

c) Los documentos adjuntos correspondientes al asiento registral.

Artículo 8. Presentación de documentos, fecha, hora oficial y cómputo de plazos.

1. Cuando se acceda por internet al REG-AGE se permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año, durante las 24 horas del día, sin perjuicio de las interrupciones de mantenimiento técnico u operativo, que se anunciarán con la antelación que resulte posible y, en todo caso, con un mínimo de 24 horas en la sede electrónica del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado junto con la ampliación concreta del plazo no vencido, según el artículo 32.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Cuando, por tratarse de interrupciones no planificadas que impidan la presentación de escritos, no resulte posible realizar su anuncio con antelación, se actuará conforme a lo establecido en el artículo 32.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, a cuyo efecto se podrá determinar una ampliación de los plazos no vencidos, debiendo publicarse en la sede electrónica tanto la incidencia técnica acontecida como la ampliación concreta del plazo no vencido.

Conforme a lo establecido en el artículo 31.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, la fecha y hora a computar en las anotaciones del REG-AGE será la oficial de la sede electrónica del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado, debiendo adoptarse las medidas precisas para asegurar su integridad.

2. Para la presentación por internet a través de las sedes electrónicas asociadas de los ministerios, o las sedes electrónicas asociadas de los organismos públicos y entidades de derecho público de la Administración General del Estado para los servicios, procedimientos y trámites que cuenten con modelos normalizados de presentación y aplicaciones de soporte que realicen anotaciones en el REG-AGE, la fecha y hora a computar será la oficial de la correspondiente sede electrónica.

3. Para la presentación de documentos en las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros se publicará en el Punto de Acceso General el listado de las oficinas y los días y el horario en el que permanecen abiertas.

4. El calendario de días inhábiles a efectos de cómputo de plazos en el REG-AGE será el que se determine en la resolución publicada cada año en el «Boletín Oficial del Estado» para todo el territorio nacional por el Ministerio de Hacienda y Función Pública, en cumplimiento del artículo 30.7 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Artículo 9. Responsabilidad.

Los usuarios asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su identificación en el acceso a los servicios prestados mediante administración electrónica, el establecimiento de la conexión precisa y la utilización de la firma electrónica, así como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de los mismos.

Los departamentos ministeriales, entidades y organismos públicos destinatarios de los escritos presentados en el REG-AGE serán responsables de la custodia y manejo de los correspondientes ficheros, una vez se haya producido su entrega y recepción.

Artículo 10. Protección de datos de carácter personal.

De conformidad con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos, y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, cuando la persona interesada o su representante fueran personas físicas, el tratamiento automatizado de sus datos que resulte necesario para el adecuado funcionamiento del REG-AGE se fundamenta en el artículo 6.1 c) y e) del citado Reglamento.

Previo análisis de los riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas, se adoptarán las medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar y poder demostrar que el tratamiento es conforme con la normativa de protección de datos personales que serán revisadas y actualizadas cuando sea necesario.

Las medidas a implantar como consecuencia del citado análisis de riesgos, en caso de resultar agravadas respecto de las previstas en el Esquema Nacional de Seguridad deberán prevalecer sobre éstas últimas, a fin de dar adecuado cumplimiento a lo exigido por el Reglamento General de Protección de Datos.

La Dirección General de Gobernanza Pública será la responsable del tratamiento, siendo la Secretaría General de Administración Digital la encargada del tratamiento según lo estipulado en el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos.

Disposición adicional primera. Integración en el REG-AGE.

Los departamentos ministeriales, organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes se coordinarán con la Secretaría General de Administración Digital para la integración de sus sistemas y plataformas de registro con el REG-AGE.

Las especificaciones técnicas, protocolos y formatos para la integración de sistemas y plataformas en el REG-AGE se publicarán en el Centro de Transferencia Tecnológica (CTT) del Portal de Administración Electrónica.

Disposición adicional segunda. Comunicaciones entre Administraciones Públicas.

Para los intercambios registrales entre Administraciones Públicas no será de utilización el servicio electrónico de registro accesible desde la sede electrónica del Punto de Acceso General. En su lugar, se podrán utilizar las aplicaciones o sistemas de información para el tratamiento del Registro Electrónico General de cada Administración así como del registro electrónico de cada organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente, a través del sistema de interconexión de registros (SIR).

El REG-AGE dispondrá de un modelo único de numeración para su empleo en el registro de los asientos por parte de todas las unidades.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

Queda derogada la Orden HAP/566/2013, de 8 de abril, por la que se regula el Registro Electrónico Común, y cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en esta orden.

Disposición final única. Entrada en vigor.

Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 9 de diciembre de 2021.–El Ministro de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática, Félix Bolaños García.