Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en su artículo 58, atribuye el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos a una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composición, funcionamiento y competencias específicas se establecerían por vía reglamentaria. Asimismo dispuso que podrían constituirse comisiones calificadoras en los organismos públicos que así se determinase.

El Real Decreto 139/2000, de 4 febrero, modificado por Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, reguló la composición, funcionamiento y competencias de dicha Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, estableciendo algunos miembros natos, procedentes del Ministerio de Administraciones Públicas y del entonces Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, y otros que debían ser designados por distintos Ministros.

La experiencia adquirida acerca del funcionamiento de la Comisión ha puesto de manifiesto la necesidad de incorporar a la misma a la totalidad de los Departamentos ministeriales actualmente existentes, de acuerdo con el Real Decreto 553/2004, de 17 de abril, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales.

Además, con el fin de agilizar la tramitación de los expedientes de valoración y, en su caso, eliminación de documentos de la Administración General del Estado, resulta conveniente crear una Comisión Permanente en el seno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

En virtud de lo expuesto, a propuesta de los Ministros de Cultura, y de Administraciones Públicas, de acuerdo con el Consejo de Estado y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 26 de octubre de 2007,

D I S P O N G O :

Artículo 1. Finalidad, funciones y adscripción.

1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos. En concreto, le corresponde el estudio y dictamen sobre las siguientes cuestiones:

a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestión, central, intermedio e histórico.

b) Las transferencias, una vez cumplidos los plazos de permanencia, entre cada uno de los tipos de archivos.

c) La accesibilidad y utilización de los documentos y series documentales.

d) Las propuestas de eliminación de documentos o series documentales y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente.

e) La correcta aplicación de los dictámenes emitidos por la propia Comisión en relación con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archivos, las transferencias, el acceso, la inutilidad administrativa y la eliminación o, en su caso, conservación en soporte distinto al original en que fueron producidos, de los documentos.

f) Cualquier otro asunto sobre materia archivística relacionado con las competencias anteriores, que le sea sometido por su Presidente.

2. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos está adscrita al Ministerio de Cultura, a través de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

Artículo 2. Composición.

1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos estará compuesta por los siguientes miembros:

a) Presidente: el Secretario de Estado de Cultura, que podrá delegar en el Vicepresidente.

b) Vicepresidente primero: El Director General de Bellas Artes y Patrimonio Cultural, del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

c) Vicepresidente segundo: El Secretario General de Administración Digital, del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

d) Vocales:

1.º El Subdirector General de los Archivos Estatales, del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

2.º El Subdirector General de Protección del Patrimonio Histórico, del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

3.º El Director del Archivo General de la Administración.

4.º Un Abogado del Estado en representación de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado, del Ministerio de Justicia.

5.º Un representante de cada uno de los Departamentos ministeriales existentes con rango, al menos, de Subdirector general o equivalente.

6.º Un representante de la Agencia Española de Protección de Datos, designado por su Director.

7.º Un representante de cada Comisión Calificadora del Departamento u Organismo Público, Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos o centro directivo competente en materia de archivos del departamento sobre cuya documentación se dictamine en la reunión correspondiente.

8.º Un representante del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, designado por su Presidente.

9.º Un representante de la Secretaría General de Administración Digital, nombrado por su Secretario General.

10.º Un representante de la Secretaría de Estado para las Administraciones Territoriales, designado por su Secretario de Estado.

11.º Hasta cinco vocales designados por el Ministro Educación, Cultura y Deporte entre personas de reconocido prestigio profesional en materias relacionadas con las competencias asignadas a esta Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

e) Secretaría: Un funcionario de la Subdirección General de los Archivos Estatales, con voz pero sin voto.

Artículo 3. Funcionamiento.

1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos funcionará en Pleno y en Comisión Permanente.

2. El Pleno estará compuesto por la totalidad de los miembros de la Comisión y realizará las funciones atribuidas a la Comisión en el artículo 1. A iniciativa del Presidente de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, el Pleno podrá crear en su seno cuantas subcomisiones considere necesarias, determinando su composición y cometidos.

Podrán asesorar a dichas subcomisiones archiveros que desarrollen sus funciones en cualesquiera de los archivos de titularidad estatal y representantes técnicos de los organismos relacionados con la documentación a estudiar que, por su función, conozcan el carácter de los fondos sometidos a consideración.

3. La Comisión Permanente estará presidida por el Director General de Bellas Artes y Patrimonio Cultural, que podrá delegar en el Vicepresidente, e integrada por:

a) El Subdirector General de los Archivos Estatales, que actuará como Vicepresidente.

b) El Director del Archivo General de la Administración.

c) El Abogado del Estado en representación de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.

d) El representante en el Pleno del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, designado por su Presidente.

e) El representante en el Pleno de la Agencia Española de Protección de Datos, designado por su Director.

f) El representante en el Pleno de la Secretaría General de Administración Digital, nombrado por su Secretario General.

g) El representante en el Pleno de la Secretaría de Estado para las Administraciones Territoriales, designado por su Secretario de Estado.

h) Hasta un máximo de dos vocales más, designados por el Pleno entre sus miembros.

Actuará como Secretario de la Comisión Permanente el funcionario que actúe como Secretario del Pleno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

La Comisión Permanente realizará las funciones que le encomiende o delegue el Pleno y, en todo caso, el análisis y estudio de las propuestas dirigidas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, para su elevación al Pleno.

Por acuerdo de la Comisión Permanente o de otras Subcomisiones creadas en su seno se podrán constituir grupos de trabajo. La Comisión Permanente o la Subcomisión correspondiente determinará los objetivos de cada grupo de trabajo creado.

4. Con las peculiaridades previstas en el presente real decreto, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos ajustará su funcionamiento a lo dispuesto en el capítulo II, título II, de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículo 4. Secretariado Permanente.

Como órgano permanente de asistencia y apoyo a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, se constituye un Secretariado Permanente, adscrito a la Subdirección General de los Archivos Estatales, de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Cultura, que realizará las funciones de recepción de toda la documentación relativa a las propuestas dirigidas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, y su comprobación para su traslado a la Comisión Permanente, con carácter previo a que ésta las eleve al Pleno.

Artículo 5. Sesiones.

1. El Pleno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos se reunirá al menos dos veces al año y siempre que sea convocado por su Presidente.

Para su válida constitución en segunda convocatoria se requerirá la presencia del Presidente o Vicepresidente y de la tercera parte, al menos, de sus miembros.

2. La Comisión Permanente se reunirá, al menos una vez, antes de cada reunión del Pleno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y cuantas otras veces sea convocada por su Presidente.

Para su válida constitución se requerirá la presencia del Presidente o Vicepresidente y de la mitad, al menos, de sus miembros.

Artículo 6. Relación con otras Comisiones Calificadoras de Documentos.

1. Las Comisiones Calificadoras creadas conforme a lo previsto en el artículo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, a través del Secretariado Permanente, elevarán sus propuestas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, a la que también informarán de las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en sus respectivos ámbitos.

2. El Secretariado Permanente podrá requerir más información de la Comisión del Departamento u Organismo que hubiese iniciado el procedimiento o, en su caso, de los Departamentos u Organismos que estime afectados, examinará e informará para su presentación ante la Comisión Permanente, las propuestas dirigidas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Disposición adicional primera. Designación de vocales.

Los vocales designados por el Ministro de Cultura serán nombrados en el plazo de un mes, contado a partir de la publicación de este real decreto en el «Boletín Oficial del Estado».

Disposición adicional segunda. Financiación.

La aprobación de este real decreto no supone incremento de gasto público y su funcionamiento será atendido con los medios personales y materiales del Ministerio de Cultura.

Disposición derogatoria. Derogación normativa.

1. Queda derogado el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

2. Queda derogada la disposición adicional primera, de Modificación del Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, y todas aquellas normas de igual o inferior rango en lo que contradigan o se opongan a lo dispuesto en este real decreto.

Disposición final única. Entrada en vigor.

El presente real decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Dado en Madrid, el 29 de octubre de 2007.

JUAN CARLOS R.

La Vicepresidenta Primera del Gobierno y Ministra de la Presidencia,

MARÍA TERESA FERNÁNDEZ DE LA VEGA SANZ

Información relacionada

Téngase en cuenta que las menciones a las Comisiones Calificadoras de los Departamentos ministeriales u organismos públicos contenidas en este Real Decreto se harán extensivas, también a los Grupos de Trabajo, en la forma establecida en la disposición adicional 2 del Real Decreto 487/2017, de 12 de mayo. Ref. BOE-A-2017-5689